Bankafstemning

Kundeguide

Bankafstemning

 

 


Guiden i overordnede træk

Dette er en kundeguide over alle funktionerne i Bankafstemning. Først guides der igennem processen i at oprette forbindelse til banken, herefter Bankafstemnings standard brug og andre funktioner, som er brugbare, inkl. eksempler på formler, som kan bruges i applikationen. Derudover inkluderer guiden også information om når kontoen er udgået, samt sletning af konto og diverse genveje. 

 


Oversigt

01 |   Ved brug af Bankafstemning oprettes der først forbindelse til banken

02 |   Standard brug til afstemning bliver forklaret og guidet igennem

03 |   Andre vigtige funktioner bliver gået igennem, såsom afstemningsrapport, redigering af layout, og diverse formler

04 |   Guiden forklarer, hvad der skal gøres, når kontoen er udgået

05 |   Der bliver guidet igennem sletning af konto

06 |   Andre genveje bliver introduceret

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

Forbindelse til bank

*        Adgang til Nordea Netbank. Se vejledning her.

*        Adgang til Danske Bank – her benyttes normalt login med tilhørende ”dongle”.

*        Ved øvrige banker skal mobil login benyttes. Vejledning af dette kan ofte findes ved at google ”Mobilkode” og ”Banknavn”.

 

01 |    Tilføj nye konti

I bankafstemning, når der klikkes på knappen ”Forbind til nye konti”, åbnes en hjemmeside. Dette er vores bankdataleverandør (AIIA), som håndterer Jeres login til bankerne. De er PSD2 godkendte, samt godkendte af finansstyrelsen.

Hvis det er 1. gang banken bliver tilknyttet, skal der her klikkes på ”Fortsæt”, og så køres flowet videre på deres hjemmeside.

 

Et billede, der indeholder tekst

Automatisk genereret beskrivelse

 

2. gang startes der med at indtaste en kode, som bliver modtaget via e-mail.

 

a.   Forbindelse til bank

Når en bank bliver valgt, skal der logges på med bankens forbindelsesmetode.

De konti som skal benyttes, skal vælges og godkendes gennem AIIA.

 

NB: Når der er flere konti, skal der nogle gange scrolles ned i vinduet, for at sætte check-markeringen.

 

b.   Godkendelse

Til sidst i flowet skal en e-mailadresse indtastes. Denne benyttes til at sende en kode for at kunne logge på AIIA.

Benyt helst en e-mailadresse, som ikke er personlig (f.eks. bankafsteming@<firma>.dk eller lign), da denne vil være nøgle for posterne, og der så ikke kan overtages data fra en anden bruger. Denne adresse giver ikke adgang til banken, kun til AIIA. Adgang til bank styres via de overstående logins.

Dette trin er kun nødvendigt 1. gang.

 

02 |    Tilknyt til Unik Bolig likvidkonto

Når kontiene er hentet ind i Bankafstemning, skal disse knyttes op mod en likvid konto i Unik Bolig. Dette er forbindelsen til de bogførte poster i Unik Bolig og bankposterne, som skal afstemmes.

Da kontiene blev hentet ind, forsøgte systemet selv at matche dem med konti, som findes i Unik Bolig. Men hvis dette ikke er sket, kan det gøres manuelt ved at klikke på ”Auto match konti” inde under fanen ”Konti” og derefter klikke på ”Gem ændringer” knappen.

Hvis systemet ikke selv kan finde den rigtige konto, kan feltet Likvid konto klikkes, og her kan den korrekte manuelt blive fundet.

 

Et billede, der indeholder bord

Automatisk genereret beskrivelse

 

Såfremt den ikke findes i Unik Bolig, er det muligt at oprette den ved at klikke på ”Opret Likvidkonto” i menubaren.

Husk at klikke ”Gem ændringer”, når du er færdig.

 

03 |    Genetablér

Denne funktion benyttes, når login til bank er udløbet (normal ml. 30-90 dage alt efter bankens regler). Dette kan typisk ses i ét af følgende tilfælde:

*        Ved at programmet melder, at den ikke kunne hente nye posteringer

*        Der er ikke kommet nye poster (kan overvåges med kontoalarm)

*        Der står ” (Mistet forbindelse)” efter kontonavn på konti oversigten

Efter der bliver klikket på knappen i menubaren, blives der dirigeret over på AIIA’s hjemmeside, hvor en kode sendes til den tilknyttede e-mail, som herefter skal indtastes. Herefter er der mulighed for at genetablere de konti, som skulle være udløbet, ved at klikke ”Genopret forbindelse”.

Når der genetableres, er det vigtigt at benytte samme bank-login, som ved første gang der blev forbundet til kontoen.

 

 

 

 

 


 

Standard brug til afstemning

04 |    Oversigt

Afstemningsvinduet består af 3 dele.

1.    Liste over konti der kan afstemmes af brugeren

2.    Liste over posteringer fra Unik Bolig i valgte afgrænsningsperiode

3.    Liste over banktransaktioner i valgte afgrænsningsperiod

Når en konto skal afstemmes, skal den vælges i kontooversigten.

Klik herefter på knappen ”Vis konto” i menubaren (eller dobbeltklik). Så vil de 2 andre lister blive opdateret med poster fra den valgte konto.

 

05 |    Autoafstemning

Ved klik på ”Auto afstem” i menubaren vil programmet selv forsøge at afstemme posterne.

Den forsøger at matche dem automatisk i følgende rækkefølge:

1.    Stemmer dato, tekst og beløb, så match dem

2.    Stemmer dato og beløb, så match dem

3.    Er der en sum i bogholderi på en dato, som stemmer med 1 post i bank på dato, så match dem

4.    Er der en sum i bank på en dato, som stemmer med 1 post i bogholderi på dato, så match dem

5.    Er der en sum på en dato i bogholderi, som stemmer med en sum i bank på dato, så match dem

Med ”dato” menes der +/- de dage, der er opsat inde i Unik Bolig, under

Filer → Indstillinger → Finans → Bankafstemning

i feltet ’forskel, bogf. Dato’

 

06 |    Manuel afstemning

Ved manuel afstemning skal de poster, som skal afstemmes vælges, og herefter klikkes der på ”Afstem” knappen.

 

 

Afvigelsen kan følges i højre side, efterhånden som posterne markeres.

Det er muligt at match én til én, mange til én, én til mange og mange til mange. Programmet tillader kun afstemninger, der har 0 i afvigelse.

 

07 |    Fortryd afstemning

Afstemninger kan fortrydes ved at klikke på en af de “Fortryd afstemning” eller ”Fortryd alle afstemninger”. Først skal afstemningerne vælges at blive vist, og dette gøres ved at klikke på tjekmarkeringen, som pilen nedenfor peger på: