Aconto

Best practice – Kundeguide

Aconto

 

 


Processen i overordnede træk

Når du skal danne forbrugsregnskaber for varme og vand, evt. el og køling, gør du det via acontoguiden i Unik Bolig – i fire trin.

1.     Du gør årets forbrug op i acontoguiden, danner en fil med årets acontoopkrævninger på lejerne og på årets forbrug og sender filen til måleraflæsningsfirma.

2.     Når du får en returfil fra måleraflæsningsfirma med beløb til afregning pr. lejer, læser du den ind i acontoguiden.
(Du kan danne nye varslingslinjer på lejemålet/lejer i acontoguiden, hvis du har brug for det)

3.     I acontoguiden bogfører du afregning pr. lejer og nulstiller acontoopkrævninger og forbrug.

4.     Årsopgørelsesbreve dannes og sendes til lejere pr. mail/via e-Boks eller som almindeligt brev

 

Når du er færdig, kopierer du acontoregnskab på ejendommen og danner et nyt acontoregnskab for det kommende år.

NB Du skal sørge for at alle de udgifter, der skal med i acontoregnskabet er bogført i poster, der kun vedrører forbrugsregnskabet.

 

 


Processoverskrift

01 |   Bogfør samtlige udgifter som skal medtages i acontoregnskabet i poser, der kun vedrører forbrugsregnskabet

02 |   Start acontoguide, afstem forbrug og aconto opkrævninger, dan og send fil til måleraflæsningsfirma

03 |   Acontoguiden pauses, mens måleraflæsningsfirmaet udarbejder årsopgørelser pr. lejer

04 |   Indlæs returfil fra måleraflæsningsfirma, dan engangsvarslinger for afregning med lejer, dan og send årsopgørelser, dan nyt acontoregnskab

 

 

 

 

 

 

 


Menupunkter i relation til aconto

Overblik over de menupunkter, der vedrører aconto:

BOLIG

 

 

Aconto

Aconto

Acontoguiden håndterer forbrugsregnskaber med filudveksling og brevdannelse.

Skabelon

Definer i skabeloner, hvilke finanskonti, der skal medtages i acontoguiden.

Målermodel

Anvendes hvis der afregnes ud fra måler

Måler

Anvendes hvis der afregnes ud fra måler

Målerindlæsning

Anvendes hvis forsyningsværker sender måleraflæsninger pr. fil

Skabelon til aflæsningsskøn

Anvendes ikke

 

 

De enkelte trin

Der er blot to trin i denne arbejdsgang:

 

1.     Opret et acontoregnskab på ejendommen

2.     Kør acontoguide

 

 

01 |    Opret acontoregnskab på ejendom

  Bolig | Ejendom | Regnskaber | Aconto (Alt + B + D)

Opret

 

 

Klik på Opret nede i højre hjørne

Stamdata

Acontotype

 

Vælg forretningsgangen el, vand eller varme.

Acontobeskrivelse

 

*        Navngiv dit acontoregnskab

*        År = XXXX / Forskudt regnskabsår = XXXX/XXXX

*        Under Opkrævningstype vælger du det opkrævningstypenummer, du har brugt til opkrævning af aconto i dit forbrugsregnskabsår.

*        I Opgørelsesmetode vælger du fil-indlæsning.

*        Acontoydelsen beregnes efter forbrug skal være markeret.

*        Vælg varmefirma.

Aflæsningsskøn

 

Anvendes ikke

Flyttegebyr

 

Hvis du vil opkræve flyttegebyr ud over, hvad måleraflæsningsfirmaet opkræver, skriver du det her.

Periode

 

Udfyld start- og slutdato og Anlægsnr.

Opsætning af rapporter

 

Anvendes ikke

Samleregnskab

 

 

Anvendes ikke som standard
(kan afregne to acontoregnskaber samlet overfor lejer)

Finans

Afregning

 

*        Brug samme kontonummer, du bruger til afregning af aconto i forbrugsregnskabsåret.

*        Udlejers andel er den udgiftskonto, du overfører afregninger og andre udgifter til, som udlejer skal afholde.

Moms

 

Anvendes ikke – hvis der er valgt opgørelsesmetode fil-indlæsning (se ovenfor).

 

(acontoguiden påfører moms på de opgørelser, der vedrører momspligtige lejere)

Nulstilling

 

Vælg Hver udgiftskonto nulstilles

Dimension

 

Anvendes ikke

Indt.kto. til flyttegebyr

 

Anvendes kun, hvis flyttegebyr er udfyldt under stamdata

Modkonto til flyttegebyr

 

Anvendes kun, hvis flyttegebyr er udfyldt under stamdata

Regnskab

Regnskab

 

Klik på Hent skabelon oppe i højre hjørne og vælg den relevante skabelon.

Konti

 

Hvis du vil have andre udgiftskonti med end de konti, du har valgt i skabelonen, tilføjer du dem her.

Datoer

 

 

Anvendes ikke
(udfyldes direkte i acontoguiden)

Valgte bygninger

 

 

Anvendes ikke
(når der dannes et regnskab pr. ejendom/afdeling)

 

 

 

02 |    Kør acontoguiden

 Bolig | Aconto | Aconto (Alt + B + A + A)

Afgrænsning

 

Vælg det Selskab- og Ejendomsnummer og acontoregnskab, der er oprettet på ejendommen.

Finans

 

Marker de finansposter, der skal medtages i acontoregnskabet.

 

NB Du skal have bogført alle udgifter for afregningsperioden separat inden du starter acontoguiden.

Indbetalt

Aconto indbetaling

Klik på Beregn indbetalt og få vist en udskrift af de acontoopkrævninger, der bliver afstemt.
Gem evt. som pdf-fil.

Erindring

Anvendes ikke

Årsopgørelse modtaget

Dato = modtagelse af årsopgørelse fra forsyningsselskabet.

Manuel opret/slet af regnskaber

Anvendes hvis du vil straksafregne lejer, der ikke deltager i regnskabet

Forbrug

Dannelse af fil til måleraflæsningsfirma

Klik på Dan fil og send mail.

 

NB txt-filen viser ikke, om lejeren er momspligtig eller ej, derfor skal du også vedhæfte pdf-filen fra Indbetalt-fasen til forsyningsselskabet.

Filbehandling

Når måleraflæsningsfirmaet returnerer fil med årsopgørelse pr. lejer, indlæser du ved at klikke Gennemse.

 

Du kan slette indlæsningen med klik på Tilbagefør.

Efter indlæsning bliver lejernes forbrug listet nederst, så du kan kontrollere for fejl. Hvis du markerer i første kolonne, kan du overføre forbrug til udlejers andel.

Regulering

 

I reguleringsfasen er standard opsat, så bogføringsdatoen for Tilbagebetaling og Efterbetaling svarer til den dato, du vil have på opkrævningen.

Skriver du ikke dato på fraflytter, håndteres fraflytter på samme datoer som boende.

Opgørelse

 

Her ser du forbrug pr. lejer. Afstem totaler og klik på Gem regnskaber.

Varsling

Varslingsdata

Varslingsfasen er frivillig.

 

Varsling af ny aconto er for alle ejendommens lejere.

 

Start med at udfylde Normalbidrag eller Individuelbidrag.

Udfyld Startdato, Tekst og Opkrævning.

I Afrund til skal du skrive et tal, der kan deles i 12, fx 120 for at afrunde til nærmeste 10 kr. pr. måned.

I Dannelse af varsling klikker du på Ajourfør. Du kan også danne en udskrift af nye varslinger.

I Godkendelse af varsling klikker du på Godkend.

 

Varslingsbrev anvendes ikke

(fordi varsling af ny aconto skrives på opgørelsesbrevet i fasen Breve)

Normalbidrag

En samlet regulering for alle lejere, fx en procentstigning for alle lejere i ejendommen

Individuelbidrag

Regulering pr. lejer ud fra tidligere forbrug.

Udfyldes efter Forbrug.

I perioden angives datoer, som rammer alle lejere, der er boende i perioden. Lad Procent være uændret.

 

I de to afvigelsesfelter kan du regulere alle, der har en afregning større end det beløb, der bliver registreret i feltet.

 

Hvis lejere, der skal efterbetale, skal reguleres, sætter du et stort beløb i feltet Tilbage afvigelse. Så undgår du, at tilbagebetalinger reguleres.

Bogføring

Efter- og tilbagebetaling

Klik på Kontrol før bogføring og Ajourfør – så danner du efter- og tilbagebetalinger på lejerne og kan danne følgebreve med korrekte data.

Nulstilling – Aconto

Med Ajourfør nulstiller du acontosaldi på den enkelte lejer og i finans.

Nulstilling - Udgifter

Med Bogfør nulstilles udgiftskonti i finans.

Breve

To brevfelter

Du kan her overstyre de automatisk indsatte brevnumre.

Udskriv breve

Vi beskriver nedenfor:

*        Årsopgørelser på PDF

*        Årsopgørelser i papirform.

 

Med Udskriv breve / Dan breve danner du alle brevene, der så listes på skærmen. Der er breve til boende og fraflyttere – listet efter lejerstreng. Det lille plus ude til højre på hver linje betyder, at pdf fra måleraflæsningsfirmaet er vedhæftet. Når du har tjekket brevene, klikker du Udskriv breve/Afsend, så brevene sendes til e-Boks, på mail og print.

 

Du skal bruge Knyt pdf dokument til ejendom, hvis du vil gemme et dokument som note på ejendommen.

 

Du skal bruge Knyt pdf dokument til alle breve, hvis du vil vedhæfte et dokument til alle lejere. Dette dokument gemmes automatisk som note på lejerne.

 

Klik Udskriv breve/Vis – begge ovenstående og se brevene. Du kan udskrive til printer og parre med årsopgørelsen fra måleraflæsningsfirmaet.

Nyt regnskab

 

Nyt acontoregnskab oprettes med navn, start- og sluttidspunkt samt regnskabsår.

Felter til bogføringsdatoer skal være tomme.

Slut info

 

Når du er sikker på, at du har afregnet korrekt, udfører du guiden.

 

Tips & tricks
Hvis du vælger at få årsopgørelser på pdf fra måleraflæsningsfirmaerne, er det vigtigt, at I har tilpasset opsætningen i Unik Boligs forretningsgange. I skal også huske, at pdf-dokumenter modtaget i en zip-fil skal pakkes ud og placeres i en mappe oprettet til formålet, I fx kan kalde ikke-indlæste pdf-dokumenter.
Hvis du vælger at få årsopgørelser på pdf fra måleraflæsningsfirmaerne, er det vigtigt, at I har tilpasset opsætningen i Unik Boligs forretningsgange. I skal også huske, at pdf-dokumenter modtaget i en zip-fil skal pakkes ud og placeres i en mappe oprettet til. formålet, I fx kan kalde ikke-indlæste pdf-dokumenter
Ved dannelse af brevene i acontoguiden kan der være en smule forsinkelse på vedhæftningen af pdf-dokumenterne til brevene. Det kan være nødvendigt at klikke på Opdater eller klikke Tilbage og Næste og derved få opdateret.
Genvejstaster

Tabulator

Flyt til næste felt

Shift + tabulator

Flyt til forrige felt

F4

Åbn combo-boks (her kan du søge i en anden tabel efter fx finansenhed)

Shift + Ctrl + F

Åbner finanskontokort

Alt + B + D

Åbner stamdata på ejendom

F3

Åbner søgedialogen

F9

Gem

Alt + B + A + A

Åbner acontoguiden

Hvad nu hvis jeg vil...

Vil lave samleregnskab

NB Kan bruges i fx ejerforeninger, men ikke for lejeboliger, da det strider mod lejeloven. Anvendelse Når du laver årsopgørelse, kan du afregne to forbrugsregnskaber for samme periode, så du i et samleregnskab afregner vand og varme samlet i ét beløb. På den måde kan du modregne en efterbetaling i en tilbagebetaling og tilbage-/efterbetale et nettobeløb. De involverede forbrugsregnskaber defineres med varmeregnskabet som hovedregnskab og andre forbrugsregnskaber som underregn-skaber. Først udarbejdes underregnskaberne og til sidst hovedregnskabet.Det er ikke muligt at vælge samleregnskaber for fraflyttere og almindelige opgørelser for boende.BrevopsætningDer skal dannes breve til underregnskaberne, hvori der informeres om, at afregningen overføres til hovedregnskabet.Der skal dannes breve til hovedregnskabet, hvori afregningerne fra underregnskaberne medtages, og der afregnes så samlet.Unik har udarbejdet breve til dette formål. Brevene ligger som stan-dardbreve i versioner fra 4.9.5 og opefter. Du kan også oprette dine egne breve.OpsætningPå ejendommens acontoregnskab skal forbrugsregnskaberne defineres som under- eller hovedregnskab. Anvender du ikke samleregn-skaber, skal du ikke udfylde fanen ”Samleregnskaber”.Vil du anvende samleregnskaber, åbner du fanen Samleregnskaber på underregnskabet/-erne. Her udfylder du felterne:1. Opkrævningstype for hovedregnskab brug fx 75020 (Aconto varme)2. Tekst til hovedregnskab skriv fx ’overført fra varmeregnskab’3. Tekst til underregnskab skriv fx ’overføres til varmeregnskab’4. Brevidentifikation kald det fx ’Underregnskab 1’ På hovedregnskabet udfylder du ikke noget i fanen Samleregnskaber.Kør guiden igennem for underregnskabet, dan breve og udsend info om, at beløb overføres til hovedregnskabet.Det gør du for samtlige underregnskaber, og herefter kører du guiden igennem for hovedregnskabet. Her dannes breve med samlet afreg-ning for alle samleregnskaber.Der skal ikke foretages ændringer i forretningsgange.Pdf-opgørelserne fra måleraflæsningsfirmaerne følger brevene i underregnskaberne og hovedregnskabet påhæftes pdf-opgørelsen for varme.

Vil finde placeringen af de filer der skal indlæses

Du finder placeringen i forretningsgangen – Generelt / Tilpasning / Definition af forretningsgange. Vælg den forretningsgang, du ønsker at undersøge, fx A conto varmeFilplaceringen fremgår af:• pkt. 13.03 og pkt. 13.04 for Brunata• pkt. 16.03 og pkt. 16.04 for Ista• pkt. 22.03 og pkt. 22.04 for Techem

Vil se regnskabsperioden på PDF-filen

PDF-filernes navn kan fx være: 1-1-V-20170601-20180531-1-2.pdfPerioden fremgår efter den tredje bindestreg. I dette tilfælde er peri-oden 2017.06.01 – 2018.05.31. Opbygning af filnavn varierer fra måleraflæsningsfirma til måleraflæs-ningsfirma

Ikke kan se, at PDF filerne vedhæftes i brevet til lejer

Hvis der ikke er et lille + ud fra hver lejers brev, kan du forsøge at klikke tilbage og næste, så du blot går en fase tilbage og frem igen. Hjælper dette ikke, kan du kontrollere, at filerne fortsat ligger i den mappe med filer til indlæsning. Såfremt de fortsat ligger i mappen til indlæsning, skal opsætningen efterses. Hvis det er en enkelt pdf, som ikke vedhæftes, kan dette skyldes, at filen er åben og derfor ikke kan indlæses.

Gerne vil se de vedhæftede regnskaber på lejerens note

Når du åbner noten på lejeren, skal du vælge fanen 4 Noter. Her kan du finde alle vedhæftede filer.

Har slettet brevene, og gerne vil danne nye, men PDF-filerne ikke er vedhæftet

Husk, hvis der er dannet breve én gang, er PDF-filer flyttet til mappen med indlæste dokumenter. Du skal derfor manuelt flytte PDF-filer tilbage i mappen med filer til indlæsning.

Har tilbageholdt et ekstra beløb for fraflyttere til forbrugsregnskaber, som jeg gerne vil have modregnet i forbrugsregnskabet.

Du angiver dette i forretningsgangen via menuen Generelt | Tilpasning | Definition af forretningsgange.Vælg en af følgende forretningsgange (kan hedde noget andet hos dig): • A conto varme• A conto vand• A conto el I pkt. 06.07 udfylder du, hvilken opkrævningstype, der skal modregnes i.

Ønsker at modregne tilbagebetalinger i positiv lejersaldo for mine fraflyttere

Du angiver dette i forretningsgangen via menuen Generelt | Tilpasning | Definition af forretningsgange.Vælg en af følgende forretningsgange (kan hedde noget andet hos dig): • A conto varme• A conto vand• A conto el I pkt. 06.01 sættes markering. Derudover kan du i pkt. 06.02 angive en maks. saldo der må modregnes.

Vil varsle en stigning i acontobidraget med 10 %

På fasen Varsling under fanen individuelbidrag kan du indsætte en procentsats, der lægges til det varslede beløb.

Vil lave en foreløbig afregning, da min lejer rejser til udlandet

Du kan lave en straksafregning til at afregne lejeren.

Vil udarbejde regnskabet uden fil fra måleraflæsningsfirmaet

Du kan springe fasen Forbrug over og gå videre i guiden. På fasen Opgørelse kan du indtaste den enkelte lejers forbrug.

Vil håndtere forbrug på et lejemål, som ikke er oprettet i Unik Bolig, eksempelvis et viceværtkontor

Findes der lejemål i ejendommen, som ikke er oprettet som et lejemål i Unik Bolig, kan forbruget på disse lejemål bogføres som udlejers andel via guiden. Du markerer udgiften som udlejers andel på fasen Forbrug.

Vil rette en fejl i den modtagne fil fra måleraflæsningsfirmaet?

Er der fejl i lejerstrengen, kan du rette det, når filen indlæses på fasen Opgørelse. Husk at informere måleraflæsningsfirmaet om fejlen, så den ikke gentages med næste opgørelse.

Vil udsende et korrigeret acontoregnskab, da der var fejl i det tidligere.

På ejendommen under mappen Regnskaber-aconto kan du oprette et tillægsregnskab og udsende et korrigeret acontoregnskab. Det korrigerede regnskab tager højde for det allerede udsendte regnskab. Du kan også danne nye breve til lejerne via guiden. Du kan kun danne et tillægsregnskab, hvis guiden til det tidligere udsendte regnskab, er udført. Og kun hvis beregningsmetoden er Fil-indlæsning.

Ønsker at modregne tilbagebetalinger i lejer lån / frivilligt forlig for mine fraflyttere

Du angiver dette i forretningsgangen via menuen Generelt | Tilpasning | Definition af forretningsgange.Vælg en af følgende forretningsgange (kan hedde noget andet hos dig): • A conto varme• A conto vand• A conto el I pkt. 06.03 sættes markering. Herefter vil tilbagebetalinger for fraflyttere oprettes som en ekstraordinær termin på lejer lån/frivilligt forlig, og restgælden nedsættes tilsvarende.