Indflytning
Best practice – Kundeguide Indflytning – privat boligudlejning med Digital underskrift
Processen i overordnede træk
Når I har fundet en ny lejer, starter du indflytningsguiden i Unik Bolig. Indflytningsprocessen består overordnet af:
· oprettelse og accept af lejekontrakt
· indbetaling af forudbetalt leje og depositum
· indflytningssyn og synsrapport
|
| ||
| 01 | Administrator finder ny lejer og udarbejder lejekontrakt. Lejer accepterer kontrakt og indbetaler forudbetalt leje og depositum. 02 | Administrator tjekker at lejer har indbetalt depositum mv. Sender genpart af lejekontrakt til lejer og indkalder vicevært og lejer til flyttesyn. 03 | Indflytningsguide afsluttes herefter 04 | Indflytningssyn holdes. Vicevært laver synsrapport sammen med indflytter. Kopi af synsrapport og nøgler udleveres til indflytter. Synsrapport sendes til administrator. 05 | Synsrapport gemmes på lejer | | |
NB Før du kan begynde indflytningsguiden i Unik Bolig, skal du have startet fraflytningsguiden på fraflytter og som minimum have udfyldt fanen Datoer.
Indflytningsguiden
Du kan åbne din indflytningsguide to steder, men vi anbefaler at du åbner indflytningsguiden ved at slå lejer som har opsagt sit lejemål op og klikke på knappen Guide nede i højre hjørne og vælge indflytning.
Når du åbner indflytningsguiden på denne måde, sikrer du både, at du er på det rigtige lejemål, og at oplysningerne er rigtige.
| | Udfyldes automatisk | |
| Juridisk lejer | Her udfylder med lejers navn, adresse, cpr. Nr. telefonnummer, og mail. Navnet deles op i fornavn og efternavn. Mellemnavn sættes i fornavn. Når du udfylder felterne, vil Unik Bolig søge efter om kontakten findes i Unik Bolig i forvejen. | |
| Juridisk lejer 2 | Skal der oprettes 2 juridiske lejere på kontrakten, vælger du manuel oprettelse i ”Anvend”, i punktet juridisk lejer2. Her indsætter du oplysningerne på juridisk lejer 2, hvis der skal være 2 lejere på lejekontrakten. | |
| | Du skal nu klikke på knappen Kontakt nede til højre og vælg Rediger kontakt. Under Tilsagn ændrer du Ved ikke udfor Samtykke til ’Ja’. Klik OK to gange. Lejer(ne) er nu oprettet, og kan kontrolleres. | |
| Indflytningsdato | Indflytningsdagen skal altid være den 1. eller den 15. i en måned og må ikke laves på andre datoer. | |
| Overtagelsesdato | Vil som udgangspunkt altid være den samme som indflytningsdato. | |
| Istandsættelsesperiode | Her kan du anføre hvilken istandsættelsesperiode lejer skal have. Som udgangspunkt vælges ”14. dage lejers regning”. | |
| | Her skal du indsætte datoen for seneste skattevarsling. | |
| | Udfyld Dato og tidspunkt for indflytningssyn. Denne dato og tidspunkt, kan medtages i brevet indkaldelse til indflytningssyn. | |
| Ordinære terminer | Standard = Terminer pr år = 12 | |
| Refusion | Standard = Ved markering i ”Refusion” tilbagefører Unik automatisk hvis fraflytter er blevet opkrævet for meget (fordi Indflytter overtager tidligere) og opkræver i stedet Indflytter! | |
| Årets 1. termin | Standard = Januar | |
| Ordinære opkrævninger | Standard = Hver måned | |
| Opkrævningsmetode | Standard = PBS-betaling | |
| Løbedage | Standard = 1. bankdag. | |
| Opdeling | Feltet ”Engangs- og 1. opkrævning opkræves separat” ikke. | |
| Betalingsdag | Her skriver du betalingsdag for opkrævning. | |
| Engangslinjer | Her har Unik Bolig beregnet depositum og forudbetalt leje. | |
| Ordinærelinjer | Her vises de nuværende varslingslinjer, som er oprettet på lejemålet. Det er her du evt. retter huslejen til den nye lejer. Retter du huslejen, skal du efterfølgende trykke på knappen opdater, for at beregne ny depositum og forudbetalt leje. I dialogboksen der popper op, vælger du OK. | |
| | Her fremkommer teksten som indsættes i lejekontrakten under §10. | |
| | Her fremkommer teksten som indsættes i lejekontrakten under §11. | |
| | Klik Opdater, og boligposterne dannes på lejers kontokort. | |
| | Hvis markering fjernes ved Benyt digital underskrift i denne indflytning har du ikke mulighed for at bruge digital underskrift. Lejekontrakt og breve udskrives i denne fase (kopi af lejekontrakt gemmes på lejers note). 12055 Indflytning – Opkrævning samlet | |
| | Nederst på side er der kommet to bokse frem
Nu skifter dokumenterne status/farve alt efter hvilken behandling, de skal igennem. Rød = ikke afsendt/Annulleret Gul = i gang Grøn = Gennemført
Guiden pauses når lejekontrakt med bilag samt opkrævning er sendt til indflytter. |
Lejer vil nu modtage en mail, hvor der er et link i til at kunne åbne, læse, download og underskrive med sit NemID. Hvis der er en juridisk lejer 2, vil denne person også modtage en mail med link i.
Når lejer/lejerne har været inde og underskrive kontrakten m.v., vil udlejer modtager en mail om at kontrakten er klar til underskrift af medarbejder.
Du skal nu genoptage din indflytningsguide og gå til fasen Øvrige Udskrifter
| |
Hvis du tjekker i noter på lejer, kan du se dokumenterne som også er påstemplet datoer for hvornår de er sendt/underskrevet af lejer og medarbejder. NB Når underskrevet lejekontrakt kommer retur, skal Kontrakt accepteret, benyttes. Hvis ikke denne knap bliver aktiveret, kan guide ikke afsluttes. | |
| | Her kan du klikke på slutinfo i menuen. Og se om der evt. skulle være mangler for at guiden kan udføres |