Indflytning
Best practice – Kundeguide Indflytning – privat boligudlejning
Processen i overordnede træk
Når I har fundet en ny lejer, starter du indflytningsguiden i Unik Bolig. Indflytningsprocessen består overordnet af:
· oprettelse og accept af lejekontrakt
· indbetaling af forudbetalt leje og depositum
· indflytningssyn og synsrapport
| ||
01 | Administrator finder ny lejer og udarbejder lejekontrakt. Lejer accepterer kontrakt og indbetaler forudbetalt leje og depositum. 02 | Administrator tjekker at lejer har indbetalt depositum mv. Sender genpart af lejekontrakt til lejer og indkalder vicevært og lejer til flyttesyn. 03 | Indflytningsguide afsluttes herefter 04 | Indflytningssyn holdes. Vicevært laver synsrapport sammen med indflytter. Kopi af synsrapport og nøgler udleveres til indflytter. Synsrapport sendes til administrator. 05 | Synsrapport gemmes på lejer | | |
NB Før du kan begynde indflytningsguiden i Unik Bolig, skal du have startet fraflytningsguiden på fraflytter og som minimum have udfyldt fanen Datoer.
Indflytningsguiden
Du kan åbne din indflytningsguide to steder, men vi anbefaler at du åbner indflytningsguiden ved at slå lejer som har opsagt sit lejemål op og klikke på knappen Guide nede i højre hjørne og vælge indflytning.
Når du åbner indflytningsguiden på denne måde sikrer du både, at du er på det rigtige lejemål, og at oplysningerne er rigtige.
Bolig | Lejer (klik på knappen Guide og vælg Indflytning)
| Udfyldes automatisk | |
Juridisk lejer | Her udfylder med lejers navn, adresse, cpr. Nr. telefonnummer, og mail. Navnet deles op i fornavn og efternavn. Mellemnavn sættes i fornavn. Når du udfylder felterne, vil Unik Bolig søge efter om kontakten findes i Unik Bolig i forvejen. | |
Juridisk lejer 2 | Skal der oprettes 2 juridiske lejere på kontrakten, vælger du manuel oprettelse i ”Anvend”, i punktet juridisk lejer2. Her indsætter du oplysningerne på juridisk lejer 2, hvis der skal være 2 lejere på lejekontrakten. | |
| Lejer(ne) er nu oprettet, og kan kontrolleres. Er det en indflytning tilbage i tiden eller er lejemålet et bilejemål, fjerner du markering i feltet Ændre lejers adresse til lejemålets ved indflytning, og indtaster lejemålets adresse i lejerens adresse. Du kan vælge Kontakt / Rediger kontakt, hvis du har yderligere kontaktoplysninger fx nyt telefonnummer, mailadresse eller lignende. | |
Indflytningsdato | Indflytningsdagen skal altid være den 1. eller den 15. i en måned og må ikke laves på andre datoer. | |
Overtagelsesdato | Vil som udgangspunkt altid være den samme som indflytningsdato. | |
Istandsættelsesperiode | Her kan du anføre hvilken istandsættelsesperiode lejer skal have. Som udgangspunkt vælges ”14. dage lejers regning”. | |
| Her skal du indsætte datoen for seneste skattevarsling. | |
| Udfyld Dato og tidspunkt for indflytningssyn. Denne dato og tidspunkt, kan medtages i brevet indkaldelse til indflytningssyn. | |
Ordinære terminer | Standard = Terminer pr år = 12 | |
Refusion | Standard = Ved markering i ”Refusion” tilbagefører Unik automatisk hvis fraflytter er blevet opkrævet for meget (fordi Indflytter overtager tidligere) og opkræver i stedet Indflytter! | |
Årets 1. termin | Standard = Januar | |
Ordinære opkrævninger | Standard = Hver måned | |
Opkrævningsmetode | Standard = PBS-betaling | |
Løbedage | Standard = 1. bankdag. | |
Opdeling | Feltet ”Engangs- og 1. opkrævning opkræves separat” ikke. | |
Betalingsdag | Her skriver du betalingsdag for opkrævning. | |
Engangslinjer | Her har Unik Bolig beregnet depositum og forudbetalt leje. | |
Ordinærelinjer | Her vises de nuværende varslingslinjer, som er oprettet på lejemålet. Det er her du evt. retter huslejen til den nye lejer. Retter du huslejen, skal du efterfølgende trykke på knappen opdater, for at beregne ny depositum og forudbetalt leje. I dialogboksen der popper op, vælger du OK. | |
| Her fremkommer teksten som indsættes i lejekontrakten under §10. | |
| Her fremkommer teksten som indsættes i lejekontrakten under §11. | |
| Klik Opdater, og boligposterne dannes på lejers kontokort. | |
| Lejekontrakt og breve udskrives i denne fase. 12055 Indflytning – Opkrævning samlet NB Når underskrevet lejekontrakt kommer retur, skal Kontrakt accepteret, benyttes. Hvis ikke denne knap bliver aktiveret, kan guide ikke afsluttes. Anbefaling? | |
| Vil du danne breve til fx forsyningsselskab, vicevært m.fl. skal adresser være oprettet som brevskabelon i Unik og tilknyttes i forretningsgangen. En superbruger eller unik konsulent kan hjælpe med dette. Adressefunktionen på modtager skal være oprettet i Unik, før du danner brevet. Guiden pauses når lejekontrakt med bilag samt opkrævning er sendt til indflytter. Når dette kommer retur, åbnes guiden og udføres. | |
| Klik på slutinfo i menuen og tjek, om der mangler noget, for at guiden kan udføres. |