Månedsprocedure

Best practice – Kundeguide

Månedsprocedure

 

 


Processen i overordnede træk

En af de vigtigste funktioner i en ejendomsadministration er at få opkrævet de månedlige udgifter for beboerne – fx husleje, boligafgift, ejerforeningsbidrag, aconto vand og varme, bidrag til fælles drift eller regulering af depositum og forudbetalt leje.

Forretningsgangen består typisk af seks trin og udføres i tre etaper. Først laver du autoregulering, så boligberegning og opkrævning. Dernæst bogfører du, så tjekker du, hvem der har indbetalt. Til sidst rykker du dem, der eventuelt mangler at betale.

 

1.    Autoregulering – cirka den 10. i måneden.

2.    Boligberegning (Beregning af den husleje, der skal betales) – 6. sidste hverdag i måneden.

3.    Opkrævning – cirka den 6. sidste hverdag – i forbindelse med boligberegning.

4.    Boligbogføring (Bogføring af opkrævninger) – Førstkommende hverdag efter den 1. i måneden

5.    BS-indlæsning (Betalingsoversigter fra Betalingsservice indlæses) – dagligt eller ca. den 10. i måneden.

6.    Rykker (Udsendelse af eventuelle rykkere) – cirka den 10. i måneden.

 

Ad. 6 Rykkerproceduren beskrives i en selvstændig kundeguide.

 


 Processen illustreret

01 |   Hvis der er ændringer eller varslinger, opretter du dem her

02 |   Beregn hvad der skal betales i husleje

03 |   Opkræv de relevante lejere / beboere

04 |   Bogfør det i finansmodulet og send fil til Nets

05 |   Læs returfil fra Nets ind og tjek, hvem der har betalt

06 |   Ryk de lejere / beboere, der ikke har betalt til tiden

 

 

 


 

OVERSIGT OVER HVAD DER LIGGER I DE ENKELTE TRIN

TRIN

HVAD

NB

1. Autoregulering

Her bliver varslingsbreve for autoreguleringer dannet og varslinger for næste opkrævning kan ses.

Autoregulering kræver, at de relevante data (pristal m.m.) er indtastet.

2. Boligberegning

Med udgangspunkt i aktuelle varslinger beregnes, hvad der skal opkræves af husleje m.m. hos de enkelte lejere m.m.

Hvis du vil tjekke dine opkrævninger, før du kører boligberegning, kan du udskrive Aktuel leje under Bolig | Udskrifter | Opkrævning.

3. Opkrævning

Markerer boligposterne fra boligberegning, der skal opkræves, og danner en fil, der kan sendes til Nets.

 

4. Boligbogføring

Overfører de i boligdelen tilskrevne poster til finans.

Når boligbogføringen er kørt, kan posterne ikke slettes i boligdelen.

5. BS-Indlæsning

Indlæsning af filer fra Nets med indbetalinger fra lejere. 

Indlæs fx en samlet fil den 10. i måneden, eller indlæs dagligt.

6. Rykker

Rykker de lejere, der er i restance

Kan køres som samlet kørsel eller individuelt.

 


 

De enkelte trin

01 |    Autoregulering

Guiden Autoregulering beregner eventuelle ændringer i lejen, og opretter varslinger og varslingsbreve.

Autoregulering vil stadig være en del af boligberegningen, så selv om guiden Autoregulering ikke er kørt, vil varslingerne blive medtaget. MEN det vil ikke være muligt at ændre eller fjerne varslinger i guiden Boligberegning.

For at guiden Autoregulering kan køres, kræves det at data er i orden, fx at de relevante pristal er indtastet. Varslingen bliver ikke genberegnet før pristallene er indtastet. Det betyder altså, at varslingsbrevene ikke kan udskrives, før pristal er indtastet.

 

  Bolig | Varslinger | Autoreguleringer (Alt + B + V + A)

Afgrænsning

Vælg om du vil køre periodisk regulering på: alt, selskab, ejendom, lejemål, lejer eller interval.

NB Markering i interval giver mulighed for at taste fra/til på selskab, ejendom m.m.

Periode

Periode du ønsker at opkræve for. Her vælges som standard næstkommende termin.

Beregn

Opret poster (Det er også her du sletter poster)

Udskrift og breve

Varslingsliste: en standardudskrift er indsat som default. Via combo-boksen kan du vælge andre standardlister.

 

Varslingsbrev: det brev, som er valgt i definitionen af forretningsgangen er som default indsat. Hvis du på den enkelte varsling har valgt et andet brev, vil det være det brev, der bliver udskrevet.

 

 

02 |    Boligberegning

På baggrund af de varslinger, du har lavet, danner boligberegningsguiden posteringer på alle lejere, så du kan se, bogføre og opkræve husleje m.m. for hver enkelt lejer. 

 

  Bolig | Boligberegning (Alt + B + N)

Afgrænsning

Når du kører en normal månedsprocedure, vælger du alt.

Periode

Som standard bruges næstkommende termin.

Beregning

Posteringstyper, der kan beregnes, hvis de markeres:

*        Opdater lejemålsgrupper (hvis Web-Venteliste anvendes)

*        Opdater opsigelsesfristen (her vil uopsigelighedsperioden blive forlænget jf. indsatte oplysninger)

*        Administrationshonorar (hvis det ønskes opkrævet)

*        Udvendig vedligeholdelse (hvis det ønskes, at der skal ske hensættelser i henhold til de varslinger, der er oprettet).

*        Indvendig vedligeholdelse (hvis det ønskes, at der skal ske hensættelser i henhold til de varslinger, der er oprettet).

*        Lejer poster (skal markeres)

*        Hvis der sættes markering i feltet Udskiv kontrolliste efter ajourføring, vil der automatisk blive udskrevet en liste, når du markerer feltet Ajourfør.

NB! Hvis kontrollisten fejler, skal fejlen rettes før guiden forsættes.

*        Ajourfør og boligposterne vil blive tilskrevet på lejernes kontokort. Hvis du fortryder denne handling, kan du slette posterne ved at markerer feltet Tilbagefør.

 

På lejeroversigt kan du vælge, hvilken type udskrift du vil have – specificeret pr. lejer, lejemål eller ejendom. Du kan også sortere udskrifterne pr. sagsbehandler, så de kommer pr. funktion.

Varsling

Fasen bliver aktiveret, hvis du kører boligberegning på en lejer, som har en genberegning eller en autoregulering for den pågældende periode. Og du kan udskrive varslingsliste og varslingsbreve.

 

Hvis du har kørt Autoreguleringsguiden (inkl. udskrivning af breve), før du laver din boligberegning, behøver du ikke udskrive breve igen.

 

 

03 |    Opkrævning

Når du har lavet din boligberegning, skal du køre opkrævningsguiden for at danne en PBS-fil til Nets.

 

  Bolig | Opkrævning (Alt + B + K)

Afgrænsning

Opkrævning

*        Vi anbefaler, at du vælger samme afgrænsning som ved boligberegningen

 

Tilmelding til BS

*        Se afsnit længere nede – Hvis der skal sendes tilmeldingslister, skal dette ske to dage før, opkrævningsfilen sendes til Nets.

Opkrævningsoplysninger

Almindelige opkrævninger er normalt prædefineret og tilpasset din standardopsætning.

 

*        Feltet Opkræv forfalden saldo medtager den saldo, der falder inden for det interval, du angiver i felterne Saldo Interval.

*        Feltet Specificer moms pr. opkrævningstype specificerer beløb med moms.

*        Feltet Saldo, indvendig vedligeholdelse, viser på opkrævningen, hvad saldo er på lejemålet vedr. b-ordning/indvendig vedligeholdelse.

*        Feltet Opkræv engangsopkrævninger fra indflytning opkræver engangslinjer fra indflytningsguiden.

Advisering

I felterne Meddelelse før opkrævningsspec.: (max 5 linjer) og Meddelelse efter: (max 5 linjer) kan du skrive meddelelser, du vil ha' med på opkrævningerne til alle lejere.

 

Vil du lave individuelle meddelelser på opkrævninger til den enkelt ejendom eller den enkelte lejer, skriver du dem enten i Ejendomskartotek på den aktuelle ejendom eller i Lejerkartotek på den enkelte lejer.

 

NB Nets tager betaling pr. linje, du skriver.

 

Hvis I bruger indbetalingskort, skal du markere feltet Anvend nedenstående meddelelser ved Indbetalingskort og skrive eventuelle meddelelser.

Afstemning

Afstem opkrævning og sorter efter sagsbehandler

*        Her kan du udskrive en afstemningsliste med valgte afgrænsninger.

 

Kontrol, data

*        Lav kontrol på henholdsvis ejendom og lejer. Eventuelle fejl bliver vist nederst.

Markering

Ajourfør dine opkrævninger og udskriv eventuelt totaler pr. ejendom til kontrolformål.

Udbetaling

Her kan du udbetale beløb til lejeren som overstiger opkrævningen.

*        Beløbsgrænse = det beløb, der max må udbetales.

*        Vis udbetalinger = liste med de beløb, der udbetales. Brug listen ved afstemning af opkrævningen.

 

NB For at fasen kan benyttes, skal I have en aftale med Nets om udbetaling.

BS

Opret BS-fil.

Hvis du ikke skal danne ekstra FI-kort eller PTG-Betalinger, udføres guiden her. Filen uploades herefter til Nets.

EAN, andre, indbetalingskort

Hvis der er lejere, som opkræves via EAN, skal der i stil med BS, genereres en EAN-fil. Filen uploades.

 

Er der lejere, der hverken har BS eller EAN, dannes der automatisk indbetalingskort til disse. På fanen Indbetalingskort kan du klikke Vis i skærmens nederste højre hjørne og se de aktuelle lejere.

 

 

04 |    Boligbogføring

Boligbogføringsguiden overfører poster til Finans. Når posterne er overført til Finans, kan du ikke efterfølgende slette posterne i Bolig.

 

  Bolig | Boligbogføring (Alt + B + F)

Afgrænsning

Som standart vælges alt.

Dato og bilagsnr.

Som standard vælges dags dato som dato, du vil bogføre til.

Bilagsnummer er som standard automatisk. Vi anbefaler, at du ikke manuelt laver bilagsnummer.

Milepæle

Milepæle

*        Vis oversigt viser, om der er uoverensstemmelser mellem milepæle og bogføringsposter.

 

Posteringer

*        Vis oversigt viser hvilke lejere, der eventuelt har poster med uoverensstemmelser ift. milepæle.

*        Ved at klikke Opdater flytter du bogføringsdatoen, så posterne kan bogføres.

Bogføring

Bogføring

*        Kontroller bogføringen

 

Meddelelser

*        Hvis der er poster, der fejler, vises de her med en beskrivelse af, hvorfor de fejler.

*        Hvis du fravælger Vis kun fejl, kan du se, hvad der bliver bogført.

Journal

Se eller udskriv de posteringsjournaler, der er dannet ifm. bogføringen.

 

 


 

05 |    BS-indlæsning

Nu har du beregnet, bogført og opkrævet husleje m.v. Næste skridt er at registrere, hvem der har betalt. Det gør du ved at indlæse og bogføre betalingsfiler fra Nets i Unik Bolig.

NB Før du kører guiden, skal du hente fil(er) fra Nets, og gemme dem på din computer.

 

  Generelt | Indlæsning (Alt + G + L)

Valg af fil

Vælg relevant fil

Indlæsning

Vælg om du vil kontrollere eller bogføre direkte. Der bogføres på en ejendom ad gangen. Hvis der opstår en bogførings-fejl på en ejendom, bogføres der ikke noget på den ejendom.

Vælg Udskriv – her får du en liste over indbetalinger

NB hvis der er fejl, udskriver du listen Vis Fejl, så du kan følge op / rette.

 

Når du er færdig med den samlede bogføring og har rettet eventuelle fejl, indlæser du filen igen og bogfører igen. De manglende poster bliver nu læst ind.

(Poster som allerede er indlæst, bliver IKKE læst ind igen.)

Resultat

Overblik over den samlede indlæsning.

Journal

Anvendes ikke

(Du kan altid udskrive posteringsjournaler på et andet tidspunkt, hvis fx revisor ønsker det.)

 

 


 

Tips og tricks

 

 

GENVEJSTASTER

 

Tabulator

Flyt til næste felt

Shift + tabulator

Flyt til forrige felt

Alt + understreget bogstav

Fx Alt + B + F åbner menupunktet Boligbogføring

F3

Åbner søgedialogen

F4

Åbner combo-boks (her kan du søge i en anden tabel efter fx finansenhed)

F9

Gem

 

 

 

Genvejstaster

Tabulator

Flyt til næste felt

Shift + tabulator

Flyt til forrige felt

F4

Åbn combo-boks (her kan du søge i en anden tabel efter fx finansenhed)

Shift + Ctrl + F

Åbner finanskontokort

Alt + B + D

Åbner stamdata på ejendom

F3

Åbner søgedialogen

F9

Gem