Månedsprocedure
Indhold
Best practice – Kundeguide Månedsprocedure
Processen i overordnede træk
En af de vigtigste funktioner i en ejendomsadministration er at få opkrævet de månedlige udgifter for beboerne – fx husleje, boligafgift, ejerforeningsbidrag, aconto vand og varme, bidrag til fælles drift eller regulering af depositum og forudbetalt leje.
Forretningsgangen består typisk af seks trin og udføres i tre etaper. Først laver du autoregulering, så boligberegning og opkrævning. Dernæst bogfører du, så tjekker du, hvem der har indbetalt. Til sidst rykker du dem, der eventuelt mangler at betale.
1. Autoregulering – cirka den 10. i måneden.
2. Boligberegning (Beregning af den husleje, der skal betales) – 6. sidste hverdag i måneden.
3. Opkrævning – cirka den 6. sidste hverdag – i forbindelse med boligberegning.
4. Boligbogføring (Bogføring af opkrævninger) – Førstkommende hverdag efter den 1. i måneden
5. BS-indlæsning (Betalingsoversigter fra Betalingsservice indlæses) – dagligt eller ca. den 10. i måneden.
6. Rykker (Udsendelse af eventuelle rykkere) – cirka den 10. i måneden.
Ad. 6 Rykkerproceduren beskrives i en selvstændig kundeguide.
| ||
01 | Hvis der er ændringer eller varslinger, opretter du dem her 02 | Beregn hvad der skal betales i husleje 03 | Opkræv de relevante lejere / beboere 04 | Bogfør det i finansmodulet og send fil til Nets 05 | Læs returfil fra Nets ind og tjek, hvem der har betalt 06 | Ryk de lejere / beboere, der ikke har betalt til tiden | | |
OVERSIGT OVER HVAD DER LIGGER I DE ENKELTE TRIN | ||
TRIN | HVAD | NB |
1. Autoregulering | Her bliver varslingsbreve for autoreguleringer dannet og varslinger for næste opkrævning kan ses. | Autoregulering kræver, at de relevante data (pristal m.m.) er indtastet. |
2. Boligberegning | Med udgangspunkt i aktuelle varslinger beregnes, hvad der skal opkræves af husleje m.m. hos de enkelte lejere m.m. | Hvis du vil tjekke dine opkrævninger, før du kører boligberegning, kan du udskrive Aktuel leje under Bolig | Udskrifter | Opkrævning. |
3. Opkrævning | Markerer boligposterne fra boligberegning, der skal opkræves, og danner en fil, der kan sendes til Nets. | |
4. Boligbogføring | Overfører de i boligdelen tilskrevne poster til finans. | Når boligbogføringen er kørt, kan posterne ikke slettes i boligdelen. |
5. BS-Indlæsning | Indlæsning af filer fra Nets med indbetalinger fra lejere. | Indlæs fx en samlet fil den 10. i måneden, eller indlæs dagligt. |
6. Rykker | Rykker de lejere, der er i restance | Kan køres som samlet kørsel eller individuelt. |
De enkelte trin
01 | Autoregulering
Guiden Autoregulering beregner eventuelle ændringer i lejen, og opretter varslinger og varslingsbreve.
Autoregulering vil stadig være en del af boligberegningen, så selv om guiden Autoregulering ikke er kørt, vil varslingerne blive medtaget. MEN det vil ikke være muligt at ændre eller fjerne varslinger i guiden Boligberegning.
For at guiden Autoregulering kan køres, kræves det at data er i orden, fx at de relevante pristal er indtastet. Varslingen bliver ikke genberegnet før pristallene er indtastet. Det betyder altså, at varslingsbrevene ikke kan udskrives, før pristal er indtastet.
Bolig | Varslinger | Autoreguleringer (Alt + B + V + A)
Afgrænsning | Vælg om du vil køre periodisk regulering på: alt, selskab, ejendom, lejemål, lejer eller interval. NB Markering i interval giver mulighed for at taste fra/til på selskab, ejendom m.m. |
Periode | Periode du ønsker at opkræve for. Her vælges som standard næstkommende termin. |
Beregn | Opret poster (Det er også her du sletter poster) |
Udskrift og breve | Varslingsliste: en standardudskrift er indsat som default. Via combo-boksen kan du vælge andre standardlister. Varslingsbrev: det brev, som er valgt i definitionen af forretningsgangen er som default indsat. Hvis du på den enkelte varsling har valgt et andet brev, vil det være det brev, der bliver udskrevet. |
02 | Boligberegning
På baggrund af de varslinger, du har lavet, danner boligberegningsguiden posteringer på alle lejere, så du kan se, bogføre og opkræve husleje m.m. for hver enkelt lejer.
Bolig | Boligberegning (Alt + B + N)
Afgrænsning | Når du kører en normal månedsprocedure, vælger du alt. |
Periode | Som standard bruges næstkommende termin. |
Beregning | Posteringstyper, der kan beregnes, hvis de markeres:
NB! Hvis kontrollisten fejler, skal fejlen rettes før guiden forsættes.
På lejeroversigt kan du vælge, hvilken type udskrift du vil have – specificeret pr. lejer, lejemål eller ejendom. Du kan også sortere udskrifterne pr. sagsbehandler, så de kommer pr. funktion. |
Varsling | Fasen bliver aktiveret, hvis du kører boligberegning på en lejer, som har en genberegning eller en autoregulering for den pågældende periode. Og du kan udskrive varslingsliste og varslingsbreve. Hvis du har kørt Autoreguleringsguiden (inkl. udskrivning af breve), før du laver din boligberegning, behøver du ikke udskrive breve igen. |
03 | Opkrævning
Når du har lavet din boligberegning, skal du køre opkrævningsguiden for at danne en PBS-fil til Nets.
Bolig | Opkrævning (Alt + B + K)
Afgrænsning | Opkrævning
Tilmelding til BS
|
Opkrævningsoplysninger | Almindelige opkrævninger er normalt prædefineret og tilpasset din standardopsætning.
|
Advisering | I felterne Meddelelse før opkrævningsspec.: (max 5 linjer) og Meddelelse efter: (max 5 linjer) kan du skrive meddelelser, du vil ha' med på opkrævningerne til alle lejere. Vil du lave individuelle meddelelser på opkrævninger til den enkelt ejendom eller den enkelte lejer, skriver du dem enten i Ejendomskartotek på den aktuelle ejendom eller i Lejerkartotek på den enkelte lejer. NB Nets tager betaling pr. linje, du skriver. Hvis I bruger indbetalingskort, skal du markere feltet Anvend nedenstående meddelelser ved Indbetalingskort og skrive eventuelle meddelelser. |
Afstemning | Afstem opkrævning og sorter efter sagsbehandler
Kontrol, data
|
Markering | Ajourfør dine opkrævninger og udskriv eventuelt totaler pr. ejendom til kontrolformål. |
Udbetaling | Her kan du udbetale beløb til lejeren som overstiger opkrævningen.
NB For at fasen kan benyttes, skal I have en aftale med Nets om udbetaling. |
BS | Opret BS-fil. Hvis du ikke skal danne ekstra FI-kort eller PTG-Betalinger, udføres guiden her. Filen uploades herefter til Nets. |
EAN, andre, indbetalingskort | Hvis der er lejere, som opkræves via EAN, skal der i stil med BS, genereres en EAN-fil. Filen uploades. Er der lejere, der hverken har BS eller EAN, dannes der automatisk indbetalingskort til disse. På fanen Indbetalingskort kan du klikke Vis i skærmens nederste højre hjørne og se de aktuelle lejere. |
04 | Boligbogføring
Boligbogføringsguiden overfører poster til Finans. Når posterne er overført til Finans, kan du ikke efterfølgende slette posterne i Bolig.
Bolig | Boligbogføring (Alt + B + F)
Afgrænsning | Som standart vælges alt. |
Dato og bilagsnr. | Som standard vælges dags dato som dato, du vil bogføre til. Bilagsnummer er som standard automatisk. Vi anbefaler, at du ikke manuelt laver bilagsnummer. |
Milepæle | Milepæle
Posteringer
|
Bogføring | Bogføring
Meddelelser
|
Journal | Se eller udskriv de posteringsjournaler, der er dannet ifm. bogføringen. |
05 | BS-indlæsning
Nu har du beregnet, bogført og opkrævet husleje m.v. Næste skridt er at registrere, hvem der har betalt. Det gør du ved at indlæse og bogføre betalingsfiler fra Nets i Unik Bolig.
NB Før du kører guiden, skal du hente fil(er) fra Nets, og gemme dem på din computer.
Generelt | Indlæsning (Alt + G + L)
Valg af fil | Vælg relevant fil |
Indlæsning | Vælg om du vil kontrollere eller bogføre direkte. Der bogføres på en ejendom ad gangen. Hvis der opstår en bogførings-fejl på en ejendom, bogføres der ikke noget på den ejendom. Vælg Udskriv – her får du en liste over indbetalinger NB hvis der er fejl, udskriver du listen Vis Fejl, så du kan følge op / rette. Når du er færdig med den samlede bogføring og har rettet eventuelle fejl, indlæser du filen igen og bogfører igen. De manglende poster bliver nu læst ind. (Poster som allerede er indlæst, bliver IKKE læst ind igen.) |
Resultat | Overblik over den samlede indlæsning. |
Journal | Anvendes ikke (Du kan altid udskrive posteringsjournaler på et andet tidspunkt, hvis fx revisor ønsker det.) |
Tips og tricks
GENVEJSTASTER | | |
Tabulator | Flyt til næste felt | |
Shift + tabulator | Flyt til forrige felt | |
Alt + understreget bogstav | Fx Alt + B + F åbner menupunktet Boligbogføring | |
F3 | Åbner søgedialogen | |
F4 | Åbner combo-boks (her kan du søge i en anden tabel efter fx finansenhed) | |
F9 | Gem | |