OVERSIGT OVER HVAD DER LIGGER I DE ENKELTE TRIN

TRIN

HVAD

NB

1. Autoregulering

Her bliver varslingsbreve for autoreguleringer dannet og varslinger for næste opkrævning kan ses.

Autoregulering kræver, at de relevante data (pristal m.m.) er indtastet.

2. Boligberegning

Med udgangspunkt i aktuelle varslinger beregnes, hvad der skal opkræves af husleje m.m. hos de enkelte lejere m.m.

Hvis du vil tjekke dine opkrævninger, før du kører boligberegning, kan du udskrive Aktuel leje under Bolig | Udskrifter | Opkrævning.

3. Opkrævning

Markerer boligposterne fra boligberegning, der skal opkræves, og danner en fil, der kan sendes til Nets.

4. Boligbogføring

Overfører de i boligdelen tilskrevne poster til finans.

Når boligbogføringen er kørt, kan posterne ikke slettes i boligdelen.

5. BS-Indlæsning

Indlæsning af filer fra Nets med indbetalinger fra lejere. 

Indlæs fx en samlet fil den 10. i måneden, eller indlæs dagligt.

6. Rykker

Rykker de lejere, der er i restance

Kan køres som samlet kørsel eller individuelt.

Afgrænsning

Vælg om du vil køre periodisk regulering på: alt, selskab, ejendom, lejemål, lejer eller interval.

NB Markering i interval giver mulighed for at taste fra/til på selskab, ejendom m.m.

Periode

Periode du ønsker at opkræve for. Her vælges som standard næstkommende termin.

Beregn

Opret poster (Det er også her du sletter poster)

Udskrift og breve

Varslingsliste: en standardudskrift er indsat som default. Via combo-boksen kan du vælge andre standardlister.

Varslingsbrev: det brev, som er valgt i definitionen af forretningsgangen er som default indsat. Hvis du på den enkelte varsling har valgt et andet brev, vil det være det brev, der bliver udskrevet.

Afgrænsning

Når du kører en normal månedsprocedure, vælger du alt.

Periode

Som standard bruges næstkommende termin.

Beregning

Posteringstyper, der kan beregnes, hvis de markeres:

        Opdater lejemålsgrupper (hvis Web-Venteliste anvendes)

        Opdater opsigelsesfristen (her vil uopsigelighedsperioden blive forlænget jf. indsatte oplysninger)

        Administrationshonorar (hvis det ønskes opkrævet)

        Udvendig vedligeholdelse (hvis det ønskes, at der skal ske hensættelser i henhold til de varslinger, der er oprettet).

        Indvendig vedligeholdelse (hvis det ønskes, at der skal ske hensættelser i henhold til de varslinger, der er oprettet).

        Lejer poster (skal markeres)

        Hvis der sættes markering i feltet Udskiv kontrolliste efter ajourføring, vil der automatisk blive udskrevet en liste, når du markerer feltet Ajourfør.

NB! Hvis kontrollisten fejler, skal fejlen rettes før guiden forsættes.

        Ajourfør og boligposterne vil blive tilskrevet på lejernes kontokort. Hvis du fortryder denne handling, kan du slette posterne ved at markerer feltet Tilbagefør.

På lejeroversigt kan du vælge, hvilken type udskrift du vil have – specificeret pr. lejer, lejemål eller ejendom. Du kan også sortere udskrifterne pr. sagsbehandler, så de kommer pr. funktion.

Varsling

Fasen bliver aktiveret, hvis du kører boligberegning på en lejer, som har en genberegning eller en autoregulering for den pågældende periode. Og du kan udskrive varslingsliste og varslingsbreve.

Hvis du har kørt Autoreguleringsguiden (inkl. udskrivning af breve), før du laver din boligberegning, behøver du ikke udskrive breve igen.

Afgrænsning

Opkrævning

        Vi anbefaler, at du vælger samme afgrænsning som ved boligberegningen

Tilmelding til BS

        Se afsnit længere nede – Hvis der skal sendes tilmeldingslister, skal dette ske to dage før, opkrævningsfilen sendes til Nets.

Opkrævningsoplysninger

Almindelige opkrævninger er normalt prædefineret og tilpasset din standardopsætning.

        Feltet Opkræv forfalden saldo medtager den saldo, der falder inden for det interval, du angiver i felterne Saldo Interval.

        Feltet Specificer moms pr. opkrævningstype specificerer beløb med moms.

        Feltet Saldo, indvendig vedligeholdelse, viser på opkrævningen, hvad saldo er på lejemålet vedr. b-ordning/indvendig vedligeholdelse.

        Feltet Opkræv engangsopkrævninger fra indflytning opkræver engangslinjer fra indflytningsguiden.

Advisering

I felterne Meddelelse før opkrævningsspec.: (max 5 linjer) og Meddelelse efter: (max 5 linjer) kan du skrive meddelelser, du vil ha' med på opkrævningerne til alle lejere.

Vil du lave individuelle meddelelser på opkrævninger til den enkelt ejendom eller den enkelte lejer, skriver du dem enten i Ejendomskartotek på den aktuelle ejendom eller i Lejerkartotek på den enkelte lejer.

NB Nets tager betaling pr. linje, du skriver.

Hvis I bruger indbetalingskort, skal du markere feltet Anvend nedenstående meddelelser ved Indbetalingskort og skrive eventuelle meddelelser.

Afstemning

Afstem opkrævning og sorter efter sagsbehandler

        Her kan du udskrive en afstemningsliste med valgte afgrænsninger.

Kontrol, data

        Lav kontrol på henholdsvis ejendom og lejer. Eventuelle fejl bliver vist nederst.

Markering

Ajourfør dine opkrævninger og udskriv eventuelt totaler pr. ejendom til kontrolformål.

Udbetaling

Her kan du udbetale beløb til lejeren som overstiger opkrævningen.

        Beløbsgrænse = det beløb, der max må udbetales.

        Vis udbetalinger = liste med de beløb, der udbetales. Brug listen ved afstemning af opkrævningen.

NB For at fasen kan benyttes, skal I have en aftale med Nets om udbetaling.

BS

Opret BS-fil.

Hvis du ikke skal danne ekstra FI-kort eller PTG-Betalinger, udføres guiden her. Filen uploades herefter til Nets.

EAN, andre, indbetalingskort

Hvis der er lejere, som opkræves via EAN, skal der i stil med BS, genereres en EAN-fil. Filen uploades.

Er der lejere, der hverken har BS eller EAN, dannes der automatisk indbetalingskort til disse. På fanen Indbetalingskort kan du klikke Vis i skærmens nederste højre hjørne og se de aktuelle lejere.

Afgrænsning

Som standart vælges alt.

Dato og bilagsnr.

Som standard vælges dags dato som dato, du vil bogføre til.

Bilagsnummer er som standard automatisk. Vi anbefaler, at du ikke manuelt laver bilagsnummer.

Milepæle

Milepæle

        Vis oversigt viser, om der er uoverensstemmelser mellem milepæle og bogføringsposter.

Posteringer

        Vis oversigt viser hvilke lejere, der eventuelt har poster med uoverensstemmelser ift. milepæle.

        Ved at klikke Opdater flytter du bogføringsdatoen, så posterne kan bogføres.

Bogføring

Bogføring

        Kontroller bogføringen

Meddelelser

        Hvis der er poster, der fejler, vises de her med en beskrivelse af, hvorfor de fejler.

        Hvis du fravælger Vis kun fejl, kan du se, hvad der bliver bogført.

Journal

Se eller udskriv de posteringsjournaler, der er dannet ifm. bogføringen.

Valg af fil

Vælg relevant fil

Indlæsning

Vælg om du vil kontrollere eller bogføre direkte. Der bogføres på en ejendom ad gangen. Hvis der opstår en bogførings-fejl på en ejendom, bogføres der ikke noget på den ejendom.

Vælg Udskriv – her får du en liste over indbetalinger

NB hvis der er fejl, udskriver du listen Vis Fejl, så du kan følge op / rette.

Når du er færdig med den samlede bogføring og har rettet eventuelle fejl, indlæser du filen igen og bogfører igen. De manglende poster bliver nu læst ind.

(Poster som allerede er indlæst, bliver IKKE læst ind igen.)

Resultat

Overblik over den samlede indlæsning.

Journal

Anvendes ikke

(Du kan altid udskrive posteringsjournaler på et andet tidspunkt, hvis fx revisor ønsker det.)

GENVEJSTASTER

Tabulator

Flyt til næste felt

Shift + tabulator

Flyt til forrige felt

Alt + understreget bogstav

Fx Alt + B + F åbner menupunktet Boligbogføring

F3

Åbner søgedialogen

F4

Åbner combo-boks (her kan du søge i en anden tabel efter fx finansenhed)

F9

Gem