Opret ejendom

Kundeguide_opret ejendom

Best practice – Kundeguide

Opret ejendom

 

 


Processen i overordnede træk

Vi beskriver her, hvordan du opretter en ny ejendom i din database. Ejendommen kan tilhøre et nyt selskab eller et allerede eksisterende selskab. Processen sker i Opret ejendomsguiden.


Opret en ejendom

01 |   Åbn guiden Opret Ejendom

02 |   Opret først finansenhed(-er) og knyt den til ejendommen (og selskabet, hvis ikke denne allerede er oprettet)

03 |   Opret selskab (hvis det ikke allerede eksisterer)

04 |   Opret ejendom

05 |   I ejendommen oprettes lejemål med tilhørende lejere, alternativt oprettes en tomgang på lejemålet.

 

 

 

 

 

De enkelte trin

  Bolig | Værktøjer | Opret ejendom (Alt + B + Æ + O)

Forretningsstatus

Hvis du allerede har en opret-ejendomsguide i gang, og den har været pauset, vil den blive listet her, og med markering og Næste, vil du genstarte den pausede guide

Afgrænsning

Her fjerner du markeringen i Anvend forretningsdefinitionen indflytning, så skaber du mulighed for at danne indflytninger i din nye ejendom på ”skæve” datoer

 

NB

Ønsker du at oprette en ejendom med udelukkende tomgangslejemål, kan du markere Opret kun tomgangslejere

Start info

Fasen Start kan indeholde en tekst, der kan være forklarende for, hvordan du anvender denne guide. Teksten kan ændres i Definition af forretningsgange under punktet Start info

Ejendom

I fasen Ejendom oprettes finansenhed, selskab og ejendom, og der skabes forbindelse mellem disse.

 

Finansenhed:

Her indtastes nummeret på den nye ejendoms finansenhed, du ønsker at oprette.

Når finansenheden ikke findes i forvejen, flyttes markøren til Naviger, og ved klik på denne navigerer Unik Bolig over i menuen Finans | Finansenhed.

 

NB

Hvis selskabet er et nyt selskab i din database, anbefaler vi, at du opretter finansenheden for selskabet før, du opretter finansenheden for ejendommen. Derved er det muligt evt. at påføre automatisk mellemregning direkte på ejendommens finansenhed.

Ønskes dette, åbner du Finans | Finansenhed og opretter selskabets finansenhed først.

 

Oprettelse af finansenhed kræver dataoprettelse på følgende:

Stamdata

*     Finansenhed (nummer)

*     Finansenhedsnavn

*     Finansenhedsgruppe

*     Std. Kontoplan tilknyttes via knap i nedre højre hjørne

*     Påfør også CVR/SE, Adresse og Postnr.

 

Stamdata 2/Konti/Mellemregning

*     På ejendommens finansenhed påføres mellemregningskonti fra og til. På selskabets finansenhed udfyldes dette ikke

 

Regnskab/Regnskabsår

*     Opret regnskabsår

 

Regnskab/Nummerserieskabelon

*     Vælg hvilke nummerserier du vil oprette ud fra skabelonerne, samt påfør evt. finansenhedsnummeret for Finansenhed, selskabsvise nr.serier, hvis nogle af nummerserierne er på niveau Selskab

 

Regnskab/Nummerserier

*     Vælg Dan automatisk (og nummerserierne bliver vist)

 

Luk finansenhed med Ctrl+F4 og du vender tilbage til Opret ejendomsguiden

Der skal nu være markering i alle 6 status-felter under Finansenhed

 

Selskab/Ejendom

Her indtastes nummeret på selskabet, som ejendommen skal tilhøre.

Hvis selskabet ikke findes i forvejen, flyttes markøren til Naviger, og ved klik på denne navigerer Unik Bolig over i Bolig/Selskab. Hvis selskabet allerede findes, vises navnet på selskabet umiddelbart efter selskabsnummerfeltet.

 

Oprettelse af selskab kræver dataoprettelse på følgende:

Stamdata

*     Selskabsnr.

*     Selskabsnavn

*     Adresse

*     Postnr.

 

Bogføring

*     CVR-nr.

*     Finselskab (finansenhed, som skal anvendes ved bogføring direkte på selskabet)

Luk Selskab med Ctrl+F4 og du vender tilbage til Opret ejendomsguiden

 

Nu indtastes nummeret på ejendommen, du ønsker at oprette. Når ejendommen ikke findes i forvejen, flyttes markøren til Naviger, og ved klik på denne navigerer Unik Bolig over i Bolig/Ejendom.

 

Oprettelse af ejendom kræver dataoprettelse på følgende:

Stamdata

*     Selskabsnr./Ejendomsnr.

*     Ejendomsnavn

*     Adresse

*     Postnr.

*     Boligberegn. start dato

 

Stamdata 2/Lejer

*     Rykkermetode, alle 3 felter

*     Opkrævningsmetode

*     Opkrævning v/flytning

*     Cifre i ident (15/16) – skal altid være 15

*     Løbedage

*     Årets 1. termin

*     Terminer pr. år

*     Istandsættelsesperiode

 

Stamdata 2/Bogføring

*     Reg.nr. & kontonr.

*     PBS-nr.

*     BS Debitorgruppe

*     FI-kreditornr.

*     CVR-nr./SE-nr.

*     Finansenhed (nr. som tilhører denne ejendom)

*     Restancekto. nuboende (Finansenhed og Konto)

*     Restancekto. Indflyttere (Finansenhed og Konto)

*     R.kto afsluttet flytteopg (Finansenhed og Konto)

*     R.kto under fraflytning (Finansenhed og Konto)

*     Bogf. kto. bankposter (Finansenhed og Konto)

*     Bogf. kto. uanbringelige (Finansenhed og Konto)

*     Samlekto. Bankposter (Finansenhed og Konto)

Luk Ejendom med Ctrl+F4 og du vender tilbage til Opret ejendomsguiden. Der skal nu være markering i alle 5 status-felter under Finansenhed

 

NB

Hvis der ikke er markering i alle 11 statusfelter, mangler du at oprette noget, og du vil ikke kunne afslutte opret ejendomsguiden

Ejendomsgrupper

Ejendomsgrupperne skal her tildeles værdier. Du kan vælge de boligtyper, de forretningsgangstilknytningsgrupper, de sumtyper, de varslingsgrupper og de areal- og fordelingstyper, der findes i ejendommen. Alle disse skal have mindst én valgt værdi (vedligeholdelsespligt skal forblive tom)

Lejemål – felter

Du skal ikke ændre noget i denne fase.

Fasen forklarer, hvilke felter på lejemålet, der opsættes som ikke-fastlagte, automatiske, faste og variable.

 

NB

Ønsker du at afvige fra standard, kan du trække felterne fra den ene kolonne til den anden.

Lejemål – faste

Vælg fane nr. 1, Stamdata

Her påfører du de faste felter en værdi på lejemålene.

Udfyld Typeklassifikation, Depositum og Oplysninger.

 

NB

Hvis værdierne ikke passer på alle lejemål, ændres dette efter den endelige oprettelse på de lejemål, hvor værdierne ikke er korrekte. Brug derfor ”80/20”-reglen

 

Vælg herefter fane nr. 3, Areal/fordelingstal

Opret her Fordelingstype, som valgt i Ejendomsgruppe-fasen (typisk bruttoareal)

Påfør Start dato og Værdi

 

NB

Værdien vil være det fordelingstal, der passer bedst på flest lejemål i ejendommen, du er ved at oprette

Lejemål – variable

Du skal her oprette én opgang pr. adresse.

Vælg Opret opgang og påfør

*     Opgange (1)

*     Etager pr. opgang (stuen tæller som én etage)

*     Lejemål pr. etage (her vælges det antal, der er højst, når du sammenligner etagerne)

*     Vejnavn, husnummer og bogstav i 3 forskellige felter

Opret de ”opgange”, der er brug for, så alle lejemål er oprettet på de rigtige adresser.

 

NB

Skulle der med denne metode blive oprettet lejemål, som ikke findes, kan du markere dem enkeltvis og vælge Funktion/Slet lejemål

Lejere – felter

Du skal ikke ændre noget i denne fase.

Fasen forklarer, hvilke felter på lejeren, der opsættes som ikke-fastlagte, faste og variable.

 

NB

Ønsker du at afvige fra standard, kan du også her trække felterne fra den ene kolonne til den anden.

Lejere – faste

Stamdata

*     Udfyld Opkrævningsmetode, Rykkerkode og Løbedage

Opkrævning

*     Udfyld datoer i 1. ordinære opkrævning og Standard startdato, samt udfyld Standard antal terminer

Opdater herefter alle felter

Lejere – variable

Marker den Opgang, hvor du ønsker at påføre lejeres navne og indflytningsdato

Under Lejemål påføres fornavn og mellemnavn/-e i Navn1, efternavn i Navn2, samt indflytningsdato i Indflytningsdato

 

NB

Hvis du har et tomgangslejemål i din oprettelse, udfylder du ikke Navn1 og Navn2, men sætter indflytningsdato på med en fiktiv dato fx 01-01-2000. Derved oprettes en lejer nr. 1, og lejemålet er klar til indflytning

 

Der findes også en Fane 2, Adresse

Her er det muligt at påføre en Juridisk Lejer 2. Dette gøres ved at vælge Manuel oprettelse i feltet Anvend under Adresse 2. Efter udfyldning af data trykkes Gem

 

NB

På Fane 2, Adresse er det også muligt at påføre yderligere oplysninger på den oprettede lejer, såsom telefonnummer og mailadresse.

Afslutning

Her foretages en Kontrol, som kontrollerer, om der er de nødvendige data i oprettelsen til at kunne oprette ejendommen indeholdende lejemål og lejere. Efter kontrollen er afsluttet, kan du udføre guiden, og data vil nu være tilgængelige i Unik Bolig.

 

Tips & tricks
Du kan efter udførslen af guiden gå ind i de forskellige kartoteker og tilrette de lejemål, som måtte være oprettet forkert, da du anvendte ”80/20”-reglen. Du vil kunne opleve, at du ikke har fået alle relevante ejendomskoder oprettet i guiden på ejendommen. Dette kan du redigere i Bolig/Ejendom, Stamdata2/Ejendomskoder, og du vil herefter kunne vælge den rigtige ejendomskode på lejemålet.
Du kan ændre lejemålenes adresser i fasen Lejemål – variable. Unik Bolig vil fx foreslå st.tv./st.mf/st.th, når du vælger 3 lejemål pr. etage. Disse benævnelser kan ændres ved at ”skrive oveni”. Dvs. du kan rette benævnelserne, som du ønsker det.
Genvejstaster

Tabulator

Flyt til næste felt

Shift + tabulator

Flyt til forrige felt

F4

Åbn combo-boks (her kan du søge i en anden tabel efter fx finansenhed)

Shift + Ctrl + F

Åbner finanskontokort

Alt + B + D

Åbner stamdata på ejendom

F3

Åbner søgedialogen

F9

Gem

Hvad nu hvis jeg vil...

… bogføre primoposteringer på de oprettede lejere:

Dette skal gøres i en bogføringskladde med bogføringstype U (selvudligning). Derved kan du bogføre allerede opkrævede deposita, acontoopkrævninger osv ind på de nyoprettede lejere. Modpost vil typisk være en uanbringelighedskonto.

… ændre på oprettelsen af data efter at have udført opret ejendomsguiden:

Her må du slå data op, fx lejemålet, og ændre data direkte på lejemålets stamdata. Alternativt kan du anvende Generelt/Værktøjer/Masserettelser, hvis der er tale om et felt, som Masserettelser understøtter, og mængden er for stor til at rette enkeltvis

… påføre varslingslinjer på de oprettede lejemål/lejere:

Dette gøres ved at anvende de gængse værktøjer, varslingsguiden, massevarslingsguiden eller oprettelse direkte på lejemål eller lejer.

… slette de data, jeg har oprettet:

Så længe du ikke har bogført på ejendommen, vil det være muligt anvende Bolig/Værktøjer/RedigerSlet ejendom til at slette en ejendom med tilhørende lejemål/lejere