Varsling og massevarsling

Best practice – Kundeguide

Varsling & massevarsling

 

 


Processen i overordnede træk

I denne kundeguide beskriver vi, hvornår og hvordan du bruger henholdsvis varslingsguiden og massevarslingsguiden i Unik Bolig.

Når du kører varslingsguiden og massevarslingsguiden, lægges de relevante beløb ind på lejer / lejemål. I varslingsguiden kan du desuden udskrive varslingsbreve til lejerne.

 

Varslingsguiden

Bruger du typisk, når du skal lave den samme ændring hos mange lejere fx en procentvis ændring for alle lejere i en ejendom eller en ændring, der kan beregnes via en formel.

·          Du kan vælge, om beløb skal tilknyttes på lejemål (fremtidige lejere overtager varslingen), eller på lejerniveau (varslingen annulleres, hvis lejer fraflytter). Varslingerne bogføres på lejerens kontokort.

 

·          Du kan udskrive dine varslingsbreve via guiden.

 

·          Du kan oprette varslingsdefinitioner (skabelon) til varslingsguiden med fx en eller flere opkrævningstyper og/eller et bestemt brev, så du kan genbruge varslingsdefinitionen. Du sætter dette op i forretningsgangen.

 

Når depositum og forudbetalt leje skal reguleres i forbindelse med regulering af leje, skal du oprette en varslingsdefinition, der indeholder de relevante opkrævningstyper for leje, depositum og forudbetalt leje.

 

Massevarslingsguiden

Er tænkt til to situationer:

·          Når du fx har købt eller overtaget en ny ejendom, hvor alle lejere skal registreres med husleje, aconto varme, aconto vand og lign.

 

·          Når du skal lave individuelle varslinger – altså når varslingsbeløbene er forskellige per lejemål, per kvadratmeter, per vurderingslejekrone eller lign.

 

Du skal være opmærksom på, at du ikke kan udskrive varslingsbreve i massevarslingsguiden. Hvis du har behov for at udskrive varslingsbreve, skal du lave varslingerne i Varslingsguiden.


 

Menupunkter vedrørende varsling

Overblik over de menupunkter, der vedrører varslinger:

Bolig

 

 

Varslinger

Varsling

Bruges ved varslinger og udskrivning af varslingsbreve, hvor der er flere, der skal varsles efter samme princip fx med XX kr./m2.

Massevarsling

Bruges typisk ved opstart af ny ejendom og ved individuel varsling.

Rediger varslinger

Bruges bl.a. ved redigering eller oprettelse af skabelonlinjer, der benyttes ved ind- og fraflytning.

 

Dette menupunkt omtales ikke i denne kundeguide.

Autoregulering

Bruges ved varsling af autoreguleringer på leje og udskrivning af tilhørende varslingsbreve.

 

Dette menupunkt omtales ikke i denne kundeguide

Antenne varslingsguide

Dette menupunkt omtales ikke i denne kundeguide

 


 

De enkelte trin

01 |    Kør varslingsguiden

  Bolig | Varslinger | Varsling (Alt + B + V + V)

Afgrænsning

Hvis du afgrænser på Ejendom, får du det bedste overblik ift. at afstemme beløb / saldi, når du har afsluttet guiden.

Definition

Du kan vælge en varslingsdefinition, hvis der er oprettet sådanne i forretningsgangen, eller du kan vælge Åben varsling. Ved Åben varsling har du adgang til ALLE typer varslinger.

Datoer og niveau

*        Startdato og 1. ordinære opkrævning styrer hvornår, den første opkrævning skal foretages.

*        Med Gældende pr. kan du regulere tilbage i tid.

*        I Tilknytning vælger du, om beløb skal tilknyttes på lejemål (fremtidige lejere overtager varslingen), eller på lejerniveau (varslingen annulleres, hvis lejer fraflytter).

*        Terminer pr. år bruger du kun, hvis du fx laver en årlig opkrævning hos en lejer, der normalt bliver opkrævet månedligt.

Udvalgte lejere

Du kan fravælge lejere, der ikke skal have varslingen.

(Denne fase kan slås fra i forretningsgangen)

Varsling

*        Har du valgt en varslingsdefinition, skal du vælge Opret definitioner og dine foruddefinerede varslingsserier kan nu tilrettes ved at dobbeltklikke på linjen / markere linjen og vælge Rediger. Se eksempler på dette i FAQ.

*        Har du valgt Åben varsling indtaster du den relevante opkrævningstype via Opret.

*        I dialogboksen vælger du derefter Beregning, markerer og indtaster den relevante beregningsmetode. Se eksempler på dette i FAQ.

*        På fanen Tilknytning kan du afgrænse varslingen til bestemte ejendoms- eller varslingstyper og afgrænse på bygninger eller lejemål.

*        Fanen Formel viser eventuel formel, hvis dette er valgt under fanen Beregning.

*        Fanen Hændelser benyttes ikke i forbindelse med varslinger.

 

*        Opret eventuelt flere varslinger. Klik Næste, når du har oprettet de varslinger, du har brug for.

Varslingslinjer

*        Med Opret opkrævningslinjer opdaterer du dine relevante kartoteker med de nye varslinger.

*        Med Udskriv kan du se eller udskrive og tjekke den samlede varslingsliste. Hvis der er fejl, bruger du Tilbagefør og går baglæns i guiden og retter til.

*        Udskriften Varslet / gældende leje viser den nye gældende leje pr. år.

*        Udskriften Dækkerliste viser lejere / lejemål, hvor der ligger en varsling både på lejemål- og lejerniveau med samme opkrævningstype, eller hvor der ligger en varsling på samme opkrævningstype på et senere tidspunkt.

*        Udskriften Enheder der ikke rammes siger vist sig selv.

Godkend varsling

*        Godkend og udskriv varslingsbreve med Breve varslet i guiden.

*        Du afslutter din guide ved at klikke Udfør

 


 

02 |    Kør massevarslingsguiden

  Bolig | Varslinger | Massevarsling (Alt + B + V + M)

Afgrænsning

Ved at afgrænse på ejendom får du det bedste overblik, når du senere skal afstemme beløb.

Varsling

Knappen Funktion åbner dialogboksen Opret serie:

*        udfyld opkrævningstype, startdato og evt. slutdato og gældende pr.

*        I Måneder pr. beløb vælger du om beløbet skal dække fx 1 måned, 3, 6 eller 12 måneder

*        Terminer pr. år bruger du, hvis det afviger fra normalt – hvis du fx skal opkræve noget årligt hos en lejer, der normalt er månedsopkrævet.

*        Type – marker Engangsopkrævning, når det er relevant

*        På fanen afgrænsning kan du afgrænse på varslingstype, bygning og lejemål, hvis dette er relevant

 

Har du brug for flere opkrævningstyper, skal du under Funktion vælge Opret en varslingsserie (Shift +O) og gentage ovenstående.

 

Tilbage i listen over de opkrævningstyper, du har oprettet, indtaster du det månedlige, kvartalsvise, årlige beløb, så det harmonerer med, hvad du har indtastet i feltet Måneder pr. beløb.

 

Hvis der nogle, der ikke skal opkræves, skal du under Funktion vælge Slet blanke varslinger (Shift + B) før du vælger Næste.

Tilknytning

Læg varslingerne i de valgte kartoteker med knappen Ajourfør.

Under varslingsliste kan du se/udskrive de oprettede varslinger.

Godkend

Når du har godkendt og klikket Udfør, kan du se de oprettede beløb på lejeoversigten.

 


 

Tips & tricks

I massevarslingsguiden kan du på fasen Varsling højreklikke og vælge Vis gruppering (CTRL + G). På denne måde kan du trække overskriften for en kolonne op for at gruppere listen efter kolonnen. Du kan fx gruppere på opkrævningstyper, hvis du laver flere varslingsserier.

I guiden Annuller boligposteringer (Bolig/Værktøjer/Annuller boligposteringer) kan du stoppe og/eller slette varslinger. Du kan dog kun kan slette en varsling, hvis den ikke allerede er blevet brugt i en boligberegning.

 

GENVEJSTASTER

 

Alt + B + V + V

Åbner varslingsguiden

Alt + B + V + M

Åbner massevarslingsguiden

Tabulator

Flyt til næste felt

Shift + tabulator

Flyt til forrige felt

F3

Søg

F4

Åbner dialogboks (her kan du søge i en anden tabel efter fx finansenhed)

F9

Gem

Alt + understreget bogstav

Fx Alt + n + å åbner menupunktet Finans/Årsafslutning

 

 

 

Tips & tricks
I massevarslingsguiden kan du på fasen Varsling højreklikke og vælge Vis gruppering (CTRL + G). På denne måde kan du trække overskriften for en kolonne op for at gruppere listen efter kolonnen. Du kan fx gruppere på opkrævningstyper, hvis du laver flere varslingsserier.
I guiden Annuller boligposteringer (Bolig/Værktøjer/Annuller boligposteringer) kan du stoppe og/eller slette varslinger. Du kan dog kun kan slette en varsling, hvis den ikke allerede er blevet brugt i en boligberegning.
Genvejstaster

Alt + B + V + V

Åbner Varslingsguiden

Alt + B + V + M

Åbner massevarslingsguiden

Alt + N + Å

Åbner Finans | Årsafslutning

Tabulator

Flyt til næste felt

Shift + tabulator

Flyt til forrige felt

F4

Åbn combo-boks (her kan du søge i en anden tabel efter fx finansenhed)

Shift + Ctrl + F

Åbner finanskontokort

Alt + B + D

Åbner stamdata på ejendom

F3

Åbner søgedialogen

F9

Gem

Hvad nu hvis jeg vil...

Lægge 2 % til huslejen på alle lejere i en ejendom

Bolig | Varslinger | Varsling Afgræns på den ejendom du ønsker at varsle på. Vælg Åben Varsling Indtast Start dato og evt. Gældende pr., hvis varsling skal ske med tilbagevirkende kraft. På fasen Varsling vælges Opret 1. Indtast den opkrævningstype der skal ændres. 2. På fasen Beregning vælges Procent i Beregningsmetode 2. Angiv herefter 2 i feltet Procentsats og vælg OK På fasen Varslingslinjer vælges Opret opkrævningslinjer. På fasen Godkend varsling vælges Godkend Guiden kan herefter udføres.