BS Plus
Indhold
01 | Opret likvidkonto for hver konto, der skal kunne betales fra
06 | Afmelding af BS plus-aftale
08 | Konteringsdefinitioner (bogføres på samme konto)
09 | Konteringsdefinitioner (bogføring på forskellige konti)
10 | Import af medsendte bilagt
Best practice – Kundeguide BS plus
Processen overordnet
BS Plus er et værktøj, der hjælper dig med at strukturere virksomhedsregninger. Løsningen automatiserer håndteringen af de faste regninger, som er tilmeldt til betalingsservice.
NB BS plus er en håndteringsmetode og IKKE en betalingsmetode.
Selve processen
Der er helt overordnet fem trin, du skal igennem og fire guider, du skal arbejde i:
1. Du indlæser 640-filen i guiden Import, BS Plus aftaler
2. Du indlæser 626-filen i guiden Betalingsregistrering
3. Du tjekker betalingsoversigt, redigerer og bogfører eller afviser eventuelt betalinger.
4. Når alle betalingerne er bogført, pakker du ZIP-filen fra Nets ud og indlæser den i guiden Import, BS Plus Bilag.
5. Har du lavet ændringer, tilmeldt nye aftaler eller lignende i løbet af en måned, skal du danne en 605-fil til Nets i guiden Eksport, BS Plus Aftaler. Denne skal herefter sendes til Nets.
Forudsætninger
For at kunne bruge denne kundeguide skal du sørge for:
1. administrator er oprettet som dataleverandør hos Nets
2. alle finansenheder (kontonumre) er tilmeldt BS plus
3. at I har købt modulet BS plus til Unik Bolig
4. at der er opsat forretningsgange på:
a. BS Plus betaling
b. BS Plus importer aftaler
c. BS Plus eksporter aftaler
d. BS Plus afmelding
e. BS Plus medsend bilag
5. at guidenummerserie er oprettet.
Filer ind & ud – illustreret
I processen omkring BS Plus er der fire filer. Som illustrationen viser, er der tre filer, du modtager fra Nets, og én fil, du kan sende til Nets.
· 640-leverance – en fil, som indeholder betalingsservice aftaler
· 626-leverance – en fil, som indeholder betalinger, som bliver gennemført den kommende måned
· ZIP-fil – en ZIP mappe, som indeholder evt. underbilag
· 605-leverance – en fil, som indeholder afviste betalinger, afmeldte aftaler og tilmeldinger (nye aftaler)
Menupunkter i BS plus-modulet
Overblik over de menupunkter, der vedrører BS plus:
Finans | BS plus (Alt + N + B) | |
BS plus aftale | Her kan du søge alle BS Plus-aftaler frem og oprette nye aftaler. |
Konteringsdefinition | Oversigt over oprettede konteringsdefinitioner. |
Betalingsregistrering | I denne guide indlæser og bogfører du betalingsfilen fra Nets (626-fil). |
Betalingsoversigt | Oversigt over alle betalinger. Her kan du redigere i aftaler, afvise betalinger og oprette konteringsdefinitioner. |
Eksport, BS plus aftaler | I denne guide danner du eksportfil til Nets (605-fil), hvis du har afmeldte aftaler, afviste betalinger og ændringer på aftaler. |
Import, BS plus aftaler | I denne guide indlæser du aftalefil fra Nets (640-fil), hvis der er nye aftaler, afmeldte aftaler og opdaterede aftaler. |
Import, BS plus bilag | I denne guide knytter du medsendte bilag fra Nets til de bogførte betalinger. |
Afmelding, BS plus aftaler | I denne guide afmelder du aftaler fx for en hel finansenhed. |
Budget, BS plus aftaler | I denne guide sætter du fremskrivningsprocent for betalingsbeløb. |
De enkelte trin
01 | Opret likvidkonto for hver konto, der skal kunne betales fra
NB Likvidkontoen er den bankkonto, som betalinger via betalingsservice hæves fra. Du skal oprette en likvidkonto for hver enkelt af de finansenheder, der skal ske betalinger fra.
Finans | Likvidkonto | Likvidkonto
Stamdata | Udfyld felterne:
|
Udbetalinger | Markér feltet Aktiv i BS plus, indtast datoen for første gang kontoen skal benyttes i BS Plus i feltet Dato, indtast CVR-nr. og PBS-nr. |
NB Du skal opsætte automatisk mellemregning mellem ejendommenes (afdelingernes) finansenheder og selskabets finansenhed, hvis du har betalinger via Betalingsservice fra samme bankkonto i et selskab med underliggende ejendomme (afdelinger).
Og du skal så kun oprette en likvidkonto i selskabets finansenhed.
02 | Import af aftaler
Guiden Import, BS plus aftaler opretter og opdaterer BS Plus-aftaler. Følg guiden og indlæs 640-fil.
Finans | BS plus | Import, BS plus aftaler (Alt + N + B + I)
Start info | Vælg Næste |
Afgrænsning |
|
Indlæsning | Oversigt over aftaler, som filen indeholder – oprettede og opdaterede aftaler. NB Kontrollér teksten i kolonnerne Opdater og Bemærkning – er der nogle data der ikke stemmer, skal dette rettes. |
Kontrol likvidkonti | Hvis en likvidkonto er aktiv i BS plus og bankkontonr. matcher, men reg.nr. ikke matcher, vises den her. |
Opdater | Vælg Opdater – der vil herefter fremgå, hvad der er indlæst fx:
|
Meddelelser | Her kan du se, hvis der er fejl i kørslen. |
Slut info | Du afslutter din guide ved at klikke Udfør |
03 | Import af betalinger
Guiden Betalingsregistrering indlæser, registrerer og bogfører BS-betalinger, som bliver betalt den kommende måned. Følg guiden og indlæs 626-fil.
Finans | BS Plus | Betalingsregistrering (Alt + N + B + B + Enter)
Start info | Start processen via knappen Næste |
Valg af fil | Find den fil, som du vil indlæse ved at vælge de 3 prikker til højre |
Oversigt | Her vises en oversigt over betalingerne, som filen indeholder. |
Udskrifter | Du kan se eller udskrive de indlæste betalinger ved at vælge en eller flere rapporttyper |
Videresend | Anvendes ikke |
Bogføring |
Betalinger, hvor aftalen har tilknyttet konteringsdefinition, bliver bogført på angivende debet konto/konti og likvidkonto. Betalinger, hvor aftalen mangler tilknyttet konteringsdefinition, bliver bogført på fejlkonto for BS plus og likvidkonto. Disse behandles i Betalingsoversigten. |
Journal | Du kan eventuelt udskrive en bogføringsjournal. |
Slut info | Du afslutter din guide ved at klikke Udfør |
04 | Betalingsoversigt
I menupunktet Betalingsoversigt kan du redigere aftaler, tilknytte konteringsdefinitioner til aftaler, redigere og tilpasse konteringsdefinitioner, bogføre redigerede / rettede betalinger, se kontering, afvise betaling og meget mere.
Finans | BS plus | Betalingsoversigt (Alt + N + B + O)
Betalingsoversigt er opdelt i tre sektioner:
Totaler pr. status |
|
Betalinger med valgte status | Se de betalinger og den status, der er valgt ovenfor. |
Betalingsspecifikation | Se den specifikation, der er angivet på betalingen markeret i feltet Betalinger med valgte status. |
05 | Opret ny BS plus-aftale
Finans | BS plus | BS plus aftale (Alt + N + B + Enter)
a. Vælg opret aftale
Stamdata | PBS-Aftalenr. | Skal ikke udfyldes |
Navn | Angiv navn på aftalen. Denne tekst vil også være din bogføringstekst. | |
PBS-oplysninger | Udfyld med de oplysninger, der fremgår af indbetalingskortet, du ønsker at tilmelde. | |
Finansenheder | Indtast de finansenheder, udgiften skal bogføres på. | |
Bankkonto | Vælg den finansenhed og likvidkonto betaling sker fra. |
b. Gem ved at klikke F9
Din aftale er nu gemt og du kan sende til Nets via guiden Export, BS Plus aftaler.
06 | Afmelding af BS plus-aftale
Finans | BS plus | BS plus aftale (Alt + N + B + Enter)
Find din aftale ved at udfylde PBS aftalenr. / søg ved at klikke F3.
· Vælg Afmeld aftale
· Status ændres nu til:
o Oprettelsesstatus Under afmelding
o Ajourføringsstatus Sendes
· Gem ved at klikke F9
Din afmeldte aftale er nu gemt, og klar til afsendelse til Nets via guiden Export, BS Plus aftaler.
07 | Afvis betaling
Finans | BS plus | BS plus aftale (Alt + N + B + Enter)
Find din aftale ved at udfylde PBS aftalenr. / søg ved at klikke F3.
· Vælg fanen Oversigter
· På listen finder du den betaling, der skal afvises, og markerer den
· Vælg herefter Funktion og Afvis betaling
· Gem ved at klikke F9
Din afviste betaling er nu gemt, og klar til afsendelse til Nets via guiden Export, BS Plus aftaler.
Konteringsdefinitioner
Har du en betaling i din Betalingsoversigt, der er angivet med status Ingen Konteringsdefinition, skal du tage stilling til, om du allerede har en konteringsdefinition, du kan anvende, eller om du vil oprette en ny. Hvis du vil tjekke, om du har en konteringsdefinition, markerer du betalingen og vælger pilen ud for Konteringsdefinition. Klik Tilknyt konteringsdefinition, så får du en oversigt over, de konterings-definitioner, der findes i din database i dag. Er der ikke nogen af dem, du kan bruge, opretter du en ny.
08 | Konteringsdefinitioner (bogføres på samme konto)
Finans | BS plus | Betalingsoversigt (Alt + N + B + O)
a. Markér den betaling der skal oprettes konteringsdefinition til, og vælg pilen ud for Konteringsdefinition. Vælg så Opret konteringsdefinition.
Generelt | Søgenøgle | Her udfyldes en kort beskrivelse af, hvad der bogføres med denne konteringsdefinition. Fx BRF Kredi, Ørsted El eller Københavns Kommune – ejendomsskat … |
Navn | Samme som ovenfor. | |
Kontoplan | Vælg Standardkontoplan, privat ejendomsadm. | |
Hele betalingen debiteres altid nedenstående konto | P | |
Konto | Indsæt den konto, du vil bogføre betalingen på. | |
Påfør periode | Vælg, hvis du vil have bogføring med periode. Det er en forudsætning, at periode fremgår af betalingsspecifikation. | |
Tekst | Aftalens navn | P |
Periode | Find periode i betalingsoversigten | P |
Søgetekst | Hvis perioden ikke automatisk findes, angives det første ord i den linje, hvor perioden fremgår. |
b. Vælg OK – og din konteringsdefinition er oprettet.
09 | Konteringsdefinitioner (bogføring på forskellige konti)
Finans | BS plus | Betalingsoversigt (Alt + N + B + O)
a. Markér den betaling der skal oprettes konteringsdefinition til, og vælg pilen ud for Konteringsdefinition. Vælg så Opret konteringsdefinition.
Generelt | Søgenøgle | Her udfyldes en kort beskrivelse af, hvad der bogføres med denne konteringsdefinition. Fx BRF Kredi, Ørsted El eller Københavns Kommune – ejendomsskat … |
Navn | Samme som ovenfor. | |
Kontoplan | Vælg Standardkontoplan, privat ejendomsadm. | |
Hele betalingen debiteres altid nedenstående konto | | |
Fejlkonto | 99998 | |
Påfør periode | Vælg, hvis du vil have bogføring med periode. Det er en forudsætning, at periode fremgår af betalingsspecifikation. | |
Tekst | Aftalens navn | P |
Periode | Find periode i betalingsoversigten | P |
Søgetekst | Hvis perioden ikke kommer frem automatisk, skriver du det første ord i den linje, hvor perioden fremgår. | |
Regler | Tilføj | Angiv navn på reglen. Du kan vælge at navnet skal fremgå i bogføringsteksten. |
Tekst | Angiv det første ord i den linje, hvor betalingen fremgår. Vælg herefter OK. Når reglen er oprettet korrekt, vil linjen med betalingen i betalingsspecifikationen ændre farve, så denne er identisk med farven der fremgår af reglen. | |
Navn i bogføringstekst | Her vælger du, om reglens navn skal fremgå bagerst eller forrest i din bogføringstekst. | |
Konto | Vælg den konto, hvor beløbet skal bogføres. | |
Position | Positionen afgør, hvor i betalingsspecifikationen systemet skal søge efter beløb. Skifter linjen med beløb ikke farve (og reglen derfor ikke kan læses), kan det være nødvendigt at ændre positionen. |
b. Start forfra ved Tilføj ved oprettelse af flere regler. Vælg OK – og din konteringsdefinition er oprettet.
10 | Import af medsendte bilagt
Guiden indlæser bilag til de bogførte posteringer. ZIP-filen du modtager fra Nets skal pakkes ud, inden den gemmes i den mappe der er oprettet på fælles drevet til bilag.
Finans | BS plus | Import, BS plus bilag (Alt + N + B + I)
Startinfo | | Gå videre ved at vælge Næste |
Udpeg filer til indlæsning | | Vælg de tre prikker og find den mappe, dit bilag ligger i og klik Næste. |
Indlæsning | Info | Se hvor mange bilag, der er klar til indlæsning. Vælg Import. Tjek hvor mange bilag, der er indlæst korrekt. |
Fejl | Se eventuelle fejl i indlæsning. Der oprettes automatisk en mappe med ikke indlæste bilag. | |
Kvittering | | Gå videre ved at vælge Næste |
Slutinfo | | Du afslutter din guide ved at vælge Udfør. |
11 | Afmelding af flere aftaler
Med denne guide, kan du afmelde alle betalinger via Betalingsservice i en eller flere finansenheder. Du bruger guiden fx ved salg eller overdragelse af en ejendom.
Finans | BS plus | Afmelding, BS plus-aftaler (Alt + N + B + A)
Startinfo | | Gå videre ved at klikke Næste. |
Afgrænsning | Finansenhedsgruppe | Indtast evt. finansenhedsgruppe i interval |
Finansenhed | Indtast evt. finansenhed i interval | |
Funktion | Anvendes ikke | |
Afmeld pr. | Angiv pr. hvilken dato afmelding skal ske. | |
Aftaler | | Se alle de aftaler, der findes på det angivne interval. Skal alle aftaler afmeldes:
|
Slutinfo | | Du afslutter din guide ved at vælge Udfør. |
Dine afmeldte aftaler er nu gemt og klar til afsendelse via Nets. Du sender dem via guiden Eksport, BS plus aftaler.
12 | Eksport
I guiden her danner du en 605-fil. Filen skal sendes til Nets.
Finans | BS plus | Eksport, BS plus aftaler (Alt + N + B + P + Enter)
Startinfo | | | Gå videre ved at klikke Næste. |
Afgrænsning | Filplacering | | |
Info | | | |
Angiv placering | Medtag ændringer til aftaler og oprettelser af aftaler | P | |
Medtag afvisning af betalinger | P | ||
Medtag aftaler under afmelding | P | ||
Aftaler | | | Se de aftaler, der er indeholdt i 605-filen til Nets. Gå videre via Næste. |
Opdater | | | Vælg Eksportér for at danne en fil. Filen gemmes på den valgte placering. Gå videre via Næste. |
Slutinfo | | | Du afslutter din guide ved at vælge Udfør. |
Når du har udført guiden, sender du filen til Nets på samme hjemmeside, du henter Nets-filer.