BS Plus

Best practice – Kundeguide

BS plus

 

 


Processen overordnet

BS Plus er et værktøj, der hjælper dig med at strukturere virksomhedsregninger. Løsningen automatiserer håndteringen af de faste regninger, som er tilmeldt til betalingsservice.

NB BS plus er en håndteringsmetode og IKKE en betalingsmetode.

 

Selve processen

Der er helt overordnet fem trin, du skal igennem og fire guider, du skal arbejde i:

1.    Du indlæser 640-filen i guiden Import, BS Plus aftaler

2.    Du indlæser 626-filen i guiden Betalingsregistrering

3.    Du tjekker betalingsoversigt, redigerer og bogfører eller afviser eventuelt betalinger.

4.    Når alle betalingerne er bogført, pakker du ZIP-filen fra Nets ud og indlæser den i guiden Import, BS Plus Bilag.

5.    Har du lavet ændringer, tilmeldt nye aftaler eller lignende i løbet af en måned, skal du danne en 605-fil til Nets i guiden Eksport, BS Plus Aftaler. Denne skal herefter sendes til Nets.

 

Forudsætninger

For at kunne bruge denne kundeguide skal du sørge for:

1.     administrator er oprettet som dataleverandør hos Nets

2.     alle finansenheder (kontonumre) er tilmeldt BS plus

3.     at I har købt modulet BS plus til Unik Bolig

4.     at der er opsat forretningsgange på:

a.     BS Plus betaling

b.     BS Plus importer aftaler

c.     BS Plus eksporter aftaler

d.     BS Plus afmelding

e.     BS Plus medsend bilag

5.     at guidenummerserie er oprettet.

 

Filer ind & ud – illustreret

 

 

I processen omkring BS Plus er der fire filer. Som illustrationen viser, er der tre filer, du modtager fra Nets, og én fil, du kan sende til Nets.

·          640-leverance – en fil, som indeholder betalingsservice aftaler

·          626-leverance – en fil, som indeholder betalinger, som bliver gennemført den kommende måned

·          ZIP-fil – en ZIP mappe, som indeholder evt. underbilag

·          605-leverance – en fil, som indeholder afviste betalinger, afmeldte aftaler og tilmeldinger (nye aftaler)

 

 

Menupunkter i BS plus-modulet

Overblik over de menupunkter, der vedrører BS plus:

Finans | BS plus (Alt + N + B)

BS plus aftale

Her kan du søge alle BS Plus-aftaler frem og oprette nye aftaler.

Konteringsdefinition

Oversigt over oprettede konteringsdefinitioner.

Betalingsregistrering

I denne guide indlæser og bogfører du betalingsfilen fra Nets (626-fil).

Betalingsoversigt

Oversigt over alle betalinger.

Her kan du redigere i aftaler, afvise betalinger og oprette konteringsdefinitioner.

Eksport, BS plus aftaler

I denne guide danner du eksportfil til Nets (605-fil), hvis du har afmeldte aftaler, afviste betalinger og ændringer på aftaler.

Import, BS plus aftaler

I denne guide indlæser du aftalefil fra Nets (640-fil), hvis der er nye aftaler, afmeldte aftaler og opdaterede aftaler.

Import, BS plus bilag

I denne guide knytter du medsendte bilag fra Nets til de bogførte betalinger.

Afmelding, BS plus aftaler

I denne guide afmelder du aftaler fx for en hel finansenhed.

Budget, BS plus aftaler

I denne guide sætter du fremskrivningsprocent for betalingsbeløb.

 


 

De enkelte trin

01 |    Opret likvidkonto for hver konto, der skal kunne betales fra

NB Likvidkontoen er den bankkonto, som betalinger via betalingsservice hæves fra. Du skal oprette en likvidkonto for hver enkelt af de finansenheder, der skal ske betalinger fra.

   Finans | Likvidkonto | Likvidkonto

Stamdata

Udfyld felterne:

*        Finansenhed (vælg den finansenhed, som er tilmeldt til BS plus)

*        Konto udfyldes med 78510

*        Pengeinstitut (bankens navn)

*        Reg.nr./Bankkonto (bankkontonummer skal indeholde 10 cifre)

*        Status skal sættes til Aktiv

Udbetalinger

Markér feltet Aktiv i BS plus, indtast datoen for første gang kontoen skal benyttes i BS Plus i feltet Dato, indtast CVR-nr. og PBS-nr.

 

NB Du skal opsætte automatisk mellemregning mellem ejendommenes (afdelingernes) finansenheder og selskabets finansenhed, hvis du har betalinger via Betalingsservice fra samme bankkonto i et selskab med underliggende ejendomme (afdelinger).

Og du skal så kun oprette en likvidkonto i selskabets finansenhed.

 

 

02 |    Import af aftaler

Guiden Import, BS plus aftaler opretter og opdaterer BS Plus-aftaler. Følg guiden og indlæs 640-fil.

  Finans | BS plus | Import, BS plus aftaler (Alt + N + B + I)

Start info

Vælg Næste

Afgrænsning

*        Find den fil, som du vil indlæse ved at vælge de 3 prikker til højre

*        Opret nye aftaler automatisk P

*        Sæt status til ophørt for manglende aftaler NB må først markeres, når aftaler med Nets er på plads og alt er indeholdt i den fil I får.

*        Opdater aftaletekster P

*        Opdater Pbs-nr. og debitorgruppe P

*        Klik på Indlæs aftaler
Du kan nu se stamoplysninger om den indlæste fil i infoboks midt på siden.

*        Vælg Næste

Indlæsning

Oversigt over aftaler, som filen indeholder – oprettede og opdaterede aftaler.

 

NB Kontrollér teksten i kolonnerne Opdater og Bemærkning – er der nogle data der ikke stemmer, skal dette rettes.

Kontrol likvidkonti

Hvis en likvidkonto er aktiv i BS plus og bankkontonr. matcher, men reg.nr. ikke matcher, vises den her.

Opdater

Vælg Opdater – der vil herefter fremgå, hvad der er indlæst fx:

*        Der er opdateret xxx aftaler

*        Der er oprettet xxx aftaler automatisk

*        Fejlagtige aftaler

Meddelelser

Her kan du se, hvis der er fejl i kørslen.

Slut info

Du afslutter din guide ved at klikke Udfør

 

 

03 |    Import af betalinger

Guiden Betalingsregistrering indlæser, registrerer og bogfører BS-betalinger, som bliver betalt den kommende måned. Følg guiden og indlæs 626-fil.

 

  Finans | BS Plus | Betalingsregistrering (Alt + N + B + B + Enter)

Start info

Start processen via knappen Næste

Valg af fil

Find den fil, som du vil indlæse ved at vælge de 3 prikker til højre

Oversigt

Her vises en oversigt over betalingerne, som filen indeholder.

Udskrifter

Du kan se eller udskrive de indlæste betalinger ved at vælge en eller flere rapporttyper

Videresend

Anvendes ikke

Bogføring

*        Vælg Kontrollér.

*        Vælg Bogfør.

 

Betalinger, hvor aftalen har tilknyttet konteringsdefinition, bliver bogført på angivende debet konto/konti og likvidkonto.

 

Betalinger, hvor aftalen mangler tilknyttet konteringsdefinition, bliver bogført på fejlkonto for BS plus og likvidkonto. Disse behandles i Betalingsoversigten.

Journal

Du kan eventuelt udskrive en bogføringsjournal.

Slut info

Du afslutter din guide ved at klikke Udfør

 

 

04 |    Betalingsoversigt

I menupunktet Betalingsoversigt kan du redigere aftaler, tilknytte konteringsdefinitioner til aftaler, redigere og tilpasse konteringsdefinitioner, bogføre redigerede / rettede betalinger, se kontering, afvise betaling og meget mere.

 

  Finans | BS plus | Betalingsoversigt (Alt + N + B + O)

Betalingsoversigt er opdelt i tre sektioner:

Totaler pr. status

*        Ingen konteringsdefinition: du skal tilknytte en konteringsdefinition

*        Ingen BS plus aftale: aftalen skal tjekkes separat (kontakt evt. Nets)

*        Bogføring ikke tilladt: tjek og ret fejl på aftalen eller konteringsdefinition

*        Ikke bogført: kan bogføres

Betalinger med valgte status

Se de betalinger og den status, der er valgt ovenfor.

Betalingsspecifikation

Se den specifikation, der er angivet på betalingen markeret i feltet Betalinger med valgte status.

05 |    Opret ny BS plus-aftale

  Finans | BS plus | BS plus aftale (Alt + N + B + Enter)

a.   Vælg opret aftale

Stamdata

PBS-Aftalenr.

Skal ikke udfyldes

Navn

Angiv navn på aftalen. Denne tekst vil også være din bogføringstekst.

PBS-oplysninger

Udfyld med de oplysninger, der fremgår af indbetalingskortet, du ønsker at tilmelde.

Finansenheder

Indtast de finansenheder, udgiften skal bogføres på.

Bankkonto

Vælg den finansenhed og likvidkonto betaling sker fra.

 

b.   Gem ved at klikke F9

Din aftale er nu gemt og du kan sende til Nets via guiden Export, BS Plus aftaler.

 

06 |    Afmelding af BS plus-aftale

  Finans | BS plus | BS plus aftale (Alt + N + B + Enter)

Find din aftale ved at udfylde PBS aftalenr. / søg ved at klikke F3.

·          Vælg Afmeld aftale

·          Status ændres nu til:

o    Oprettelsesstatus Under afmelding

o    Ajourføringsstatus Sendes

·          Gem ved at klikke F9

 

Din afmeldte aftale er nu gemt, og klar til afsendelse til Nets via guiden Export, BS Plus aftaler.

 

07 |    Afvis betaling

  Finans | BS plus | BS plus aftale (Alt + N + B + Enter)

Find din aftale ved at udfylde PBS aftalenr. / søg ved at klikke F3. 

·          Vælg fanen Oversigter

·          På listen finder du den betaling, der skal afvises, og markerer den 

·          Vælg herefter Funktion og Afvis betaling

·          Gem ved at klikke F9

 

Din afviste betaling er nu gemt, og klar til afsendelse til Nets via guiden Export, BS Plus aftaler.

 

Konteringsdefinitioner

Har du en betaling i din Betalingsoversigt, der er angivet med status Ingen Konteringsdefinition, skal du tage stilling til, om du allerede har en konteringsdefinition, du kan anvende, eller om du vil oprette en ny. Hvis du vil tjekke, om du har en konteringsdefinition, markerer du betalingen og vælger pilen ud for Konteringsdefinition. Klik Tilknyt konteringsdefinition, så får du en oversigt over, de konterings-definitioner, der findes i din database i dag. Er der ikke nogen af dem, du kan bruge, opretter du en ny.

 

08 |    Konteringsdefinitioner (bogføres på samme konto)

  Finans | BS plus | Betalingsoversigt (Alt + N + B + O)

a.   Markér den betaling der skal oprettes konteringsdefinition til, og vælg pilen ud for Konteringsdefinition. Vælg så Opret konteringsdefinition.

Generelt

Søgenøgle

Her udfyldes en kort beskrivelse af, hvad der bogføres med denne konteringsdefinition. Fx BRF Kredi, Ørsted El eller Københavns Kommune – ejendomsskat …

Navn

Samme som ovenfor.

Kontoplan

Vælg Standardkontoplan, privat ejendomsadm.

Hele betalingen debiteres altid nedenstående konto

P

Konto

Indsæt den konto, du vil bogføre betalingen på.

Påfør periode

Vælg, hvis du vil have bogføring med periode. Det er en forudsætning, at periode fremgår af betalingsspecifikation.

Tekst

Aftalens navn

P

Periode

Find periode i betalingsoversigten

P

Søgetekst

Hvis perioden ikke automatisk findes, angives det første ord i den linje, hvor perioden fremgår.

 

b.   Vælg OK – og din konteringsdefinition er oprettet.

 

09 |    Konteringsdefinitioner (bogføring på forskellige konti)

  Finans | BS plus | Betalingsoversigt (Alt + N + B + O)

a.   Markér den betaling der skal oprettes konteringsdefinition til, og vælg pilen ud for Konteringsdefinition. Vælg så Opret konteringsdefinition.

Generelt

Søgenøgle

Her udfyldes en kort beskrivelse af, hvad der bogføres med denne konteringsdefinition. Fx BRF Kredi, Ørsted El eller Københavns Kommune – ejendomsskat …

Navn

Samme som ovenfor.

Kontoplan

Vælg Standardkontoplan, privat ejendomsadm.

Hele betalingen debiteres altid nedenstående konto

 

Fejlkonto

99998

Påfør periode

Vælg, hvis du vil have bogføring med periode. Det er en forudsætning, at periode fremgår af betalingsspecifikation.

Tekst

Aftalens navn

P

Periode

Find periode i betalingsoversigten

P

Søgetekst

Hvis perioden ikke kommer frem automatisk, skriver du det første ord i den linje, hvor perioden fremgår.

Regler

Tilføj

Angiv navn på reglen. Du kan vælge at navnet skal fremgå i bogføringsteksten.

Tekst

Angiv det første ord i den linje, hvor betalingen fremgår. Vælg herefter OK.

Når reglen er oprettet korrekt, vil linjen med betalingen i betalingsspecifikationen ændre farve, så denne er identisk med farven der fremgår af reglen.

Navn i bogføringstekst

Her vælger du, om reglens navn skal fremgå bagerst eller forrest i din bogføringstekst.

Konto

Vælg den konto, hvor beløbet skal bogføres.

Position

Positionen afgør, hvor i betalingsspecifikationen systemet skal søge efter beløb. Skifter linjen med beløb ikke farve (og reglen derfor ikke kan læses), kan det være nødvendigt at ændre positionen.

 

b.   Start forfra ved Tilføj ved oprettelse af flere regler. Vælg OK – og din konteringsdefinition er oprettet.

 

10 |    Import af medsendte bilagt

Guiden indlæser bilag til de bogførte posteringer. ZIP-filen du modtager fra Nets skal pakkes ud, inden den gemmes i den mappe der er oprettet på fælles drevet til bilag.

  Finans | BS plus | Import, BS plus bilag (Alt + N + B + I)

Startinfo

 

Gå videre ved at vælge Næste

Udpeg filer til indlæsning

 

Vælg de tre prikker og find den mappe, dit bilag ligger i og klik Næste.

Indlæsning

Info

Se hvor mange bilag, der er klar til indlæsning. Vælg Import. Tjek hvor mange bilag, der er indlæst korrekt.

Fejl

Se eventuelle fejl i indlæsning. Der oprettes automatisk en mappe med ikke indlæste bilag. 

Kvittering

 

Gå videre ved at vælge Næste

Slutinfo

 

Du afslutter din guide ved at vælge Udfør.

 

 

11 |    Afmelding af flere aftaler

Med denne guide, kan du afmelde alle betalinger via Betalingsservice i en eller flere finansenheder. Du bruger guiden fx ved salg eller overdragelse af en ejendom.

  Finans | BS plus | Afmelding, BS plus-aftaler (Alt + N + B + A)

Startinfo

 

Gå videre ved at klikke Næste.

Afgrænsning

Finansenhedsgruppe

Indtast evt. finansenhedsgruppe i interval

Finansenhed

Indtast evt. finansenhed i interval

Funktion

Anvendes ikke

Afmeld pr.

Angiv pr. hvilken dato afmelding skal ske.

Aftaler

 

Se alle de aftaler, der findes på det angivne interval.

Skal alle aftaler afmeldes:

*        Vælg alle

*        Afmeld aftaler

*        Næste

Slutinfo

 

Du afslutter din guide ved at vælge Udfør.

 

Dine afmeldte aftaler er nu gemt og klar til afsendelse via Nets. Du sender dem via guiden Eksport, BS plus aftaler.

 

 

12 |    Eksport

I guiden her danner du en 605-fil. Filen skal sendes til Nets.

  Finans | BS plus | Eksport, BS plus aftaler (Alt + N + B + P + Enter)

Startinfo

 

 

Gå videre ved at klikke Næste.

Afgrænsning

Filplacering

 

 

Info

 

 

Angiv placering

Medtag ændringer til aftaler og oprettelser af aftaler

P

Medtag afvisning af betalinger

P

Medtag aftaler under afmelding

P

Aftaler

 

 

Se de aftaler, der er indeholdt i 605-filen til Nets. Gå videre via Næste.

Opdater

 

 

Vælg Eksportér for at danne en fil. Filen gemmes på den valgte placering. Gå videre via Næste.

Slutinfo

 

 

Du afslutter din guide ved at vælge Udfør.

 

Når du har udført guiden, sender du filen til Nets på samme hjemmeside, du henter Nets-filer.

 

Tips & tricks
Du kan navigere til BS-aftale ved at markere finanspostering på finanskontokort og vælge pil ved siden af Følg transaktion (nede til højre), og BS plus aftale.
Du kan udskrive rapporter – både aftaler og betalinger via Finans | Udskrifter | BS plus aftaler
Hvis en finansenhed skifter bankkonto, eller der skal ændres CVR-nummer, kan du rette alle BS-aftaler på én gang med Masserettelser via Generelt | Værktøjer | Masserettelser
Du kan oprette en regel i konteringsdefinition ved at markere søgetekst i betalingsspecifikation og højreklikke på markering, og vælge Opret ny regel (gælder først i version 4.9.5)
Det er også muligt at afvise betalinger i betalingsoversigten. Betalinger kan afvises indtil d. 7. i måneden.
Genvejstaster

Tabulator

Flyt til næste felt

Shift + tabulator

Flyt til forrige felt

F4

Åbn combo-boks (her kan du søge i en anden tabel efter fx finansenhed)

Shift + Ctrl + F

Åbner finanskontokort

Alt + B + D

Åbner stamdata på ejendom

F3

Åbner søgedialogen

F9

Gem

Alt + N + B

Åbner menuen for BS plus

Alt + N + B + I

Åbner import af BS plus aftaler

Hvad nu hvis jeg vil...

Vide hvor mange regler jeg kan oprette på en konteringsdefinition

Der er muligt at oprette maksimum 12 regler på en konteringsdefinition

Afvise en betaling, som blev bogført automatisk ved Betalingsregistreringsguiden

1. Find aftalenummer (findes i bogføringstekst i parantiser) 2. Gå til Finans | BS Plus | BS Plus aftale og indtast aftalenummer 3. Vælg fanen Oversigter 4. Markér den betaling du vil afvise 5. Vælg Funktion, og Afvis betaling 6. Gennemfør guiden Export, BS plus aftaler for at generere en 605-fil til Nets 7. Send filen til Nets senest d. 5. i måneden

Adskille regler i konteringsdefinitioner, hvis samme ord fremgår flere steder

Prøv at sætte ^ foran søgetekst – denne tegn betyder, at linjen der skal findes, skal startes med denne tekst

Vide hvad Status betyder på BS Plus aftalen

Oprettelse af ny BS plus aftaleInden eksportOprettelsesstatus - Under oprettelse Ajourføringsstatus - SendesEfter eksportOprettelsesstatus - Afventer oprettelseAjourføringsstatus - Er sendtEfter importOprettelsesstatus - AktivAjourføringsstatus – NormalÆndring af BS plus aftaleInden eksportOprettelsesstatus - AktivAjourføringsstatus - SendesEfter eksport Oprettelsesstatus - AktivAjourføringsstatus - Er sendtEfter import Oprettelsesstatus - AktivAjourføringsstatus – NormalAfmelding af BS plus aftaleInden eksport Oprettelsesstatus - Under afmeldingAjourføringsstatus – SendesEfter eksport Oprettelsesstatus - Under afmeldingAjourføringsstatus - Er sendtEfter import Oprettelsesstatus - OphørtAjourføringsstatus - Ajourføres ikkeHvis BS plus aftaler er oprettet automatisk – det vil sige oprettet ved import - så får BS plus aftaler oprettelsesstatus Automatisk oprettet.

Bogføre med periode, men der fremgår ikke perioder af betalingsspecifikationen

På BS Plus Aftalen er det muligt, at angive perioder, hvis betalingerne skal periodiseres, og der ikke fremgår en periode af betalingsspecifikation.Du skal fjerne markering i Anvend periode ud fra konteringsdefinitio-nen før beregning af perioden.