Saldospecifikation
Processen i overordnede træk
Økonomien i én eller flere finansenheder efterspørges. Det kan være en saldobalance for én eller flere ejendomme eller et selskab. Alternativt kan det være et udtræk, der viser udgifter til fx vedligeholdelse af ejendommen. Et andet alternativ kan være udtræk af budgetposter.
Saldospecifikationen kan anvendes til at generere sådanne dataudtræk fra Unik Bolig. Ovennævnte data kan også kombineres i dataudtræk.
Der afgrænses i saldospecifikationen på, hvilke finansenheder udtrækket ønskes for, samt hvilket kontointerval og hvilken kontogruppe, der skal anvendes.
Det er muligt at lave saldospecifikationen for et interval af finansenheder samt for en sumenhed.
|
| ||
| 01 | Evt. valg af opsætning 02 | Afgrænsning 03 | Dataudtræk 04 | Evt. specificering af saldo via finanskontokort 05 | Evt. ompostering | |
|
Menupunkter
| | Finans | Saldospecifikation |
| Saldospecifikation | Værktøj, der viser saldi pr. konto i en given enhed/givne enheder |
De enkelte trin
01 | Saldospecifikation fremfor Udskrift
Saldospecifikationen er et værktøj, som ofte bruges til at danne en saldobalance, og der er værktøjer til på en let måde at komme fra saldobalance til enkelt postering til posteringsbilag.
Saldospecifikationen kan også bruges til at danne andre udtræk, hvor ovennævnte værktøjer også er tilgængelige.
Saldospecifikationen kan således bruges til dataudtræk af saldobalancer, som kan sammenlignes med tilsvarende budgetter, men kan også anvendes til udtræk for enkelte konti eller enkelte kontogrupper, fx vedligeholdelseskonti eller momskonti.
02 | Afgrænsninger
Det er muligt at lave foruddefinerede opsætninger i Saldospecifikationen. Her henvises til Opsætning, Saldospecifikation.
Det er også muligt at udfylde afgrænsninger fra gang til gang.
Finans | Saldospecifikation, Afgrænsninger
| SaldospecOpsNr | Her kan vælges en foruddefineret opsætning. Foruddefinerede opsætninger vælges i ”rullegardinet”. |
| Fra finansenhed | Her påføres laveste finans- eller sumenhedsnummer. |
| Til finansenhed | Her påføres højeste finans- eller sumenhedsnummer. |
| Fra konto | Her påføres laveste kontonummer. |
| Til konto | Her påføres højeste kontonummer. Hvis alle konti ønskes i dataudtrækket, kan felterne ”Fra konto” og ”Til konto” efterlades tomme. |
| Budgetansvarlig | Kan bruges som afgrænsning, hvis der dannes dataudtræk på budgetter. |
| Dato fra | Udfyldes automatisk med indeværende start regnskabsår for finansenhed i ”Fra finansenhed”. |
| Dato til | Udfyldes automatisk med indeværende slut regnskabsår for finansenhed i ”Fra finansenhed”. |
| << | ”Dato fra” og ”Dato til” flyttes et regnskabsår bagud. |
| Akt | Her vender Saldospecifikationen tilbage til indeværende regnskabsår |
| >> | ”Dato fra” og ”Dato til” flyttes et regnskabsår fremad. |
| Adm.periode | Kan bruges, hvis du ønsker at fravælge finansenheder i et interval, der ikke længere er i administration. |
| Kontogrupper | Her vælges det kontogruppe-opsætningsID, som ønskes anvendt i dataudtrækket (i best practice vælges typisk nr. 4, som er regnskabsopsætningen for standardkontoplan 4) |
| Valgt std. rapport | I/A |
| Generelt filter | I/A |
| Finansenhedstype | Kan afgrænses således, at kun fx ejendommes finansenheder i finansenhedsintervallet medtages. |
| Opdel sumenheder | Her er det muligt at opdele en sumenheds dataudtræk i data pr. finansenhed eller i data pr. konto. |
| Markeringer | Driftskonti og Statuskonti er markeret, rest kan tilvælges. |
| | |
| Type | Her vælges type af udtræksdata, fx 1, realiserede data i række 1 Her vælges type af udtræksdata, fx 4. budgetterede data i række 2 Her vælges type af udtræksdata, fx B. budgetafvigelse i kr. i række 3 Osv. |
| Beregning | Udfyldes, hvis kolonnen skal beregne noget, jf. ovenfor skal der i række 3 stå fx 1-2, som betyder, at den tager saldoen på realiserede data og trækker budgetteret saldo fra Række 1 og 2 efterlades tomme. |
| Gældende budget | Markeres i række 2, hvis du ønsker at bruge data fra Gældende budget. |
| Budgetnr. | Ønsker du data fra andet end gældende budget, kan budgetnr. påføres her. |
| Alias | Udfyldes automatisk ved budgetposter, jf. ovenfor udfyldes række 2. Række 1 forbliver tom. |
| Dato fra | Udfyldes ud fra afgrænsningen, men kan overstyres. |
| Dato til | Udfyldes ud fra afgrænsningen, men kan overstyres. |
| Kommentartype | I/A |
| Format | Vælg fx Kr., øre, hvorved dataudtrækket bliver vist i det valgte format. |
| Overskrift | Efterlades tomt, da Saldospecifikationen herved selv danner overskrifter til kolonnerne. Disse kan overstyres ved at udfylde feltet (i praksis anbefaler Unik, at overskrift forbliver tom, hvis data hentes fra Unik Bolig, mens overskrift udfyldes, hvis dataudtræk i denne række skal beregnes. |
| Filter | I/A |
Afgrænsningen er nu udfyldt.
03 | Saldi
Saldospecifikationen kan nu dannes ved klik på Saldi. Her dannes nu dataudtræk for det afgrænsede område.
Det er muligt at ændre i udtrækket ved at markere i andre felter øverst i stedet for standarden med markering i Vis med effekter, hvor overskrifter og sammentællinger markeres med fed skrift, markering i Udskriv kontolinjer, hvor saldo pr. konto medtages samt markering i Alle dimensioner, hvor der ikke afgrænses på dimensioner.
På Saldi-fanen kan du ændre opdeling i øverste rullegardin på samme måde som beskrevet under punkt 02 Afgrænsning under Opdel sumenheder.
Specifikation af saldo samt evt. ompostering
Det er muligt at markere en saldo på en konto og navigere over til finanskontokortet, som viser en specifikation af saldoen. Navigationen sker ved at klikke på feltet Finanskontokort for oven.
Herfra kan en evt. fejlpostering omposteres ved at højreklikke på posten på finanskontokortet.
Visning af budgetposter
Det er ligeledes muligt ved udtræk af budgetposter at navigere over på budgetkontokortet på tilsvarende måde.
04 | Dimensioner
Ved markering af en saldo på en finanskonto i fanen Saldi er det muligt at få saldoen specificeret pr. dimension.
05 | Rekvisitioner
Ved dataudtræk, hvor det ønskes af få et overblik over åbne rekvisitioner, anvendes typerne rest. Ved klik på fanen Rekvisitioner skabes et overblik over de rekvisitioner, der er dannet, men endnu ikke lukket som følge af modtagelse af en faktura.
06 | Kommentarer
Det er muligt at påføre en kommentar til en saldo i saldospecifikationen. Denne påføres ved i Kommentar-fanen at oprette kommentaren. Dette gøres i Kommentar – Opret.
Når kommentaren er oprettet, kan man i Saldi se et ”K” i Bem.-kolonnen. Ønsker man efterfølgende at se kommentaren, kan denne ses i fanen Kommentarer efter at have markeret saldoen på kontoen.
Det er muligt i et nederste rullegardin på Saldi-fanen at vælge, om du ønsker at se kommentarer umiddelbart under kontoen, se kommentarer samlet under hele saldospecifikationen, eller slet ikke se kommentarerne i dataudtrækket. Standarden er, at kommentarer ikke vises i udtrækket.
07 | Lejere
Markeres en lejerrelateret konto i saldospecifikationen, fx restancekontoen, kan markering i fanen Lejere vise saldoen specificeret pr. lejer.