Workflow

Best practice - kundeguide

Scanning / Workflow

 

 


Processen i overordnede træk

Et workflow er en proces, hvor et bilag behandles dynamisk af flere personer igennem en række prædefinerede trin. Systemet finder så automatisk de korrekte personer, når bilaget skal behandles og får det enten bogført og/eller tilknyttet fx. en lejer i Unik Bolig.

Samtidig giver Scanning/Workflow et overblik over, hvor det enkelte dokument befinder sig i virksomheden. Overordnet bruger du modulet til to ting:

1.    Du gemmer dine dokumenter i Unik Bolig og kan så tilgå dem direkte fra programmet.

2.    Du opretter godkendelsesworkflow med mulighed for at foretage kontering af udgiftsbilag og kreditorfakturaer.

 

 

Du tegner den bedste vej gennem systemet i et workflow. Det kan fx se ud som herunder:

 

 

NB

Vi anbefaler, at I får en Unik-konsulent til at oprette workflow og tilretning af allerede oprettede workflows.

Det kræver indsigt i opbygningen af workflow og funktionaliteten i Unik Bolig, da man skal kunne gennemskue og udtænke opsætningen af trin, forbindelser og betingelser i Unik Bolig.

Smårettelser kan trænede superbrugere selv foretage.

 

Menupunkter i relation til Scanning / Workflow

Opsætning af workflow er omfattende, og vi anbefaler altid, at det er en konsulent fra Unik, der står for opsætningen.

1.    Der skal tages stilling til, hvilke godkendelsesprocedurer dokumentet skal gennemløbe.

2.    Det skal besluttes, hvilke arbejdsopgaver, der skal ligge i hvilke trin.

3.    Procedurer og arbejdsopgaver skal beskrives og opsættes i forhold til de udarbejdede workflows.

Generelt

 

 

Workflow/Erindringer

Erindringer, indbakke

Anvendes ikke

Workflow, indbakke

Herfra håndteres de enkelte dokumenter, arkivering, kontering, videresendelse i workflow

Skift viewerfokus

Anvendes ikke

 

 

Workflowtyper

Når et workflow hentes fra Kø, skal workflow typen vælges. Vi anbefaler som udgangspunkt altid fire typer workflows:

1.     Kreditorfakturaer (benyttes til godkendelsesproceduren af fakturaer)

2.     Finansbilag (udgiftsbilag)

3.     Tilknyt bilag (til allerede bogførte poster)

4.     Journalisering (arkivering af dokumenter i kartotek, eksempelvis en BBR-meddelelse eller en erhvervslejekontrakt)

 

Workflow indbakken/sådan gør du:

Hent fra kø

01 |   Hent fra Kø

02 |   Journaliser fil

 

Ad 1: Hent fra kø

Under hent fra kø vil opsatte scanningskøer blive vist. Der er 3 muligheder

1.    Vis kø – viser køen.

2.    Hent fra Kø – henter den øverste faktura i køen, når denne lukkes, vil næste faktura hentes.

3.    Hent xx fra kø – Henter det antal fakturaer fra køen som angivet og åbner dem.

Ad 2: Journaliser fil

Her kan frit vælges en fil, som kan nås fra stifinderen. Når workflowet opstartes skal der vælges

*        Dokumenttype

*        Workflow

 

Indbakken:

Indbakken kan tilpasses til at vise det, som ønskes og i selvvalgt rækkefølge.

Godt at vide

Opret workflow fra Outlook

Det er muligt at oprette genvej til workflowindbakken. Denne sættes ind ved at højreklikke i menulinjen efter hjælp. Vælg menupunkt ESDH/Journalisering  

 

Åbne workflow

Åbne flere workflows på en gang - Hvis flere workflows fra indbakken ønskes åbnet på samme tid, er det muligt at markere workflowene, højre klik og vælg åben, eller markere x antal workflow, og tryk enter.

OBS, vælg ikke alle på én gang, da du så skal godkende alle, før du kan lukke workflowvinduerne i Unik Bolig. Vælg maks 10 ad gangen.

 

Sådan bruger du workflow

Når det enkelte workflow er åbnet, skal du kontrollere workflowet.

Dvs. du skal kontrollere stamdata på workflowet er korrekt, samt tilføre den nødvendige data, som er nødvendig for at kunne godkende og bogføre workflowet.

 

Mappen Stamdata

I bunden af workflowet, finder du funktioner, som du skal benytte til dette.

 

Vis dokument

Her åbnes dokumentet, som er vedhæftede til workflowet. Har du fået lukket skærmbilledet med fakturaen, kan du trykke på ”vis dokument”, og vinduet åbner igen.

 

Send mail

Skal du have godkendt fakturaen af en person, som ikke er bruger i Unik Bolig, kan du sende en mail til personen, med oplysninger om fakturaen, som kan godkendes via mail.

Personen kan svare retur på mail, og svarmailen kan arkiveres på workflowet.

 

Retur til afsender

Kan du som bruger ikke godkende fakturaen, skal du trykke på knappen ”Retur til afsender”. Her bliver du bedt om en kommentar til, hvorfor du afviser den. Du skal angive en kommentar.

 

Afvent

Skal du have undersøge fakturaen nærmere, kan du sætte status på workflowet til afvent.

Så kan workflowet ikke godkendes, før du igen aktivere det.

 

Genstart workflow

Er fakturaen startet i et forkert workflow, benyttes genstart workflow.

 

Automatisk genstart

Skal godkendelsesprocessen startes forfra, kan du benyttes denne funktion.

 

Annullere workflow

Er fakturaen indlæst flere gange, kan du annullere workflowet. Der kræves en kommentar, når workflow annulleres.

 

Godkend

Her godkendes workflowet, og sendes videre i processen.

 

Godkend og luk

Her godkendes workflowet og lukkes. Godkendelsesprocessen stopper efter dette.

 

Set

Samme funktion som ”Godkend”, knappen tydeliggør blot, at der ikke sker en godkendelse, men at workflowet blot er ”set”. Bruges normalt på starttrin, til de brugere, som starter workflowet.

 

Luk

Workflowet lukkes, uden der sker nogen ændring i status.

 

Mappen Kladde

Her får du vist bogføringskladden til workflowet.

 

Mappen workflow

Her kan du se, hvor workflowet befinder sig i den samlede godkendelsesproces.

 

Noter

Her kan du se noter på workflowet.

Er fakturaen overført fra Outlook, vil mailen være oprettet som en note på workflowet.

 

Indbakken

Overblik i indbakken

Du har mulighed for at gruppere og sortere indholdet i din indbakke efter behov.

Du kan gruppere efter overskrifterne på de enkelte kolonner.

 

Se din afdelings workflowindbakke

Du har mulighed for at se dine kollegaers workflowindbakke.

Sidder dine kollegaer i samme afdeling, kan du sætte markering i feltet ”Afdeling”.

Herefter vil du kun få vist de fakturaer, som ligger hos dine kollegaer, som er i samme afdeling som dig.

 

Se dine kollegaers workflowindbakke

Skal du tjekke en kollegas workflowindbakke ved eksempelvis sygdom, kan du tilføje brugeren indbakke i feltet ”Medarbejdere”.

Skal du arbejde i workflowet hos din kollega, skal du først overdrage workflowet til dig selv, Se punktet ”Overtag workflow”.

Du skal have rettigheder til at overtage/ overdrage workflow.

Dette sættes op på den enkelte bruger.

 

Overdrage/ overtage

Overdrage workflow – Det er muligt at overdrage workflows til en anden bruger. Dette gøres ved at markere emnet, vælge pilen ud for Flyt emne og vælg overdrag. Her er det muligt at påføre en note, samt at vælge hvem som skal overtage emnet.

 

Overtag workflow – Et workflow kan overtages fra en anden bruger. Den anden brugers indbakke åbnes, emnet markeres og under Flyt emne vælges overtag.

 

Afløsning ved ferie og sygdom

Du kan altid sætte en afløser på din workflowindbakke, således at workflow der sendes til dig i din ferie/ sygdom, automatisk sendes videre til en kollega.

Det gør du ved at åbne brugerindstillinger, som du finder her:

  Filer | Brugerindstillinger (vælg mappen Workflow i venstre side og udfyld Afløser)

 

Tips & tricks
Det anbefales at have en Unik konsulent til at foretage oprettelse af workflow og tilretning af allerede oprettede workflows. Smårettelser kan nogle superbrugere selv foretage. Det kræver indsigt i workflow opbygningen og funktionaliteten i Unik Bolig, samt du skal kunne gennemskue og udtænke opsætningen af trin, forbindelser og betingelser i Unik Bolig.
Det kan være ønskeligt at kunne overtage og overdrage workflows til kolleger. Det er muligt og kan opsættes under Adgangsbegrænsninger på den enkelte bruger.
Nogle workflows danner en bogføring i Unik Bolig. I disse tilfælde er der påhæftet en (bogførings)-kladdetype til workflowet. Det er muligt at fjerne linket til bogføringsjournalen, hvis det ønskes. Det gøres ved at åbne kladdetypen i Finans – Tilpasning, vælg Tilpas, Generelt og sæt standardknap nederst til Luk og marker Automatisk udfør standard knap.
Genvejstaster

Tabulator

Flyt til næste felt

Shift + tabulator

Flyt til forrige felt

F4

Åbn combo-boks (her kan du søge i en anden tabel efter fx finansenhed)

F9

Gem

Alt + B + D

Åbner stamdata på ejendom

F3

Åbner søgedialogen

Shift + Ctrl + F

Åbner finanskontokort

Hvad nu hvis jeg vil...

Have en betingelse på et beløb på 5000?

Du skal oprette en betingelse med Shift + Ins. I rediger udtryk skrives formel: ABS(beløb)>5000