Workflow
Processen i overordnede træk
Et workflow er en proces, hvor et bilag behandles dynamisk af flere personer igennem en række prædefinerede trin. Systemet finder så automatisk de korrekte personer, når bilaget skal behandles og får det enten bogført og/eller tilknyttet fx. en lejer i Unik Bolig.
Samtidig giver Scanning/Workflow et overblik over, hvor det enkelte dokument befinder sig i virksomheden. Overordnet bruger du modulet til to ting:
1. Du gemmer dine dokumenter i Unik Bolig og kan så tilgå dem direkte fra programmet.
2. Du opretter godkendelsesworkflow med mulighed for at foretage kontering af udgiftsbilag og kreditorfakturaer.
Du tegner den bedste vej gennem systemet i et workflow. Det kan fx se ud som herunder:
Vi anbefaler, at I får en Unik-konsulent til at oprette workflow og tilretning af allerede oprettede workflows.
Det kræver indsigt i opbygningen af workflow og funktionaliteten i Unik Bolig, da man skal kunne gennemskue og udtænke opsætningen af trin, forbindelser og betingelser i Unik Bolig.
Smårettelser kan trænede superbrugere selv foretage.
Menupunkter i relation til Scanning / Workflow
Opsætning af workflow er omfattende, og vi anbefaler altid, at det er en konsulent fra Unik, der står for opsætningen.
1. Der skal tages stilling til, hvilke godkendelsesprocedurer dokumentet skal gennemløbe.
2. Det skal besluttes, hvilke arbejdsopgaver, der skal ligge i hvilke trin.
3. Procedurer og arbejdsopgaver skal beskrives og opsættes i forhold til de udarbejdede workflows.
| Generelt | | |
| Workflow/Erindringer | Erindringer, indbakke | Anvendes ikke |
| Workflow, indbakke | Herfra håndteres de enkelte dokumenter, arkivering, kontering, videresendelse i workflow | |
| Skift viewerfokus | Anvendes ikke |
Workflowtyper
Når et workflow hentes fra Kø, skal workflow typen vælges. Vi anbefaler som udgangspunkt altid fire typer workflows:
1. Kreditorfakturaer (benyttes til godkendelsesproceduren af fakturaer)
2. Finansbilag (udgiftsbilag)
3. Tilknyt bilag (til allerede bogførte poster)
4. Journalisering (arkivering af dokumenter i kartotek, eksempelvis en BBR-meddelelse eller en erhvervslejekontrakt)
Workflow indbakken/sådan gør du:
Hent fra kø
01 | Hent fra Kø
02 | Journaliser fil
Ad 1: Hent fra kø
Under hent fra kø vil opsatte scanningskøer blive vist. Der er 3 muligheder
1. Vis kø – viser køen.
2. Hent fra Kø – henter den øverste faktura i køen, når denne lukkes, vil næste faktura hentes.
3. Hent xx fra kø – Henter det antal fakturaer fra køen som angivet og åbner dem.
Ad 2: Journaliser fil
Her kan frit vælges en fil, som kan nås fra stifinderen. Når workflowet opstartes skal der vælges
Dokumenttype
Workflow
Indbakken:
Indbakken kan tilpasses til at vise det, som ønskes og i selvvalgt rækkefølge.
Godt at vide
Opret workflow fra Outlook
Det er muligt at oprette genvej til workflowindbakken. Denne sættes ind ved at højreklikke i menulinjen efter hjælp. Vælg menupunkt ESDH/Journalisering 
Åbne workflow
Åbne flere workflows på en gang - Hvis flere workflows fra indbakken ønskes åbnet på samme tid, er det muligt at markere workflowene, højre klik og vælg åben, eller markere x antal workflow, og tryk enter.
OBS, vælg ikke alle på én gang, da du så skal godkende alle, før du kan lukke workflowvinduerne i Unik Bolig. Vælg maks 10 ad gangen.
Sådan bruger du workflow
Når det enkelte workflow er åbnet, skal du kontrollere workflowet.
Dvs. du skal kontrollere stamdata på workflowet er korrekt, samt tilføre den nødvendige data, som er nødvendig for at kunne godkende og bogføre workflowet.
Mappen Stamdata
I bunden af workflowet, finder du funktioner, som du skal benytte til dette.
Vis dokument
Her åbnes dokumentet, som er vedhæftede til workflowet. Har du fået lukket skærmbilledet med fakturaen, kan du trykke på ”vis dokument”, og vinduet åbner igen.
Send mail
Skal du have godkendt fakturaen af en person, som ikke er bruger i Unik Bolig, kan du sende en mail til personen, med oplysninger om fakturaen, som kan godkendes via mail.
Personen kan svare retur på mail, og svarmailen kan arkiveres på workflowet.
Retur til afsender
Kan du som bruger ikke godkende fakturaen, skal du trykke på knappen ”Retur til afsender”. Her bliver du bedt om en kommentar til, hvorfor du afviser den. Du skal angive en kommentar.
Afvent
Skal du have undersøge fakturaen nærmere, kan du sætte status på workflowet til afvent.
Så kan workflowet ikke godkendes, før du igen aktivere det.
Genstart workflow
Er fakturaen startet i et forkert workflow, benyttes genstart workflow.
Automatisk genstart
Skal godkendelsesprocessen startes forfra, kan du benyttes denne funktion.
Annullere workflow
Er fakturaen indlæst flere gange, kan du annullere workflowet. Der kræves en kommentar, når workflow annulleres.
Godkend
Her godkendes workflowet, og sendes videre i processen.
Godkend og luk
Her godkendes workflowet og lukkes. Godkendelsesprocessen stopper efter dette.
Set
Samme funktion som ”Godkend”, knappen tydeliggør blot, at der ikke sker en godkendelse, men at workflowet blot er ”set”. Bruges normalt på starttrin, til de brugere, som starter workflowet.
Luk
Workflowet lukkes, uden der sker nogen ændring i status.
Mappen Kladde
Her får du vist bogføringskladden til workflowet.
Mappen workflow
Her kan du se, hvor workflowet befinder sig i den samlede godkendelsesproces.
Noter
Her kan du se noter på workflowet.
Er fakturaen overført fra Outlook, vil mailen være oprettet som en note på workflowet.
Indbakken
Overblik i indbakken
Du har mulighed for at gruppere og sortere indholdet i din indbakke efter behov.
Du kan gruppere efter overskrifterne på de enkelte kolonner.
Se din afdelings workflowindbakke
Du har mulighed for at se dine kollegaers workflowindbakke.
Sidder dine kollegaer i samme afdeling, kan du sætte markering i feltet ”Afdeling”.
Herefter vil du kun få vist de fakturaer, som ligger hos dine kollegaer, som er i samme afdeling som dig.
Se dine kollegaers workflowindbakke
Skal du tjekke en kollegas workflowindbakke ved eksempelvis sygdom, kan du tilføje brugeren indbakke i feltet ”Medarbejdere”.
Skal du arbejde i workflowet hos din kollega, skal du først overdrage workflowet til dig selv, Se punktet ”Overtag workflow”.
Du skal have rettigheder til at overtage/ overdrage workflow.
Dette sættes op på den enkelte bruger.
Overdrage/ overtage
Overdrage workflow – Det er muligt at overdrage workflows til en anden bruger. Dette gøres ved at markere emnet, vælge pilen ud for Flyt emne og vælg overdrag. Her er det muligt at påføre en note, samt at vælge hvem som skal overtage emnet.
Overtag workflow – Et workflow kan overtages fra en anden bruger. Den anden brugers indbakke åbnes, emnet markeres og under Flyt emne vælges overtag.
Afløsning ved ferie og sygdom
Du kan altid sætte en afløser på din workflowindbakke, således at workflow der sendes til dig i din ferie/ sygdom, automatisk sendes videre til en kollega.
Det gør du ved at åbne brugerindstillinger, som du finder her:
Filer | Brugerindstillinger (vælg mappen Workflow i venstre side og udfyld Afløser)