Kontakter og funktioner

Best practice – Kundeguide

Kontakter & funktioner

 

 


Processen i overordnede træk

I denne kundeguide beskrives, hvordan kontakter og funktioner bruges i UNIK Bolig. For at gøre det enkelt, tager vi udgangspunkt i en kontakt der hedder Bo. Bo er en kontakt i UNIK Bolig. Det er her alle hans stamoplysninger gemmes.

Bo kan have flere roller (funktioner). Han er både juridisk lejer, lejebetaler, lejer korrespondance i sit lejemål. Derudover er han også bestyrelsesmedlem i den forening/afdeling han bor i.


 

01 |    Ændring af mailadresse

Bo har skiftet mailadresse, så det skal registreres på hans kontaktstamkort. Slå Bo op i Lejerkartotektet (Bolig | Lejer | Kontakter). Marker kontakten og vælg Kontakt i højre hjørne. Vælg så Rediger kontakt.

Udfyld den nye mailadresse i feltet Mail. Vælg OK. Du har nu mulighed for at vælge følgende:

*        Opdater valgt kontakt

*        Opdater valgt og fremtidige kontakter = eventuelle ændringer, der allerede er registreret frem i tid, vil blive overskrevet med den nye ændring.

*        Opret ny fremtidig kontakt = ændringen vil først træde i kraft efter eventuelle fremtidige ændringer, der tidligere er registreret. 

 

Afslut med OK.

 

02 |    Tildel en kontakt en ny funktion

Bo skal nu være vicevært i ejendommen/afdelingen, han bor i. Der skal i dette tilfælde tilføjes en funktion til kontaktstamkortet.

Find Bos kontaktstamkort ved hjælp af Kontaktsøgning (Generelt | Kontakter | Kontaktsøgning). Dobbeltklik på kontakten, så kommer kontaktstamkortet frem.

 

Vælg fanen Funktioner i venstre side af billedet.

*        Klik Kontakt i højre hjørne

*        Vælg Opret funktion.

*        I feltet Kartotek vælger du Ejendom og indtaster herefter selskabsnummer og ejendomsnummer på den ejendom Bo skal være vicevært i.

*        I feltet Funktion vælger du Vicevært. Klik OK.

 

Bo er nu oprettet som vicevært.

 

03 |    Opret ny Lejebetaler

Bo kan ikke selv betale for sin husleje, og Københavns Kommune skal nu indsættes som Lejebetaler.

Slå Bos lejerkartotek op på fanen Kontakter (Bolig | Lejer | Kontakter).

Vælg Kontakt i højre hjørne. Vælg herefter Søg kontakt og opret funktion. I søgebilledet søger du efter Københavns Kommune.

 

Hvis kontakten findes:

Dobbeltklikker du på kontakten og vælger herefter OK. Du vælger herefter Funktionen Lejebetaler og vælger OK.

Hvis kontakten ikke findes:

Lukker du søgebilledet og et blankt kontaktstamkort vises. Du udfylder det med Københavns Kommunes kontaktoplysninger og vælger herefter OK.

Du vælger så Funktionen Lejebetaler og vælger OK.

 

I begge tilfælde bliver du spurgt, om du vil afslutte den eksisterende lejebetaler og oprette den nye lejebetaler. Her vælger du JA.

 

04 |    Opret en kontakt på en ejendom

I Bos ejendom/afdeling skal der oprettes kontaktoplysninger på revisor. Disse oplysninger skal oprettes på ejendommen (Bolig | Ejendom | Kontakter).

Revisoren findes ikke I database I forvejen, så du vælger Kontakt i højre hjørne. Revisoren findes ikke I database I forvejen, så du vælger Opret kontakt og funktion.

Der vises herefter et blankt kontaktstamkort, som du udfylder med revisorens oplysninger og klikker OK.

Du vælger herefter Funktionen Revisor og OK.

Revisoren er nu oprettet på ejendommen.

 

05 |    E-boks og Nemkonto

Bo vil gerne modtage al korrespondance via E-boks fremover. Du spørger ham samtidig, om du må bruge hans CPR.nr. til udbetalinger via Nemkonto, og Bo svarer ja.

du skal nu oprette tilsagn til anvendelse af CPR.nr. til både E-boks og Nemkonto:

Slå Bos lejerkartotek op på fanen Kontakter (Bolig | Lejer | Kontakter) og marker kontakten. Vælg Kontakt i højre hjørne og derefter Rediger kontakt.

Vælg fanen Tilsagn. I feltet Brug af CPR.nr. | Samtykke vælger du Ja og I feltet Digital kommunikation | Samtykke vælger du også Ja.

Bo vil herefter kunne modtage korrespondance via E-boks og udbetalinger Nemkonto.

 

Genvejstaster

Tabulator

Flyt til næste felt

Shift + tabulator

Flyt til forrige felt

F4

Åbn combo-boks (her kan du søge i en anden tabel efter fx finansenhed)

Shift + Ctrl + F

Åbner finanskontokort

Alt + B + D

Åbner stamdata på ejendom

F3

Åbner søgedialogen

F9

Gem