Kreditorbogføring

Best practice - kundeguide

Kreditorbogføring

 

 


Processen i overordnede træk

I kreditormodulet opretter du dine leverandører og styrer hvilke finansenheder, der må bruge hvilke leverandører. Det er også her, du har mulighed for at foretage opfølgning på åbne kreditorposter.

 

De fem trin

1.    Opret kreditorer med stamdata, fx kontaktoplysninger, betalingsbetingelser, FIK-nr./bankkonto mv.

2.    Bogfør faktura

3.    Bogfør betaling af faktura

4.    Overfør betaling til kreditor i Netbank

5.    Opfølgning på åbne kreditorposter vha. kreditorkontokort

 


Processoverskrift

01 |   Opret standardkreditor.

02 |   Bogfør faktura på kreditor.

03 |   Bogfør betaling af faktura på kreditor

04 |   Overfør betaling i Netbank

05 |   Opfølgning på åbne kreditorposter

 

 

 

NB Unik Bolig opererer med to kreditortyper:

Standardkreditor

En standardkreditor opretter du overordnet. Du kan så knytte din standardkreditor til en finansenhed på et eller flere specifikke selskaber / ejendomme = optræder så som enhedskreditor for den finansenhed / ejendom / selskab.

Enhedskreditor

Hvis du skal bogføre en faktura fra en leverandør, som ikke er i Unik Bolig, kan du også starte med at oprette denne leverandør som enhedskreditor, kun lige til denne finansenhed – til brug for denne specifikke bogføring. Du kan senere oprette leverandøren som en standardkreditor, hvis det er en leverandør, du vil bruge igen.

 

 

Menupunkter i kreditormodulet

Overblik over de menupunkter, der ligger under Kreditor

Kreditor

 

 

Kreditorkontokort

 

Se bevægelser på en bestemt kreditor, evt. pr. finansenhed.

Kreditor

Standardkreditor

Kreditors stamoplysninger

(Opret standardkreditor – og tilknyt evt. som enhedskreditor på selskabs-/ejendomsniveau)

Enhedskreditor

Kreditors stamoplysninger, men tilpasset den enkelte finansenhed, fx tilretning af betalingsbetingelser.

Kreditoroprettelse –
samtlige finansenheder

Anvendes ikke

Kreditorbetalinger

 

Send bogførte fakturaer til betaling i banken via denne guide (betalingsmodul – se særskilt kundeguide til kreditorbetaling)

Værktøjer

Kreditorafstemning

Afstem saldi mellem kreditormodul og finansmodul

Godkend oprettelser og ændringer

Sikkerhed for, at en bruger ændrer kreditoroplysninger korrekt

Gendan fil/kvittering

Her kan du gendanne din betalingsfil

Ejendom kontakter fra kreditor

Anvendes ikke

Udskrifter

Forfaldsliste - kreditorer

Udskrift over forfaldne poster pr. kreditor eller pr. finansenhed

Saldoliste - kreditorer

Udskrift med saldo pr. kreditor pr. en given dato

Kreditorkontokort

Udskrift med bevægelser pr. kreditor for en given periode

Likviditetsoversigt

Anvendes ikke

Standardkreditoroversigt

Overblik over tilføjelser på enhedskreditorerne ift. standardoprettelsen

Kreditoroversigt

Oversigt over enhedskreditorer pr. finansenhed

Kreditorhistorik

Logning af ændringer på kreditor

Ændringsoversigt

Logning af ændringer på kreditor

Branchekode

Anvendes ikke

Tilpasning

Arbejdsart

Anvendes ikke

Branche

Anvendes ikke

De enkelte trin

01 |    Opret standardkreditor

 

Forudsætninger

I menuen Filer | Indstillinger | Kreditor sætter du standardværdier op for din kreditoroprettelse. Du kan fx påføre en standardværdi for betalingsbetingelser, som kan overstyres ved oprettelse af en kreditor, se opsætning.

Som standardtekst på faktura skriver du >71<@. En standardkreditor foreslås så at have betaling via en FI-linje. Hvis en kreditor ønsker en bankoverførsel, overstyres standardteksten ved oprettelsen.

 

  Kreditor | Kreditor | Standardkreditor (Ctrl + Shift + S)

 Stamdata

*        Kreditor (her skriver du et kreditornummer –kreditors CVR-nr. anbefales)

*        CVR-nr. (gentages her)

Fakturering

*        Tekst ved fakturering
Ad b. Udfyld med Faktura (F), hvis du betaler med en bankoverførsel på den pågældende kreditor. Betaler du via FI-linje, skriver du ikke noget og bevarer så standardopsætningen på den aktuelle kreditor.

Betaling

*        Betalingsbetingelse (denne vælges for kreditoren)

*        Bankregnr. (udfyld med kreditors bankkontonummer ved bankoverførsel, ellers tomt)

*        FI-kreditornr. (udfyld med kreditors FI-kreditornummer (8-cifret startende med et 8-tal) ved overførsel via FI-linje, ellers tomt)

*        Vælg Adviseringskode via kontoudtog i sidste linje

Kontakter

Opret kontaktoplysninger på ny kreditor: CVR-nr, navn, adresse, telefonnummer, mail mv.)

Finansenheder

Tilknyt den eller de finansenheder, der må bruge denne kreditor

 

 

02 |    Bogfør faktura på kreditor

NB Der skal være oprettet en kreditorsamlekonto i Unik Bolig, og den skal være valgt i bogføringsgruppen Kreditor.

  Finans | Bogføringskladde (Ctrl + Shift + K)

Stamdata

Vælg bogføringskladde: Standard Finanskladde – Bogføringstype

Bogføringskladde, indtastning

*        Første linje skal være samlekontoen for kreditor (bogføringstype K)

*        Herefter udgiftskonto

*        Hvis du har modkonto sat op fx til moms, skal bogføringen foregå på to linjer

*        Streng udfyldes med kreditornummer

*        Herefter udfyldes Kreditor Info-vindue med fakturanummer

*        Tekstkolonnen udfyldes med FI-linje eller fakturanummer, jf. ovenfor

*        Udgiftslinjen herefter udfyldes som sædvanligt

 

 

03 |    Bogfør betaling af faktura på kreditor

Finans | Bogføringskladde (Ctrl + Shift + K)

Stamdata

Vælg bogføringskladde som i punkt 02: Standard Finanskladde – Bogføringstype

Bogføringskladde, indtastning

*        Første linje skal være samlekontoen for kreditor (bogføringstype K)

*        Påfør modfinansenhed og -konto svarende til den bankkonto, du ønsker at foretage betalingen fra

*        Streng udfyldes med kreditornummer

*        Herefter udfyldes Kreditor Info-vindue med Betaling i feltet Type

 

04 |    Upload betalinger i Netbank

Betalinger registreres i Netbank med overførsler hhv. betaling med FI-linje. Godkendelsesprocedure kan sættes op i Netbank.

 

05 |    Opfølgning på åbne kreditorposter

Kreditor | Kreditorkontokort (Ctrl + Shift + I)

Kontokort kan slås op for én finansenhed eller for alle finansenheder samlet. Sidstnævnte gøres ved ikke at påføre finansenhedsnummer, men kun søge på kreditornummer.

Liste over kreditorposter vises, og der kan afgrænses på Åbne poster.

Ses en åben post, som afventer en kreditnota, kan man dobbeltklikke på posten og påføre en Afvent-kode, hvilket gør, at posten ikke kan udlignes, før Afvent-koden er fjernet igen. Posten vil således også kunne udeholdes i betalingerne.

 

Genvejstaster

Tabulator

Flyt til næste felt

Shift + tabulator

Flyt til forrige felt

F4

Åbn combo-boks (her kan du søge i en anden tabel efter fx finansenhed)

Shift + Ctrl + F

Åbner finanskontokort

Alt + B + D

Åbner stamdata på ejendom

F3

Åbner søgedialogen

F9

Gem