Kreditormodul
Indhold
01 | Opret likvidkonti, du vil betale fra.
02 | Opret betalingsformidlere (de pengeinstitutter, du vil betale fra)
Best practice – Kundeguide Kreditorbogføring inkl. -betaling (betalingsmodul)
Processen i overordnede træk
I kreditormodulet opretter du alle leverandører og styrer hvilke finansenheder, der må bruge hvilke leverandører. Og du udpeger hvilke bankkonti, der må dannes betalinger fra.
Processen omkring kreditorbetalinger falder i to dele:
· Du skal have oprettet likvidkonto, betalingsformidler og kreditor (trin 1 – 3)
· Når det er på plads, kan du koncentrere dig om selve bogføringsprocessen (trin 4 – 6)
De seks trin
1. Opret likvidkonto for hver bankkonto, du vil kunne betale fra
2. Opret betalingsformidler for hvert pengeinstitut, du vil danne kreditorbetalingsfil til
3. Opret kreditor med stamdata, fx kontaktoplysninger, betalingsbetingelser, FIK-nr./bankkonto mv.
4. Bogfør faktura
5. Udfør kreditorbetalingsguide
6. Upload din betalingsfil på bankens netbank
|
| ||
| 01 | Angiv de finansenheder du vil danne kreditorbetalinger fra og den bankkonto, du vil bruge. 02 | Angiv hvilken bank, der skal foretage betalingen og det filformat, din bank bruger. 03 | Angiv hvem, der skal have pengene. 04 | Bogfør faktura på kreditor. 05 | Start kreditorguiden og lav en betalingsfil. 06 | Upload din fil på din netbank. | |
|
NB Unik Bolig opererer med to kreditortyper:
Standardkreditor
En standardkreditor opretter du overordnet. Du kan så knytte din standardkreditor til en finansenhed på et eller flere specifikke selskaber / ejendomme = optræder så som enhedskreditor for den finansenhed / ejendom / selskab.
Enhedskreditor
Hvis du skal bogføre en faktura fra en leverandør, som ikke er i Unik Bolig, kan du også starte med at oprette denne leverandør som enhedskreditor, kun lige til denne finansenhed – til brug for denne specifikke bogføring. Du kan senere oprette leverandøren som en standardkreditor, hvis det er en leverandør, du vil bruge igen.
Forudsætninger for at bruge kreditormodulet i Unik Bolig
· Du skal have købt og installeret kreditormodulet
· Du skal have opsat forretningsgangen til kreditorbetalinger
· Du skal have oprettet nummerserie på finansenhederne og/eller guidenummerserie
Menupunkter i kreditormodulet
Overblik over de menupunkter, der ligger under Kreditor
| Kreditor | | |
| Kreditorkontokort | | Se bevægelser på en bestemt kreditor, evt. pr. finansenhed. |
| Kreditor | Standardkreditor | Kreditors stamoplysninger (Opret standardkreditor – og tilknyt evt. som enhedskreditor på selskabs-/ejendomsniveau) |
| Enhedskreditor | Kreditors stamoplysninger, men tilpasset den enkelte finansenhed, fx tilretning af betalingsbetingelser. | |
| Kreditoroprettelse – | Anvendes ikke | |
| Kreditorbetalinger | | Send bogførte fakturaer til betaling i banken via denne guide |
| Værktøjer | Kreditorafstemning | Afstem saldi mellem kreditormodul og finansmodul |
| Godkend oprettelser og ændringer | Sikkerhed for, at en bruger ændrer kreditoroplysninger korrekt | |
| Gendan fil/kvittering | Her kan du gendanne din betalingsfil | |
| Ejendom kontakter fra kreditor | Anvendes ikke | |
| Udskrifter | Forfaldsliste - kreditorer | Udskrift over forfaldne poster pr. kreditor eller pr. finansenhed |
| Saldoliste - kreditorer | Udskrift med saldo pr. kreditor pr. en given dato | |
| Kreditorkontokort | Udskrift med bevægelser pr. kreditor for en given periode | |
| Likviditetsoversigt | Anvendes ikke | |
| Standardkreditoroversigt | Overblik over tilføjelser på enhedskreditorerne ift. standardoprettelsen | |
| Kreditoroversigt | Oversigt over enhedskreditorer pr. finansenhed | |
| Kreditorhistorik | Logning af ændringer på kreditor | |
| Ændringsoversigt | Logning af ændringer på kreditor | |
| Branchekode | Anvendes ikke | |
| Tilpasning | Arbejdsart | Anvendes ikke |
| Branche | Anvendes ikke |
De enkelte trin
01 | Opret likvidkonti, du vil betale fra
NB Likvidkontoen er den bankkonto, som du ønsker at betale dine leverandørfakturaer fra. Du skal oprette en likvidkonto for hver enkelt af de finansenheder, du vil betale leverandørfakturaer fra.
Finans | Likvidkonti | Likvidkonti
| Stamdata | Udfyld felterne:
|
Hvis du vil betale leverandørfakturaer fra én og samme bankkonto i et selskab med underliggende ejendomme / afdelinger, skal du have opsat automatisk mellemregning mellem ejendommenes (afdelingernes) finansenheder og selskabets finansenhed. Efterfølgende skal du så kun oprette en likvidkonto i selskabets finansenhed.
02 | Opret betalingsformidlere (de pengeinstitutter, du vil betale fra)
NB Indledende skal du:
a. Oprette en mappe, hvor du kan gemme betalingsfilerne. Mappen kaldes typisk Kreditorbetalinger.
b. Have styr på hvilket bankformat, dit pengeinstitut bruger.
Hvis I bruger flere pengeinstitutter, skal du oprette en betalingsformidler for hvert pengeinstitut.
Du skal oprette en betalingsformidler for hver bank, du skal kunne sende en kreditorbetalingsfil til. Der er som standard oprettet betalingsformidlere, du kan bygge videre på, alternativt opretter du dem forfra.
Finans | Likvidkonti | Betalingsformidler
| Betalingsformidler | Udfyld felterne:
|
| Likvidkonti | Når du har oprettet likvidkonto og betalingsformidler, skal du knytte dem sammen. Likvidkontoen i én finansenhed knyttes sammen med en betalingsformidler (formidlernavn).
|
03 | Opret standardkreditor
I menuen Filer | Indstillinger | Kreditor sætter du standardværdier op for din kreditoroprettelse. Du kan fx påføre en standardværdi for betalingsbetingelser, som kan overstyres ved oprettelse af en kreditor.
Som standardtekst på faktura skriver du >71<@. En standardkreditor foreslås så at have betaling via en FI-linje. Hvis en kreditor ønsker en bankoverførsel, overstyres standardteksten ved oprettelsen.
Kreditor | Kreditor | Standardkreditor (Ctrl + Shift + S)
| Stamdata |
|
| Fakturering |
|
| Betaling |
|
| Kontakter | Opret kontaktoplysninger på ny kreditor: CVR-nr, navn, adresse, telefonnummer, mail mv.) |
| Finansenheder | Tilknyt den eller de finansenheder, der må bruge denne kreditor |
04 | Bogfør en faktura
NB Der skal være oprettet en kreditorsamlekonto i Unik Bolig, og den skal være valgt i bogføringsgruppen Kreditor.
Finans | Bogføringskladde (Ctrl + Shift + K)
| Stamdata | Vælg bogføringskladde: Standard Finanskladde – Bogføringstype |
| Bogføringskladde, indtastning |
|
NB Husk at tilknytte bilag til posteringen via funktionen Opret note eller Workflow.
05 | Opret kreditorbetalinger (guide)
Guiden her danner en betalingsfil til de banker, der skal sikre betaling via Netbank.
Kreditor | Kreditorbetalinger (alt + K + B)
| Forretningsstatus | Har du ikke-udførte guider liggende i Unik Bolig, listes de her.
|
| Afgrænsning |
NB Samlede betalinger for kreditorer bruges til at samle betaling og bogføring pr. finansenhed og pr. kreditor. Betales der via FI-kort, har feltet ingen virkning. |
| Manuel udligning | Udligning af åbentstående poster, hvis du fx har kreditnotaer liggende, du ikke har fået udlignet |
| Mellemregning | Med speciel opsætning kan du få mulighed for at udligne mellem juridiske enheder, så en kreditnota i én enhed kan udligne en faktura i en anden enhed |
| Betalinger | Liste over poster, der ligger til betaling. Du kan fjerne poster, du ikke vil have med.
|
| Bogføring |
|
| Filgenerering |
|
| Likviditetsoversigt | Anvendes ikke |
| Meddelelser | Hvis der er fejl i kørslen, listes de her. |
06 | Upload betalingsfil(er)
Indlæs betalingsfilerne på bankens netbank fra mappen Kreditorbetalinger, du oprettede tidligere.
Alt efter hvilken bank, du bruger, er der forskel på, hvordan du uploader filen. Kan du ikke uploade din fil, skal du kontakte netbankens support.