Afsendelse af brev via mail
Best practice - miniguide Afsendelse af brev via mail
1. Funktionen skal aktiveres under Filer | Indstillinger | Generelt | Breve | Mail. Her sætter du en markering i Aktiver breve via mail
2. Brevskabelonen skal sættes op til at kunne blive sendt på mail
3. Brevskabelonen skal være oprettet med en modtager
4. Der skal være indtastet en mailadresse på modtager
5. Der skal være samtykke på modtagerens kontaktoplysninger til digital kommunikation
Brevskabeloner (punkt 2 og 3)
De brevskabeloner, som ønskes at blive afsendt på mail skal have en markering i feltet Brev må sendes som mail. For at finde en brevskabelon skal du i menuen vælge:
Generelt | Breve | Skabelon
Her slår du brevskabelonen op ved at taste nummeret på skabelonen. I sidste felt midtfor på skærmen, sætter du en markering i Brev må sendes som mail.
Herefter skal du have en modtager på til dette brev. Du trykker på fanen Modtagere helt til venstre, og sætter én eller flere modtagere på.
Mailadresse på modtager (punkt 4 og 5)
For at fx en lejer skal kunne modtage et brev via mail, kræver det, at der er indtastet en mailadresse på lejer. For at finde en lejer skal du i menuen vælge:
Bolig | Lejer
Når du har slået en lejer op, trykker du på fanen Kontakter til venstre. Her skal du redigere kontakten ved at trykke på Pil ned ved siden af knappen Kontakt. Du trykker på Rediger kontakt, og taster en mailadresse i feltet Mail.
Under fanen Tilsagn til højre, skal du tjekke om samtykke til digital kommunikation er sat til “ja”.