Frigiv beløb med godkendelse

Best practice – miniguide

Frigiv beløb med godkendelse

 

Der er udviklet en ny funktionalitet i workflow for at gøre det muligt at foretage en godkendelse af et frigivet beløb i et workflow.

Funktionaliteten er lavet i workflowtypen Kreditor med øvrige felter. Feltet Frigiv beløb til betaling vil være en pendant til feltet Betalt, men er ikke øjeblikkelig som Betalt og er til brug for at kunne håndtere, at du ønsker en godkendelse af et frigivet beløb. Det vil ikke være muligt at benytte sig af en blanding af den eksisterende og den nye metode. Eksisterende funktionalitet med Tilbagehold og Betal fungerer som det plejer.

Du kan udfylde feltet Frigiv beløb til betaling på et givet trin efter der er foretaget tilbagehold og bogføring af kladden, med det beløb du ønsker frigivet til betaling. Feltet/knappen Betal skal så ikke længere bruges i dette workflow, kun Frigiv beløb til betaling er aktiv. Feltet Betalt skal således ikke være aktiv og/eller synligt, imens feltet Rest stadig kan påføres og skal være inaktiv.

I næste trin vises Frigiv beløb til betaling også, men feltet skal være inaktivt. Når godkender trykker på Godkend og der er en værdi i Frigiv beløb til betaling stemples kreditorposteringen med det frigivne beløb automatisk og feltet Frigiv beløb på workflowet bliver nulstillet. Denne proces kan fortsætte indtil beløbet er 100% frigivet.

 

01 |    Workflow proces:

Er et workflow tilbageholdt samt bogført og har du påført Frigiv som aktivt kan 1 godkender angive et beløb til godkendelse og trykke Godkendt. Godkender modtager flowet og her skal Frigiv være synligt, men inaktivt. Når godkender trykker Godkendt stemples kreditorposten med det frigivne beløb til udbetaling. Flowet ryger nu videre til næste trin, hvor der igen er åbent for Frigiv beløbet og her gentager processen sig indtil hele beløbet er frigivet.

Alle stemplinger af beløb på kreditorposten fra workflows logges i workflownoterne og udover dato, bruger mv., som allerede vises i workflowloggen, inkluderes også hvilket beløb, der stemples ned.

 

02 |    Tilbagehold og bogfør

Enten skal du ind på kladden og trykke Bogfør inden du trykker Godkend eller du skal have tvungen bogføring på trinnet. Flowet fortsætter til Frigiv beløb trinnet.

 

03 |    Frigiv beløb

Frigiv beløb til betaling er aktiv og kan redigeres.

 

04 |    Godkend beløb (Her er det vigtigt at Frigiv beløb er synlig men inaktivt)

Efter der er trykket Godkendt bliver kreditorposteringen stemplet med det frigivne beløb og kan betales via kreditorbetalingsguiden. Flowet ryger videre til næste trin som er Frigiv beløb igen, så flowet skal bygges op med trin indtil hele beløbet, er frigivet. Hvis du har fået frigivet hele beløbet inden flowet er gennemført, kan du med fordel give mulighed for både at kunne trykke Godkend samt Godkend og luk knappen for den person, der godkender beløbet. Der er kontrol på, at det ikke er muligt at lukke flowet medmindre hele fakturaens beløb er frigivet. Der kan også vælges at lave en betingelse efter godkender har trykket godkend, hvor den går i et automatisk luk trin, hvis Tidligere betalt + Frigiv beløb til betaling = Totalt beløb.

Genvejstaster

Tabulator

Flyt til næste felt

Shift + tabulator

Flyt til forrige felt

F4

Åbn combo-boks (her kan du søge i en anden tabel efter fx finansenhed)

F9

Gem

Alt + B + D

Åbner stamdata på ejendom

F3

Åbner søgedialogen

Shift + Ctrl + F

Åbner finanskontokort