Unik Drift
Best practice – guide til opsætning UnikDrift
Generelle indstillinger
Der er forskellige opsætninger i forbindelse med igangsættelse af UnikDrift. Hvis der allerede anvendes rekvisitioner, så er det meget få opsætningner der skal laves om i forbindelse med anvendelse af UnikDrift.
01 | Moduler
Følgende moduler skal være valgt for at Unik Drift kan anvendes. Modulerne findes under Modulnummer 42000 Unik Drift:
Modulnummer 42001: Unik Drift – Grundlicens
Modulnummer 42010: Unik Drift – Ordre
02 | Indstillinger rekvisition
Ingen af parametrene er nye i forbindelse med UnikDrift, men der er skåret ned på hvor mange af dem der anvendes.
Filer | Indstillinger | Rekvisition | Gruppe Rettemuligheder
Denne gruppe anvendes ikke direkte i forbindelse med Unik Drift og der er ingen ny funtionalitet, men gruppen anvendes gennem workflow og bogføring.
Filer | Indstillinger | Rekvisition | Gruppe Diverse
| Tillad kun oprettelse af rekvisitioner med egne initialer | Det er kun muligt at oprette rekvisitioner med egne initialer hvis parameteren er sat. Brugeren bliver sat som Ansvalig som standard ved oprettelse af ordren, og kan ikke ændre den ansvarlige til en anden bruger. Hvis ikke den er sat kan brugeren oprette på vejne af andre brugere. |
| Tillad rekvisitioner uden beløb | Denne parameter tillader at oprette en rekvisition på 0 kr. |
| Godkend rekvisitioner via workflow | Parameteren sættes hvis der skal anvendes godkendelsesworkflow. |
| Valgte | Der vælges hvilke rekvisitionstyper der skal sættes i workflow. |
| Standard godkendelses workflow | Det skal vælges hvilken godkendelsesworkflow der skal anvendes. Opsætning og anvendelse af godkendelsesworkflow behandelse ikke i denne beskrivelse. |
Filer | Indstillinger | Drift og vedligholdelse | Drift og vedligholdelse / Gruppe Bygningsdel
| Tilføj automatisk bygningsdel dimension fra konteringsdefinition | Hvis denne paramenter er sat skal der vælges aktivititet hvis den konto der bliver valgt ved oprettelse af ordren er tilknyttet en bygningsdel. |
03 | Indstillinger Brugere/Ansvarlig
Filer | Indstillinger | Webløsninger | Drift
| Funktionsgruppe | Her vælges hvilken funktionsgrupper der anvender Unik Drift. En bruger skal tilhøre den/de valgte funktionsgrupper. |
| Adressefunktion | Her vælges hvilken adressegrupper der anvender Unik Drift. En bruger skal tilhøre en eller flere af valgte adressefunktioner. |
Desuden skal Brugen være tilknyttet en afdeling/ejendom for at kunne se ordre i Unik Drift. Brugeren skal som ansvarlig for ordren også have en mail-adresse, så mails om afsendte ordre kan sendes til brugeren.
Der er mulighed for at brugere kan få administratorrettigheder til UnikDrift med at brugeren har en markering i brugeropsætningen under Generelt | Tilpasning | Adgangsafgrænsning | Medarbejder | Web | Web administrator Unik Web Platform.
Administratorrettigheden giver adgang til se og oprette ordre for alle afdelinger i UnikDrift, så denne medarbejder ikke skal have en funktion på afdelingsniveau for at se og oprette ordre i på alle afdelinger.
04 | Kreditor
Kreditor | Kreditor | Enhedskreditor
En kreditor skal have udfyldt følgende oplysninger for afsendelse af mail:
CVR-nummer / EAN-nummer: for at der kan oprettes en OIO note på rekvisitionen skal CVR- eller EAN nummer være udfyldt. Der oprettes en OIO note på rekvisition uanset om der benyttes OIO for kreditoren. Opsætning af CVR- og EAN-nummer, sker under den enkelte kreditor.
Hvis der benyttes OIO faktura på kreditoren, skal der i forretningsgangen OIOXML være oprettet en sti, til den netværksmappe, hvorpå OIO-fakturaerne skal placeres.
På selve kreditoren skal der være markering i feltet Dan OIO fak. på den enkelte kreditor. Først når den er slået til placeres dokumentet i forretningsgangen OIOXML angivne sti.
05 | Forsendelsesmodul
For at sende mails til kreditor skal forsendelsesmodulet været sat op. Det behandles ikke i denne beskrivelse, men findes i en selvstændig vejledning.
Forretningsgang
06 | OIOXML
Generelt | Tilpasning | Definition af forretningsgange (vælg OIOXML)
Dit vindue åbner pr. default på punktet Opsætning, hvor der er følgende tilføjelser til den allerede eksisterende forretningsgang:
| 03 | Udgående rekvisition/Ordre |
| 03.01 Konvertering version til rekvisition/Ordre | Her vælges hvilken konverterings OIO der skal anvendes. Den skal være sat op under Generelt | Tilpasning | Workflow/OIO | XMLType Vedligeholdelse |
| 03.02 Præsentations version til ordre | Her vælges hvilken præsentations OIO der skal anvendes. Den skal være sat op under Generelt | Tilpasning | Workflow/OIO | XMLType Vedligeholdelse |
| 03.03 Rekvisition OIO filernes placering | Der angives en fil til placering af OIO-filer, som skal sendes til kreditorer der anvender OIO. |
| 03.04 Notetype til OIO ordre | Notetypen som OIO-filen gemmes som på ordren. |
07 | Rekvisition
Generelt | Tilpasning | Definition af forretningsgange (vælg Rekvisition)
| 08 | Afsendelse af mail med OIO |
| 08.01 Adressefunktion der anvendes til at forslå leveringsadresse på afdelingens rekvisitioner | Anvendes i Unik Drift så brugeren kan bestemme en alternativ leveringsadresse på ordren. Denne hentes via en adressefunktion og skrive med ud i OIO dokument. |
| 08.02 Notetype (kun tekst) fpr stanardtesks som indsættes i mail. Eksemplevis GDPR eller betalingsbetingelser | Det er muligt at indlejre af en standardtekst i mail til leverandøren, som f.eks. betalingsbetingelser, GDPR oplysninger mv. Der skal oprettes en Notetype under Generelt | Tilpasning | Kodetabeller | Notetyper, som vælges her i forretningsgang. På selskab eller ejendom oprettes der er en note som tekst, hvor standardteksten sættes ind. Hvis noten ikke oprettes som en tekst, får brugeren i UnikDrift en fejlmeddelelse. |
| 8.3 Notetype for vedhæftede bilag til mail afsendelse | Notetype bliver sat på vedhæftede filer til mailen til levererandøren, så det er muligt at gemme filene med notetypen og filtrere dem på notepanelet under Udgående dokumenter. |
08 | Browservalg
UnikDrift åbnes i brugerens standardbrowser. Internet Explore kan ikke anvendes til UnikDrift og det tilrådes at anvende Google Chrome eller Microsoft Edge.