E-faktura workflow

E-faktura workflow

Best practice – guide til opsætning

E-faktura - workflow

 

 


Generelle indstillinger

  Generelt | Tilpasning | Definition af forretningsgange (vælg E-faktura workflow i listen)

 

Forretningsgang

Dit vindue åbner pr. default på punktet Opsætning, hvor du tilpasser relevante felter, så de passer til jeres forretningsgang, men du har overordnet adgang til seks punkter:

Stamdata

Hvis du selv opretter en forretningsgang, navngiver du den her

Startinformation

Opret jeres egen starttekst, hvis I har nogle procedurer, I skal igennem, før I går i gang.

Slutinformation

Opret jeres egen sluttekst, hvis der er noget, I skal huske i forbindelse med, at I afslutter eller har afsluttet guiden.

Opsætning

Best practice på opsætning af guiden beskrives i næste afsnit

Tilknytninger

Workflow skal have tilknytning Total (såfremt du anskaffer modulet efter idriftsættelse, skal du påføre tilknytningen i denne forretningsgang)

Note

Du kan oprette egne noter på en forretningsgang

 

Anbefalet opsætning

00 Start- og slutinformation

01 Vis startinformation

P

02 Vis slutinformation

P

01 Generelt

01 Angiv køens navn

E-faktura

02 OIOXML filernes placering

(her indtastes stien til en mappe i stifinder)

03 Præsentation version

<Unik XSL Vers 1>

04 Konvertering version

<Unik XSLT Vers 1>

05 UBL forsyningsoplysningspræsentation version

<Unik UBL UTS Vers 1>

06 OIO Kreditoroplysninger version

<Unik Kreditor info Vers 1>

08 Ekstra køer

 

02 Udgående faktura/kreditnota

01 Konvertering version

<Unik UBL faktura eksport>

02 OIOXML filernes placering

(her indtastes stien til en mappe i stifinder)

03 Udgående Rekvisition/Ordre

01 Konvertering version til rekvisitioner/ordre

<Unik UBL ordre eksport>

02 Præsentationsversion til ordre

<Unik UBL ordre præsentation>

03 Rekvisition OIO-filernes placering

(her indtastes stien til en mappe i stifinder)

04 Notetype til OIO-ordre

Rekvisition

Øvrige

DefaultDimension

 

 

Køopsætning

  Generelt | Tilpasning | Workflow | Køopsætning

Funktionsgrupper

For at de enkelte brugere kan tilgå mappen med fakturaer, skal der oprettes adgang via en kø.

Her kan du vælge at give adgang ud fra. Er det alle brugere der skal have adgang, benyttes funktionsgrupper, da du derved slipper for at vedligeholde dette, når der oprettes nye brugere.

 

Brugere:

Er det kun enkelte brugere, som skal have adgang til indlæsning fra kø, vælger du dem her.

 

Indstillinger

Har du flere forskellige workflows til håndtering af kreditorfakturaer, har du mulighed for at opstille nogle regler for hvilke fakturaer der skal i et bestemt workflow.

Disse regler defineres ud fra de oplysninger som er til rådighed ud fra kreditorfakturaen. Dette fungerer kun til EAN fakturaer.

Eksempelvis kan man oprette et workflow til fakturaer fra Betalingsservice(NETS). Disse fakturaer vil altid komme fra den samme kreditor. Derved kan man opsætte en regel, at hvis der kommer en faktura fra Betalingsservice, skal den starte workflowet som er beregnet til dette.

Der sættes markering i feltet ”Autogodkend første trin”.

 

Automatisk indlæsning.

Som en udbygning til elektroniske fakturaer, er det muligt at tilknytte automatisk indlæsning.

Dette modul vil automatisere processen omkring indlæsning af fakturaer til Unik Bolig.

Her kan man opsætte et automatisk job, som på et bestemt tidspunkt indlæser de fakturaer som er modtaget.

 

Filer – indstillinger – Generelt – workflow

Log ind som sysop, sæt markering i feltet ”Automatisk indlæsning”.

Herefter genstartes serveren.

 

Generelt – Tilpasning – Jobliste

  Generelt | Tilpasning | Jobliste | Indlæsning OIO i fælles indlæsning

Marker jobbet ”Indlæsning OIO i fælles indlæsning”, og tryk på ”egenskaber”.

Sæt markering i ”planlagt”, og definer hvornår jobbet skal afvikles.

 

  Generelt | Tilpasning | Jobliste | Behandling af fælles dokumenter

Marker jobbet ”behandling af fælles dokumenter”, og tryk på egenskaber.

Sæt markering i planlagt, og definer hvornår jobbet skal afvikles.

 

Køopsætning:

Mappen ”Indstlllinger”.

Der skal vælges en bruger som er ansvarlig for den automatiske indlæsning, således oplysninger om evt. fejl sker til denne bruger.

Dette sættes op på mappen ”Indstillinger” på køopsætningen, i feltet ”Ansvarlig”.

 

Ekstern – systemindstillinger – automatisk indlæsning

Når jeres testdatabase opdateres, vil automatisk indlæsning blive deaktiveret.

Dette skal aktiveres i driften, når modulet tages i brug.

 

Genvejstaster

Tabulator

Flyt til næste felt

Shift + tabulator

Flyt til forrige felt

F4

Åbn combo-boks (her kan du søge i en anden tabel efter fx finansenhed)

F9

Gem

Alt + B + D

Åbner stamdata på ejendom

F3

Åbner søgedialogen

Shift + Ctrl + F

Åbner finanskontokort