Udbetalingsguide

Udbetalingsguide

Best practice – guide til opsætning

Udbetalingsguide


 


 

Opsætning

01 |    Udbetalingsguide

  Filer | Indstillinger (vælg Finans | Generelt 2 i mappestrukturen til venstre)

Sæt tjektegn ved følgende under Udbetalinger:

Skrifttype

Ikke relevant

Skrifttype størrelse

Ikke relevant

Tillad at bruger kan vælge om opdeling af udbetaling skal ske, hvis der er flere juridiske lejere under bogføring

ü

Anvend kontrol af modtager adresse ved kontooverførsel

ü

Vis fuldt CPR-nr. i udbetalingsdialog

 

Mulighed for elektronisk og egne check

 

 

 

  Generelt | Tilpasning | Kodetabel (vælg Betalingstype i feltet KodeTabel)

Vælg Stamdata i mappestrukturen til venstre. Vælg Opret, hvis ikke kodeværdien Udbetaling med kodetabelgruppe Check eksisterer allerede (eksisterer kodeværdien, vælges Rediger):

Kode ID

Synlig: ü

Kodetekst

Udbetaling

Kodetekst 2

 

Kodeorden

99

Kodetabelgruppe

Check

Tagnum

 

Tagtekst

 

 

 

 

02 |    Likvidkonto og betalingsformidler

NB Likvidkontoen er den bankkonto, som udbetalinger bliver hævet fra. Du skal oprette en likvidkonto for hver enkelt af de finansenheder, du vil udbetale fra.

Du skal lave opsætning tre steder:

  Finans | Likvidkonti | Likvidkonti

 

Stamdata

Udfyld felterne:

*        Finansenhed

*        Konto (i standardkontoplan for private: 78510: For almene: 732200 eller 603200)

*        Pengeinstitut (bankens navn)

*        Reg.nr./Bankkonto (registreringsnummer og bankkontonummer)

*        Status skal sættes til Aktiv

Finansenheder

Tilføj alle finansenheder, som tilhører denne bankkonto

 

Hvis du vil udbetale beløb fra én og samme bankkonto i et selskab med underliggende ejendomme/afdelinger, skal der være opsat automatisk mellemregning mellem ejendommenes/afdelingernes finansenheder og selskabets finansenhed, og der oprettes så kun en likvidkonto i selskabets finansenhed.

 

  Finans | Likvidkonti | Betalingsformidler

Vælg Betalingsformidler i mappestrukturen til venstre og klik Opret. Udfyld nedenstående felter:

Placering af betalingsfiler

Formidlernavn

 

Filnavnet er valgfrit, men anbefaling er: banknavn og betalingstype (fx Danske Bank Udbetaling)

Fil placering

Sti til mappe, hvor filerne vil kunne hentes for indlæsning i banken. Anbefaling – en mappe pr. bank.

Filnavn

Kan være det samme som Formidlernavn

Tilføj tidsstempel til filnavn

P

Betalingsmetode / betalingsformat

Formidlerprioritet

2 (for danske banker er altid 2)

Type

Udbetaling

Betalingsmetode

Afhænger af bank (vælg relevant betalingsmetode fra dropdown liste.

 

Kendes betalingsmetode ikke, kan det slås op på bec.dk, bankdata.dk, sdc.dk mv.)

Kreditor specifikt

Adviseringskode

Advisering via kontoudtog

 

 

  Finans | Likvidkonti | Betalingsformidler

Vælg Likvidkonti i mappestrukturen til venstre, marker den relevante finansenhed og klik Opret. Udfyld nedenstående felter:

Finansenhed

Nummer på finansenhed, hvor banken ligger

Bogføringskonto

Likvidkontonummer

Formidlernavn

 

Vælges fra dropdown det relevante formidlernavn

Kontonavn

Udfyldes af systemet efter indtastning af de første 3 linjer

Girokonto

 

Udfyldes af systemet efter indtastning af de første 3 linjer

Bankkonto

Udfyldes af systemet efter indtastning af de første 3 linjer

Alternativ konto (anvendes ikke standard)

(best practice på dette modul findes separat)

 

 

03 |    Oprettelse / tilpasning af forretningsgange

Du skal lave enkelte opsætninger i seks forretningsgange, vi beskriver her hvor og hvad:

 

  Generelt | Tilpasning | Definition af forretningsgange (vælg Check udbetaling, evt. opret)

01 Generelt

01 Skæringsdato for udbetaling af checks (angives med Unik datokoder)

 

+1D

02 Afgræns på forfaldsdato

 

03 Antal hverdage til indlevering hos GiroBank

0

04 Tilføj checknr. til finanspostering

P

05 Tekst foran checknr.

 

06 Tekst efter checknr.

 

07 Tilføj info på bogføringstekst og anvend som egenreference

P

08 Afgræns på konto fra

 

09 Afgræns på konto til

 

10 Maks. beløb ved overførsel til bankkonto

99.999.999,99

11 Brev udskrift med ekstra advisering til BS overførselsudbetalinger

Check (90010)

12 Tekst på modtager kontoudtog

Overført

 

 

  Generelt | Tilpasning | Definition af forretningsgange (vælg Aconto)

Opsætningen gælder både varme, vand, el og eventuelt andre aconto-regnskaber:

04 Data vedrørende tilbagebetalinger

01 Metode for boende lejere

 

Tilbagebetalinger beboes op

02 Metode for fraflyttere

Udbetales via Chek/bankoverførsel

03 Opkrævningstype

75040 Varmeafregning

73039 Vandafregning

73099 Elafregning

04 Dage til tilbagebetaling

1.hverdag, næste måned

05 Tilbagebetalingsbeløb

 

06 Minimum beløb for tilbagebetalingsbeløb skal tjekkes for opdeling

0,00

07 Skal betalingsdag kunne angives i guiden

P

08 Vis datofelter til fraflyttere

P

09 Marker reguleringer som opkrævet? – valget gælder ikke varslinger

P

05 Data vedrørende check / bankoverførsel

01 Tekstlinje 1 til specifikation af check

 

 

02 Tekstlinje 2 til specifikation af check

 

 

03 Tekstlinje 3 til specifikation af check

 

 

04 Tekst til beløbs specifikation på check

 

05 Overskrift ved udbetaling til standard udbetalings adresse

Udbetaling af tilgodehavende for følgende:

06 Standard udbetaling – angiv opkrævningstype 

9971035 Udbetaling @

07 Anvend overførsel til lejers kontonr. når det er muligt

P

08 Bogføringstekst ved afregning via check / konto

Aconto afregning, #navn#

09 Ved afregning via check / konto deles automatisk mellem juridiske lejere

P

10 Min. beløb for checkudbetaling til boende lejere

0,00

11 Min. beløb for checkudbetaling til fraflyttere

0,00

12 Min. beløb for bankoverførsel til boende lejere

0,00

13 Min. beløb for bankoverførsel til fraflyttere

0,00

14 Opkr.type for nulstilling af fraflytter

9958110 Nulstilling – ikke udbetalt beløb

15 Kontroller for gyldig likvidkonto inden udbetaling

 

 

Med denne opsætning afregnes alle beløb overfor boende lejere, mens beløb under 5 kr. ikke afregnes overfor fraflyttere, men bogføres direkte via opkrævningstype 9958110.

 

  Generelt | Tilpasning | Definition af forretningsgange (vælg Fællesregnskab, regnskab)

10 Data vedrørende check / bankoverførsel

01 Tekstlinje 1 til specifikation af check

 

 

02 Tekstlinje 2 til specifikation af check

 

 

03 Tekstlinje 3 til specifikation af check

 

 

04 Tekst til beløbs specifikation på check

 

05 Overskrift ved udbetaling til standard udbetalings adresse

Udbetaling af fællesregnskab

06 Standard udbetaling – angiv opkrævningstype 

9971035 Udbetaling @

07 Anvend overførsel til lejers kontonr. når det er muligt

P

08 Bogføringstekst ved afregning via check / konto

Afregning fællesregnskab

09 Min. beløb for checkudbetaling til boende lejere

0,00

10 Min. beløb for checkudbetaling til fraflyttere

0,00

11 Min. beløb for bankoverførsel til boende lejere 

0,00

12 Min. beløb for bankoverførsel til fraflyttere

0,00

13 Opkr.type for nulstilling af fraflytter 

9958110 Nulstilling – ikke udbetalt beløb

14 Bogføringstekst på nulstilling

Ikke udbetalt beløb

 

Med denne opsætning afregnes alle beløb overfor boende lejere, mens beløb under 5 kr. ikke afregnes overfor fraflyttere, men bogføres direkte via opkrævningstype 9958110.

 

  Generelt | Tilpasning | Definition af forretningsgange (vælg Flytteopgørelse)

07 Data vedrørende check / bankoverførsel

01 Afregn flytteopgørelse via udbetalingsmodul

 

P

02 Afregning må ske til bankkonto hvis angivet

 

P

03 Angiv kontotype for checkkonto

 

Erhvervsgiro med bankkonto

04 Tekstlinje 1 til specifikation af afregning

 

05 Tekstlinje 2 til specifikation af afregning

 

06 Tekstlinje 3 til specifikation af afregning

 

07 Tekst til beløbs specifikation på afregning

Udbetaling iflg. opgørelse

08 Min. beløb for udbetaling til fraflyttere

0,00

09 Min. beløb for bankoverførsel til fraflyttere

0,00

10 Opkr.type for nulstilling af fraflytter

9958110 Nulstilling – ikke udbetalt beløb

11 Bogføringstekst på nulstilling 

Ikke udbetalt beløb

12 Udbetaling deles automatisk til flere juridiske lejere

P

13 Overskrift til udbetalingsspecifikation

Udbetaling iflg. opgørelse

14 Tekstlinje 1 til specifikation af udbetaling

 

15 Tekstlinje 1 til specifikation af udbetaling

 

16 Tekstlinje 1 til specifikation af udbetaling

 

17 Tekst til beløbsspecifikation på udbetaling

I alt

18 Der kan udbetales til flg. adresse funktioner

Ingen valgt

19 Antal linjer til udbetaling

5

20 Vis checkdialog efter udbetaling (maks. 1 linje)

 

21 Standard bogføringstekst

Udbetalt flytteopg. til @

22 Udbetaling – opkr.typer

9971035 Udbetaling @

23 Vis adresse felt til speciel udbetaling 

P

24 Kontroller for gyldig likvidkonto inden udbetaling

 

 

 

  Generelt | Tilpasning | Definition af forretningsgange (vælg Indflytning)

02 Kontakter

01 Ændre lejers adresse til lejemålets pr. indflytningsdato

 

P

02 Samlever tilknyttes som juridisk lejer 2

 

 

03 Fravælg simpel oprettelse

 

 

04 Foreslå lejemålets adresse ved oprettelse

 

05 Vis mailfelt ved oprettelse

P

06 Vis tlf.nr. felter ved oprettelse

P

07 Vælg standard telefon-indtastningsfelt ved adresse indtastning

Mobil

08 Vælg funktion ved oprettelse i afsnit 2

Juridisk lejer 2

09 Vælg standard anvendelse til funktion i afsnit 2

Ingen

10 Vælg funktion ved oprettelse i afsnit 3

Lejebetaler

11 Vælg standard anvendelse til funktion i afsnit 3

Ingen

12 Vælg funktion ved oprettelse i afsnit 4

 

13 Vælg standard anvendelse til funktion i afsnit 4

Ingen

14 Vælg funktion ved oprettelse i afsnit 5

 

15 Vælg standard anvendelse til funktion i afsnit 5

Ingen

16 Vælg funktion ved oprettelse i afsnit 6

 

17 Vælg standard anvendelse til funktion i afsnit 6

Ingen

18 Standard kontakttype ved oprettelse

Anvend den valgte kontakttype fra indstillinger

19 Vælg opsætning til ansøgerintegration

 

20 Sæt automatisk CPR-tilsagn på juridiske lejere ved underskrevet lejekontrakt

P

 

 

  Generelt | Tilpasning | Definition af forretningsgange (vælg Fraflytning)

02 Kontakter

01 Stop alle funktioner på lejer

 

 

02 Tillad deaktivering af juridisk lejer

 

 

03 Vis mailfelt ved oprettelse

P

 

04 Vis tlf.nr. felter ved oprettelse

P

 

05 Advarsel hvis juridisk lejer også har flg. funktion:

Beboerrepræsentation

 

06 Advarsel hvis juridisk lejer er under 18 år

P

 

07 Standard kontakttype på fraflytters nye adresse

Anvend den valgte kontakttype fra indstillinger

 

 

04 |    Tilpasning af kontakter

a.   Hvis udbetaling skal ske via NemKonto:

  Bolig | Lejer  

Slå lejer op vha lejerstreng, vælg mappen Kontakter i venstre side og vælg Rediger kontakt.

Stamdata

CPR-nr.

Skal udfyldes uden bindestreg

Udbetaling

NemKonto udbetaling

P

Reg. nr. og kontonr.

Anvendes ikke

Bemærkninger

(valgfrit felt)

 

b.   Hvis udbetaling skal ske som en almindelig bankoverførsel til bankkonto:

  Bolig | Lejer

Slå lejer op vha lejerstreng, vælg mappestrukturen Stamdata 2 | Økonomi og udfyld felterne i Udbetaling / Opkrævning og Konti med Reg.Nr. og Kontonummer

 

 

05 |    Tilpasning af bogføringskladde

  Finans | Bogføringskladde

Markér den relevante kladde og klik Tilpas:

Generelt

Spørg om oprettelse a check ved checkkonto

Aldrig

 

Tips & tricks
Hvis du ønsker at blive spurgt om du vil foretage en udbetaling fra bogføringskladde, når du bogfører på likvidkonto, kan du sætte sådanne funktion op ved at redigere kassekladde under Kladdeopsætning | Generelt i feltet Spørg om oprettelse af check ved chekkonto tjekker du standard af.
Ved udbetaling via bogføringskladde kan du hurtigt få oplysningerne om den korrekte likvidkonto. Tryk Ctrl + Alt + L – der dukker en boks op med de relevante oplysninger, som du kan acceptere (Ja-knap)
Genvejstaster

Tabulator

Flyt til næste felt

Shift + tabulator

Flyt til forrige felt

F4

Åbn combo-boks (her kan du søge i en anden tabel efter fx finansenhed)

Shift + Ctrl + F

Åbner finanskontokort

Alt + B + D

Åbner stamdata på ejendom

F3

Åbner søgedialogen

F9

Gem

Hvad nu hvis jeg vil...

…udbetale via NemKonto i stedet for bankoverførsel

1. Indtast CPR-nr. korrekt på Kontakten – uden bindestreg 2. For at sikre at CPR-nr. skrives korrekt, kan du opsætte validering af CPR-nr. som Standard: Generelt – Tilpasning – Landekoder Rediger landekode og vælg Standard ved Validering CPR-nr.

…udbetale et stort beløb

Tjek beløbsgrænse i forretningsgang Check udbetaling Opsætning – 01 Generelt – 10 Maks. beløb ved overførsel til bankkonto Tilpas beløb til din behov