Workflow
Best practice – guide til opsætning Workflow
Generelle indstillinger
Filer | Indstillinger
Generelt | Workflow | Flyt bogføringsdato ifølge milepæle | P |
Kontroller indvendig vedl. konto før bogføring | | |
Tillad overdrag workflow | P | |
Slå brugerdefinerede orienteringsmail fra | P | |
Kreditor | Kreditor 2 | Workflow | Søg kun efter enhedskreditorer i workflow | |
Automatisk justering af forfaldsdato | P | |
Standardværdier kan overskrive tekstfeltet | | |
Posteringstype bestemmer beløbsfortegn | P | |
Undersøg og foreslå evt. udligning af posten inden der bogføres | P | |
Fortegn | Betaling – Negativ Faktura – Positiv Indbetaling – Positiv Kreditnota - Negativ |
Forretningsgang
Generelt | Tilpasning | Definition af forretningsgange (vælg Workflow)
Stamdata | Hvis du selv opretter en forretningsgang, navngiver du den her. |
Startinformation | Opret jeres egen starttekst, hvis I har nogle procedurer, I skal igennem, før I går i gang. |
Slutinformation | Opret jeres egen sluttekst, hvis der er noget, I skal huske i forbindelse med, at I afslutter eller har afsluttet guiden. |
Opsætning | Best practice på opsætning af guiden beskrives i næste afsnit |
Tilknytninger | Workflow skal have tilknytning Total (såfremt du anskaffer modulet efter idriftsættelse, skal du påføre tilknytningen i denne forretningsgang) |
Note | Du kan oprette egne noter på en forretningsgang |
Anbefalet opsætning
00 Start- og slutinformation | 01 Vis startinformation | P |
02 Vis slutinformation | P | |
01 Indbakkeindstillinger | 01 Ekstra kolonner til indbakken | 7 feltnavne, FinselskabNr, Kreditorsogenogle, Belob, Forfaldsdato, LogNote, RekvisitionsNr, FakturaNr |
02 Vis tomme køer ved hent fra kø | P | |
03 Automatisk opdatering af indbakke | P | |
04 Hent angivne antal dokumenter på sagen | 50 | |
02 Faktureringsindstillinger | 01 Anvend forfaldsdato som bogføringsdato | |
02 Bogføringsdatoformel | | |
03 Tilføj fakturanr. når faktura tilbageføres | J | |
03 Betalingstype | 01 Benyt tomme værdier fra forretningsgang | |
02 Finselskab(?) nr. for check betalingstype | | |
03 Kontonr. for check betalingstype | B | |
04 Finselskab(?) nr. for mellemregnings betalingstype | | |
05 Kontonr. for mellemregnings betalingstype | | |
06 Finselskab(?) nr. for kreditorbetalingstype | | |
07 Kontonr. for kreditorbetalingstype | K | |
08 Tekst for betalingstype mellemregning | | |
09 Tekst for betalingstype check | | |
04 Mailadvisering | 01 Mailemne: tekst for mailadviseringer | Faktura til godkendelse |
02 Mail: tekst for adviseringer | | |
05 Øvrige | 01 Modkontonr. Uafhængig af kreditorbranche | P |
02 Mailskabelon | Mail – Godkendelse af faktura i workflow (24050) | |
03 Titellinje på emne | 4 feltnavne, WFProcessID, Navn, Beskrivelse, WorkFlowNr | |
04 Medtag afsluttede workflows i søgning | | |
05 Opfølgningsstatus ved annuller | | |
06 Skjul notedialogen ved genstart | | |
07 Spørg om gem ved annuller | | |
08 Forsøg at sætte fokus i kladdens linje 2 | P | |
09 Vis dialog ved lukket rekvisition | P | |
10 Vis kø ved dobbeltklik i kø-vindue | P | |
11 'Vis kø' knap er defaultknap i kø-vindue | | |
12 Benyt forfaldsdato ved afløser | P |
Workflow light / Unik scanning
Generelt | Tilpasning | Definition af forretningsgange (vælg Workflow/ Unik Scanning)
00 Start- og slutinformation | 01 Vis startinformation | P |
02 Vis slutinformation | P | |
01 Generelt | 01 Angiv køens navn | Scanning |
02 Filernes placering | (her indtastes stien til en mappe i stifinder) |
Køopsætning
Generelt | Tilpasning | Workflow/OIO | Køopsætning
Mapper i stifinder oprettes
Der oprettes undermapper i stifinder i en mappe, navngivet ”Scanning”, som du vælger at placere på dit fællesdrev.
I mappen Scanning oprettes undermappen ”Faktura”, samt andre mapper efter behov. Fx ”Udlejning” og ”Regnskab”.
Rettigheder pr. funktionsgruppe skal tilføres undermapperne, ikke Scanning-mappen.
Stien til mappen ”Scanning” påføres forretningsgangen Workflow/Unik Scanning i felt 01-02.
Workflow opsætning
Generelt | Tilpasning | Workflow | Opsætning af workflow
Fem opsætninger af workflows
Der er lavet fire opsætninger, som evt. kan udbygges efter virksomhedens behov.
De fire workflows er opsat til følgende formål:
Kreditorfaktura | anvendes til kreditorfakturagodkendelse |
Finansbilag | anvendes til bogføring af køb uden kreditor |
Tilknyt til bogført bilag | anvendes til at vedhæfte bilag på allerede bogførte posteringer |
Journaliser | anvendes til at gemme korrespondance som en note |
Kreditorfaktura
Generelt
Workflow nr. | 1 |
Navn | Kreditorfaktura |
Dokumenttype | Kreditorfaktura med øvrige felter |
Notetype | Faktura |
Tillad flytning af noter | P |
Godkend workflow når der bogføres | P |
Benyt samme Finansenhed som Bogføringsenhed | P |
Ignorer kladde ved autoindlæsning af workflow | |
Tillad redigering af note på afsluttede workflows | P |
Alarm – Workflow | +4H |
Alarm på dato felt | ForfaldsDato | -3B |
Alarm – Trin | +1H |
Standardværdi for send mail – Kartotek | Ejendom |
Vis afledte adressefunktioner | P |
Dokumentoplysninger
Følgende felter skal være markeret i ”Synlig” – derved er de aktive i workflowet
Oplysning | Ekstra | Standardværdi | Mail |
Kassekladde | Standard Finanskladde – Finanstype | | |
Bogføring | | J | |
Generer linje | | J | |
Finansenhed | | | |
Kreditor | | | P |
Konto | | k | |
Beløb | | | P |
Krepostypr | | 478 | P |
Fakturanr | | | P |
Fakturadato | | | P |
Betalingsbetingelser | | | |
Forfaldsdato | | | P |
Tekst | | | |
Bogføringsfinansenhed | | | |
Gruppe | | | |
Kontonr | | | |
TekstLin2 | | | |
OpkrTypeLin2 | | | |
Selskabsnr. | | | |
Ejendomnr. | | | |
Lejemålsnr. | | | |
Lejernr. | | | |
Registreringsdato | | | |
ModPostDimension | | | |
Betalingstype | | 4114 | |
Modkontoopl | | | |
Momsnr | | | |
Workflow
Automatisk starttrin
Marker trinnet | Rediger |
Stamdata
Navn | Automatisk Starttrin |
Funktioner | Set | P |
Funktioner | Genstart workflow | P |
Funktioner | Annuller workflow | P |
Funktioner | Std. afvis knap | Genstart workflow |
Dokumentoplysninger
Oplysning | Aktiv | Tvungen | Synlig |
Kassekladde | P | | P |
Finansenhed |
| | P |
Kreditor | P | P | P |
Konto | | | P |
Beløb | P | P | P |
Krepostypr | P | P | P |
Fakturanr. | P | P | P |
Fakturadato | P | P | P |
Betalingsbetingelser | P | | P |
Forfaldsdato | P | P | P |
Tekst | P | P | P |
Bogføringsfinansenhed | P | P | P |
Registreringsdato | | | P |
Godkender
Marker trinnet | Rediger |
Stamdata
Navn | Godkender |
Funktioner | Godkend og luk | P |
Funktioner | Retur til afsender | P |
Funktioner | Genstart workflow | P |
Funktioner | Std. afvis knap | Afvis |
Dialog opførsel |Godkend uden at vise dialogboks | P |
Modtager
Vælg punktet ”Adressefunktion”.
Godkender har funktionen Sagsbehandler, ejd eller Sagsbehandler, fin.enh.
Adressefunktionen Sagsbehandler, ejd oprettes på ejendommene og på finansenheder uden ejendomme tilknyttet, oprettes Sagsbehandler, fin.enh.
Dokumentoplysninger
Oplysning | Aktiv | Tvungen | Synlig |
Kassekladde | P | | P |
Bogføring | P | | P |
Finansenhed |
| | P |
Kreditor | | | P |
Konto | | | P |
Beløb | | | P |
Krepostyper | | | P |
Fakturanr. | | | P |
Fakturadato | | | P |
Betalingsbetingelser | | | P |
Forfaldsdato | | | P |
Tekst | | | P |
Bogføringsfinansenhed | | | P |
Gruppe | P | | P |
Konto | P | P | P |
TekstLin2 | P | P | P |
OpkrTypeLin2 | P | | P |
Selskabsnr. | P | | P |
Ejendomnr. | P | | P |
Lejemålsnr. | P | | P |
Lejernr. | P | | P |
Registreringsdato | | | P |
ModPostDimension | P | | P |
ModkontoOpl | | | P |
MomsNr | P | | P |
Finansbilag
Generelt
Workflow nr. | 2 |
Navn | Finansbilag |
Dokumenttype | Finansenhed |
Notetype | Bilag |
Tillad flytning af noter | P |
Godkend workflow når der bogføres | P |
Ignorer kladde ved autoindlæsning af workflow | |
Tillad redigering af note på afsluttede workflows | P |
Alarm – Workflow | |
Alarm på dato felt | |
Alarm – Trin | |
Standardværdi for send mail – Kartotek | |
Vis afledte adressefunktioner | |
Dokumentoplysninger
Følgende felter skal være markeret i ”Synlig” – derved er de aktive i workflowet
Oplysning | Ekstra | Standardværdi | Mail |
Kassekladde | Standard Finanskladde – Finanstype | | |
Bogføring | | J | |
Generer linjer | | J | |
Finansenhed | | | |
Automatisk starttrin
Marker trinnet | Rediger |
Stamdata
Navn | Automatisk Starttrin |
Funktioner | Godkend | P |
Funktioner | Genstart workflow | P |
Funktioner | Annuller workflow | P |
Funktioner | Std. afvis knap | Genstart workflow |
Godkend uden at vise dialogboks | P |
Dokumentoplysninger
Oplysning | Aktiv | Tvungen | Synlig |
Kassekladde | P | | P |
Bogføring | P | | P |
Finansenhed | P | | P |
Tilknyt til bogført bilag
Generelt
Workflow nr. | 3 |
Navn | Tilknyt til bogført bilag |
Dokumenttype | TilknytBilag |
Notetype | Bilag |
Tillad flytning af noter | P |
Godkend workflow når der bogføres | |
Ignorer kladde ved autoindlæsning af workflow | |
Tillad redigering af note på afsluttede workflows | |
Alarm – Workflow | |
Alarm på dato felt | |
Alarm – Trin | |
Standardværdi for send mail – Kartotek | |
Vis afledte adressefunktioner | |
Dokumentoplysninger
Følgende felter skal være markeret i ”Synlig” – derved er de aktive i workflowet
Oplysning | Ekstra | Standardværdi | Mail |
Finansenhed | | | |
Bilagsnummer | | | |
RegnskabsAar | | | |
TilknytBilag | | | |
KontoFra | | | |
KontoTil | | | |
BelobFra | | | |
BelobTil | | | |
JournalNr | | | |
Automatisk Starttrin
Marker trinnet | Rediger |
Stamdata
Navn | Automatisk Starttrin |
Funktioner | Godkend | P |
Funktioner | Genstart workflow | P |
Funktioner | Annuller workflow | P |
Funktioner | Std. afvis knap | Genstart workflow |
Godkend uden at vise dialogboks | P |
Dokumentoplysninger
Oplysning | Aktiv | Tvungen | Synlig |
Finansenhed | P | | P |
Bilagsnummer | P | | P |
RegnskabsAar | P | | P |
TilknytBilag | P | | P |
KontoFra | P | | P |
KontoTil | P | | P |
BelobFra | P | | P |
BelobTil | P | | P |
JournalNr | P | | P |
Journaliser
Generelt
Workflow nr. | 4 |
Navn | Journaliser |
Dokumenttype | Journaliser |
Notetype | Bilag |
Tillad flytning af noter | P |
Godkend workflow når der bogføres | |
Ignorer kladde ved autoindlæsning af workflow | |
Tillad redigering af note på afsluttede workflows | P |
Alarm – Workflow | |
Alarm på dato felt | |
Alarm – Trin | |
Standardværdi for send mail – Kartotek | |
Vis afledte adressefunktioner | |
Dokumentoplysninger
Følgende felter skal være markeret i ”Synlig” – derved er de aktive i workflowet
Oplysning | Ekstra | Standardværdi | Mail |
JournalTabel | | | |
JournalNogle | | | |
JournalNote Type | | | |
Automatisk Starttrin
Marker trinnet | Rediger |
Stamdata
Navn | Automatisk Starttrin |
Funktioner | Godkend | P |
Funktioner | Genstart workflow | P |
Funktioner | Annuller workflow | P |
Funktioner | Std. afvis knap | Genstart workflow |
Godkend uden at vise dialogboks | P |
Dokumentoplysninger
Oplysning | Aktiv | Tvungen | Synlig |
JournalTabel | P | | P |
JournalNogle | P | | P |
JournalNote Type | P | | P |