Workflow

Best practice – guide til opsætning

Workflow

 

 


Generelle indstillinger

  Filer | Indstillinger

Generelt | Workflow

Flyt bogføringsdato ifølge milepæle

P

Kontroller indvendig vedl. konto før bogføring

 

Tillad overdrag workflow

P

Slå brugerdefinerede orienteringsmail fra

P

Kreditor | Kreditor 2 | Workflow

Søg kun efter enhedskreditorer i workflow

 

Automatisk justering af forfaldsdato

P

Standardværdier kan overskrive tekstfeltet

 

Posteringstype bestemmer beløbsfortegn

P

Undersøg og foreslå evt. udligning af posten inden der bogføres

P

Fortegn

Betaling – Negativ

Faktura – Positiv

Indbetaling – Positiv

Kreditnota - Negativ

 

 

Forretningsgang

  Generelt | Tilpasning | Definition af forretningsgange (vælg Workflow)

Dit vindue åbner standard på punktet Opsætning, hvor du tilpasser relevante felter, så de passer til jeres forretningsgang, men du har overordnet adgang til seks punkter:

Stamdata

Hvis du selv opretter en forretningsgang, navngiver du den her.

Startinformation

Opret jeres egen starttekst, hvis I har nogle procedurer, I skal igennem, før I går i gang.

Slutinformation

Opret jeres egen sluttekst, hvis der er noget, I skal huske i forbindelse med, at I afslutter eller har afsluttet guiden.

Opsætning

Best practice på opsætning af guiden beskrives i næste afsnit

Tilknytninger

Workflow skal have tilknytning Total (såfremt du anskaffer modulet efter idriftsættelse, skal du påføre tilknytningen i denne forretningsgang)

Note

Du kan oprette egne noter på en forretningsgang

 

Anbefalet opsætning

00 Start- og slutinformation

01 Vis startinformation

P

02 Vis slutinformation

P

01 Indbakkeindstillinger

01 Ekstra kolonner til indbakken

7 feltnavne, FinselskabNr, Kreditorsogenogle, Belob, Forfaldsdato, LogNote, RekvisitionsNr, FakturaNr

02 Vis tomme køer ved hent fra kø

P

03 Automatisk opdatering af indbakke

P

04 Hent angivne antal dokumenter på sagen

50

02 Faktureringsindstillinger

01 Anvend forfaldsdato som bogføringsdato

 

02 Bogføringsdatoformel

 

03 Tilføj fakturanr. når faktura tilbageføres

J

03 Betalingstype

01 Benyt tomme værdier fra forretningsgang

 

02 Finselskab(?) nr. for check betalingstype

 

03 Kontonr. for check betalingstype

B

04 Finselskab(?) nr. for mellemregnings betalingstype

 

05 Kontonr. for mellemregnings betalingstype

 

06 Finselskab(?) nr. for kreditorbetalingstype

 

07 Kontonr. for kreditorbetalingstype

K

08 Tekst for betalingstype mellemregning

 

09 Tekst for betalingstype check

 

04 Mailadvisering

01 Mailemne: tekst for mailadviseringer

Faktura til godkendelse

02 Mail: tekst for adviseringer

 

05 Øvrige

01 Modkontonr. Uafhængig af kreditorbranche

P

02 Mailskabelon

Mail – Godkendelse af faktura i workflow (24050)

03 Titellinje på emne

4 feltnavne, WFProcessID, Navn, Beskrivelse, WorkFlowNr

04 Medtag afsluttede workflows i søgning

 

05 Opfølgningsstatus ved annuller

 

06 Skjul notedialogen ved genstart

 

07 Spørg om gem ved annuller

 

08 Forsøg at sætte fokus i kladdens linje 2

P

09 Vis dialog ved lukket rekvisition

P

10 Vis kø ved dobbeltklik i kø-vindue

P

11 'Vis kø' knap er defaultknap i kø-vindue

 

12 Benyt forfaldsdato ved afløser

P

 

 

Workflow light / Unik scanning

  Generelt | Tilpasning | Definition af forretningsgange (vælg Workflow/ Unik Scanning)

 

00 Start- og slutinformation

01 Vis startinformation

P

02 Vis slutinformation

P

01 Generelt

01 Angiv køens navn

Scanning

02 Filernes placering

(her indtastes stien til en mappe i stifinder)

 

Køopsætning

  Generelt | Tilpasning | Workflow/OIO | Køopsætning

 

Mapper i stifinder oprettes

 

Der oprettes undermapper i stifinder i en mappe, navngivet ”Scanning”, som du vælger at placere på dit fællesdrev.

I mappen Scanning oprettes undermappen ”Faktura”, samt andre mapper efter behov. Fx ”Udlejning” og ”Regnskab”.

Rettigheder pr. funktionsgruppe skal tilføres undermapperne, ikke Scanning-mappen.

 

Stien til mappen ”Scanning” påføres forretningsgangen Workflow/Unik Scanning i felt 01-02.

 

Workflow opsætning 

  Generelt | Tilpasning | Workflow | Opsætning af workflow

 

Fem opsætninger af workflows

 

Der er lavet fire opsætninger, som evt. kan udbygges efter virksomhedens behov.

De fire workflows er opsat til følgende formål:

 

Kreditorfaktura

anvendes til kreditorfakturagodkendelse

Finansbilag

anvendes til bogføring af køb uden kreditor

Tilknyt til bogført bilag

anvendes til at vedhæfte bilag på allerede bogførte posteringer

Journaliser

anvendes til at gemme korrespondance som en note

 

 

Kreditorfaktura

 

Generelt

 

Workflow nr.

1

Navn

Kreditorfaktura

Dokumenttype

Kreditorfaktura med øvrige felter

Notetype

Faktura

Tillad flytning af noter

P

Godkend workflow når der bogføres

P

Benyt samme Finansenhed som Bogføringsenhed

P

Ignorer kladde ved autoindlæsning af workflow

 

Tillad redigering af note på afsluttede workflows

P

Alarm – Workflow

+4H

Alarm på dato felt

ForfaldsDato | -3B

Alarm – Trin

+1H

Standardværdi for send mail – Kartotek

Ejendom

Vis afledte adressefunktioner

P

 

Dokumentoplysninger

 

Følgende felter skal være markeret i ”Synlig” – derved er de aktive i workflowet

Oplysning

Ekstra

Standardværdi

Mail

Kassekladde

Standard Finanskladde – Finanstype

 

 

Bogføring

 

J

 

Generer linje

 

J

 

Finansenhed

 

 

 

Kreditor

 

 

P

Konto

 

k

 

Beløb

 

 

P

Krepostypr

 

478

P

Fakturanr

 

 

P

Fakturadato

 

 

P

Betalingsbetingelser

 

 

 

Forfaldsdato

 

 

P

Tekst

 

 

 

Bogføringsfinansenhed

 

 

 

Gruppe

 

 

 

Kontonr

 

 

 

TekstLin2

 

 

 

OpkrTypeLin2

 

 

 

Selskabsnr.

 

 

 

Ejendomnr.

 

 

 

Lejemålsnr.

 

 

 

Lejernr.

 

 

 

Registreringsdato

 

 

 

ModPostDimension

 

 

 

Betalingstype

 

4114

 

Modkontoopl

 

 

 

Momsnr

 

 

 

 

Workflow

Automatisk starttrin

  Marker trinnet | Rediger |

Stamdata

Navn

Automatisk Starttrin

Funktioner | Set

P

Funktioner | Genstart workflow

P

Funktioner | Annuller workflow

P

Funktioner | Std. afvis knap

Genstart workflow

 

Dokumentoplysninger

Oplysning

Aktiv

Tvungen

Synlig

Kassekladde

P

 

P

Finansenhed

 

 

P

Kreditor

P

P

P

Konto

 

 

P

Beløb

P

P

P

Krepostypr

P

P

P

Fakturanr.

P

P

P

Fakturadato

P

P

P

Betalingsbetingelser

P

 

P

Forfaldsdato

P

P

P

Tekst

P

P

P

Bogføringsfinansenhed

P

P

P

Registreringsdato

 

 

P

 

Godkender

  Marker trinnet | Rediger |

Stamdata

Navn

Godkender

Funktioner | Godkend og luk

P

Funktioner | Retur til afsender

P

Funktioner | Genstart workflow

P

Funktioner | Std. afvis knap

Afvis

Dialog opførsel |Godkend uden at vise dialogboks

P

 

Modtager

Vælg punktet ”Adressefunktion”.

Godkender har funktionen Sagsbehandler, ejd eller Sagsbehandler, fin.enh.

 

Adressefunktionen Sagsbehandler, ejd oprettes på ejendommene og på finansenheder uden ejendomme tilknyttet, oprettes Sagsbehandler, fin.enh.

 

Dokumentoplysninger

Oplysning

Aktiv

Tvungen

Synlig

Kassekladde

P

 

P

Bogføring

P

 

P

Finansenhed

 

 

P

Kreditor

 

 

P

Konto

 

 

P

Beløb

 

 

P

Krepostyper

 

 

P

Fakturanr.

 

 

P

Fakturadato

 

 

P

Betalingsbetingelser

 

 

P

Forfaldsdato

 

 

P

Tekst

 

 

P

Bogføringsfinansenhed

 

 

P

Gruppe

P

 

P

Konto

P

P

P

TekstLin2

P

P

P

OpkrTypeLin2

P

 

P

Selskabsnr.

P

 

P

Ejendomnr.

P

 

P

Lejemålsnr.

P

 

P

Lejernr.

P

 

P

Registreringsdato

 

 

P

ModPostDimension

P

 

P

ModkontoOpl

 

 

P

MomsNr

P

 

P

 

Finansbilag

 

Generelt

Workflow nr.

2

Navn

Finansbilag

Dokumenttype

Finansenhed

Notetype

Bilag

Tillad flytning af noter

P

Godkend workflow når der bogføres

P

Ignorer kladde ved autoindlæsning af workflow

 

Tillad redigering af note på afsluttede workflows

P

Alarm – Workflow

 

Alarm på dato felt

 

Alarm – Trin

 

Standardværdi for send mail – Kartotek

 

Vis afledte adressefunktioner

 

 

Dokumentoplysninger

Følgende felter skal være markeret i ”Synlig” – derved er de aktive i workflowet

Oplysning

Ekstra

Standardværdi

Mail

Kassekladde

Standard Finanskladde – Finanstype

 

 

Bogføring

 

J

 

Generer linjer

 

J

 

Finansenhed

 

 

 

 

Automatisk starttrin

  Marker trinnet | Rediger |

Stamdata

Navn

Automatisk Starttrin

Funktioner | Godkend

P

Funktioner | Genstart workflow

P

Funktioner | Annuller workflow

P

Funktioner | Std. afvis knap

Genstart workflow

Godkend uden at vise dialogboks

P

 

Dokumentoplysninger

Oplysning

Aktiv

Tvungen

Synlig

Kassekladde

P

 

P

Bogføring

P

 

P

Finansenhed

 P

 

P

 

Tilknyt til bogført bilag

 

Generelt

Workflow nr.

3

Navn

Tilknyt til bogført bilag

Dokumenttype

TilknytBilag

Notetype

Bilag

Tillad flytning af noter

P

Godkend workflow når der bogføres

 

Ignorer kladde ved autoindlæsning af workflow

 

Tillad redigering af note på afsluttede workflows

 

Alarm – Workflow

 

Alarm på dato felt

 

Alarm – Trin

 

Standardværdi for send mail – Kartotek

 

Vis afledte adressefunktioner

 

 

Dokumentoplysninger

Følgende felter skal være markeret i ”Synlig” – derved er de aktive i workflowet

Oplysning

Ekstra

Standardværdi

Mail

Finansenhed

 

 

 

Bilagsnummer

 

 

 

RegnskabsAar

 

 

 

TilknytBilag

 

 

 

KontoFra

 

 

 

KontoTil

 

 

 

BelobFra

 

 

 

BelobTil

 

 

 

JournalNr

 

 

 

 

Automatisk Starttrin

  Marker trinnet | Rediger |

Stamdata

Navn

Automatisk Starttrin

Funktioner | Godkend

P

Funktioner | Genstart workflow

P

Funktioner | Annuller workflow

P

Funktioner | Std. afvis knap

Genstart workflow

Godkend uden at vise dialogboks

P

 

Dokumentoplysninger

Oplysning

Aktiv

Tvungen

Synlig

Finansenhed

P

 

P

Bilagsnummer

P

 

P

RegnskabsAar

 P

 

P

TilknytBilag

P

 

P

KontoFra

P

 

P

KontoTil

P

 

P

BelobFra

P

 

P

BelobTil

P

 

P

JournalNr

P

 

P

 

Journaliser

 

Generelt

Workflow nr.

4

Navn

Journaliser

Dokumenttype

Journaliser

Notetype

Bilag

Tillad flytning af noter

P

Godkend workflow når der bogføres

 

Ignorer kladde ved autoindlæsning af workflow

 

Tillad redigering af note på afsluttede workflows

P

Alarm – Workflow

 

Alarm på dato felt

 

Alarm – Trin

 

Standardværdi for send mail – Kartotek

 

Vis afledte adressefunktioner

 

 

Dokumentoplysninger

Følgende felter skal være markeret i ”Synlig” – derved er de aktive i workflowet

Oplysning

Ekstra

Standardværdi

Mail

JournalTabel

 

 

 

JournalNogle

 

 

 

JournalNote Type

 

 

 

 

Automatisk Starttrin

  Marker trinnet | Rediger |

Stamdata

Navn

Automatisk Starttrin

Funktioner | Godkend

P

Funktioner | Genstart workflow

P

Funktioner | Annuller workflow

P

Funktioner | Std. afvis knap

Genstart workflow

Godkend uden at vise dialogboks

P

 

Dokumentoplysninger

Oplysning

Aktiv

Tvungen

Synlig

JournalTabel

P

 

P

JournalNogle

P

 

P

JournalNote Type

 P

 

P

 

Tips & tricks
Det anbefales at have en Unik konsulent til at foretage oprettelse af workflow og tilretning af allerede oprettede workflows. Smårettelser kan nogle superbrugere selv foretage. Det kræver indsigt i workflow opbygningen og funktionaliteten i Unik Bolig, samt du skal kunne gennemskue og udtænke opsætningen af trin, forbindelser og betingelser i Unik Bolig.
Det kan være ønskeligt at kunne overtage og overdrage workflows til kolleger. Det er muligt og kan opsættes under Adgangsbegrænsninger på den enkelte bruger.
Nogle workflows danner en bogføring i Unik Bolig. I disse tilfælde er der påhæftet en (bogførings)-kladdetype til workflowet. Det er muligt at fjerne linket til bogføringsjournalen, hvis det ønskes. Det gøres ved at åbne kladdetypen i Finans – Tilpasning, vælg Tilpas, Generelt og sæt standardknap nederst til Luk og marker Automatisk udfør standard knap.
Genvejstaster

Tabulator

Flyt til næste felt

Shift + tabulator

Flyt til forrige felt

F4

Åbn combo-boks (her kan du søge i en anden tabel efter fx finansenhed)

F9

Gem

Alt + B + D

Åbner stamdata på ejendom

F3

Åbner søgedialogen

Shift + Ctrl + F

Åbner finanskontokort

Hvad nu hvis jeg vil...

Have en betingelse på et beløb på 5000?

Du skal oprette en betingelse med Shift + Ins. I rediger udtryk skrives formel: ABS(beløb)>5000