Selvbetjening - opsigelse

Best practice – guide til opsætning

Selvbetjening - Opsigelse

 

 


 

Guide til Opsigelse (BeboerWeb)

På de følgende sider vil du se en gennemgang af de faser, der er i Selvbetjening – Opsigelse i BeboerWeb. Undervejs vil du kunne se forskellene, når der er hhv. en eller to juridiske lejere, bi-lejemål og NemKonto.

 

01 |    Start en opsigelse

    

Lejerne har adgang til opsigelse igennem menuen i venstre side. Hvordan du får menupunktet og flisen frem kan du læse om i afsnittet Kriterier for visning af opsigelsesflisen. Det er også muligt at linke direkte til opsigelsen igennem et dybt link – se Dybt link (deep linking).

Hvis en lejer allerede er i gang med en opsigelse (dvs. at der er startet en fraflytningsguide), vil de få en besked om dette, når de klikker på flisen.

Det er nødvendigt at have opsat Opsigelsesvarsel og Istandsættelsesperiode på lejeren i menuen Bolig | Lejer | Datoer | Fraflytning, ellers kommer der en besked til lejeren om, at det mangler, inden opsigelsen kan starte.

 

02 |    Generel information

Den første side i opsigelse er afsat til at informere lejeren om opsigelsesforløbet.

1.    Alle sider i opsigelsen har en overskrift. Det er muligt at ændre overskrifterne med konsulentassistance.

2.    Alle tekster i opsigelse er udformet til at være standardtekster, der bør kunne bruges af alle uden ændringer. De fleste brødtekster kan ændres med konsulent assistance. Alle hjælpetekster (og deres overskrifter) kan ændres.

 

03 |    Information om lejemål og lejer(e)

Et billede, der indeholder tekst

Automatisk genereret beskrivelse    

Når en opsigelse er startet op, vises lejemålets informationer og lejerens kontaktinformation under overskriften Information om dig og dit lejemål.

Er der flere lejere vil den lejer, der er logget ind altid stå øverst og kan derfor både være juridisk lejer 1 eller 2.

Mobilnummer, telefonnummer og mailadresse hentes automatisk fra Unik Bolig, hvis der er data registreret på lejerne. Hvis der tilføjes eller ændres i mobilnummer, telefonnummer eller mailadresse, bliver informationen opdateret på den aktuelle kontakt i Unik Bolig, så snart opsigelsen indsendes (2).

Er der to juridiske lejere, eller er der angivet en samlever, vises der på denne side en information om, at begge skal underskrive med NemID til sidst i opsigelsen. Er der kun én lejer, vises teksten ikke.

Er der kun én lejer registreret på lejemålet, bliver det muligt at angive en samlever (3).

 

04 |    Bi-lejemål

Et billede, der indeholder tekst

Automatisk genereret beskrivelse    

Er der aktive bi-lejemål registreret på lejemålet, bliver de vist på denne side. Det er kun muligt at opsige alle eller ingen bi-lejemål. Opsigelse af bi-lejemål er som standard sat til ja.

 

05 |    Fraflytning

    

Fraflytningsårsager opsættes af jer i Kodetabellen. Det er tagteksten, der vises i listen. Se afsnit om Tilretning af kodetabel.

Teksten med fed ”3 måneder” kommer fra Kodetabellen. Her er det kodeteksten, der vises på BeboerWeb. Se afsnit om Tilretning af kodetabel.

Det er muligt at angive en flyttedato fra dags dato og uendeligt frem. Vælges en opsigelsesdato mere end 6 måneder frem i tiden, kommer der en gul informationstekst til lejeren herom. Vælges en dato før dags dato stoppes lejeren og bedes kontakte jer eller ændre sit datovalg.

Efter der er valgt en gyldig fraflytningsdato, udregnes og vises den periode, som lejeren hæfter for husleje i. Udregningen er baseret på din opsætning ift. opsigelsesvarsel. Det bliver herefter muligt at angive ønsker for flyttesyn (4).

Flyttesyn sættes som standard altid til fraflytningsdatoen. Det er muligt at vælge syn fraflytningsdato +14 dage. Det er ikke muligt at vælge fraflytningssyn dags dato, weekender eller helligdage (5).

 

06 |    Fremvisning

Et billede, der indeholder tekst

Automatisk genereret beskrivelse    

Som standard udfyldes feltet med mobilnummer eller telefonnummer på lejeren, hvis denne har angivet et af de to numre under Information om dig og dit lejemål (1).

 

07 |    Ny adresse

    

Hvis der er to lejere registreret på lejemålet er det muligt at angive, om lejerne flytter til samme eller forskellige adresser. Lejerne skal begge være registreret som hhv. juridisk lejer 1 og 2 i Unik Bolig. Dvs. at en eventuel samlever ikke skal angive, om de flytter til samme eller anden adresse.

Danske adresser benytter DAWA opslag.

 

08 |    Kontooplysninger

Hvis der er angivet regnr og kontonr. i Unik Bolig udfyldes de automatisk. Som standard forsøger opsigelse at udbetale evt. tilgodehavende til NemKonto. Det kræver, at der er oplyst regnr. og kontonr., samt at der er givet samtykke til udbetaling via NemKonto af lejeren under Mine Indstillinger. Er der ikke givet samtykke vil lejeren indtaste oplysningerne manuelt.

 

09 |    Kvittering

    

 

Inden opsigelsen indsendes præsenteres lejeren for en oversigt og bedes bekræfte, at alt er som det skal være.

Hvis der hverken er angivet en juridisk lejer 2 eller samlever vil lejeren blive bedt om at bekræfte, at de er den eneste der bor i lejemålet (1).

 

10 |    Digital underskrift

Hvis der er to juridiske lejere eller der er angivet samlever, skal begge nu godkende med deres NemID. Det foregår ved at først den ene og derefter den anden lejer skal underskrive i samme vindue. Det er ikke muligt at opsige med det samme NemID for begge lejere. Efter underskrift får lejeren en besked om, at afsendelsen gik godt, eller en advarsel om, at der skete en fejl.

 

 

Opsætning i Unik Bolig

Nedenfor finder du en oversigt over de områder, som du enten kan eller skal lave ændringer i, for at kunne bruge Selvbetjening – Opsigelse optimalt.

 

01 |    Ændringer i forretningsgang

  Generelt | Tilpasning | Definition af forretningsgange (vælg Fraflytning)

03 Datoer

02 Validering af genudlejningsdato

((AntalDageReelt( Dagsdato ; Dato ) > 42) & ((Dag=1) ? (Dag=15)))

 

Denne formelt betyder, at der skal være mindst 42 dage (6 uger) mellem opsigelsesdato (Dagsdato) og genudlejningsdatoen.

 

42 kan ændres til f.eks. 28, hvis man kun vil have 4 uger.

 

03 Validering af fraflytningsdato

Skal være blankt

(Fordi fraflytningsdatoen kan være alle dage)

 

 

NB Der kan IKKE valideres ud fra feltet 03.02, da det er en formel. Genudlejningsdatoen valideres i stedet ud fra feltet 04.09, som kan udfyldes med følgende:

04 Udskrifter

09 BrevSynTekst

Blank eller 0 (feltet Genudlejningsdato bliver udfyldt med Aftalt fraflytningsdato + Istandsættelsesperiode +1D)

 

Du kan også udfylde med 42;1,15

(Der skal være mindst 42 dage fra dags dato og til genudlejningsdatoen, som oprundes til nærmeste 1. eller 15. i måneden)

 

Udfylder du med 42;D kan man flytte ind på alle dage – og ikke bare den første og den femtende – hvis der er gået 42 dage.

 

42 (6 uger) kan udskiftes med et vilkårligt tal fx 28 (4 uger).

 

 

02 |    Minimering af faser i fraflytningsguide

  Bolig | Fraflytning | Fraflytning

Følgende faser vises ikke:

·          Erindringer (der benyttes i stedet iOpgave)

·          Depositum (er også indskud mv.)

·          Istandsættelse (er i stedet flyttet om som en fane på fasen Flytteopgørelse)

 

Det kræver opsætning af fraflytningsguiden (ikke-udfyldte felter her i tabellen skal være blanke):

06 Vis faser

07 Erindringer

 

08 Istandsættelse

 

15 Synsrapport

(der benyttes iSyn)

08 Erindringer

01 Dan erindring når guiden pauses

 

02 Datoformel for erindringsdato

8 dage

03 Erindringskategori

Fraflytning

04 Tilknyt huskelistenummer

 

05 Dan erindring for synsfrist

 

06 Dan erindring for aftalt synsdato

 

07 Dan erindring for besigtigelsesdato

 

08 Dan erindring for flytteopgørelse betalingsdato

 

09 Dan erindring for flytteopgørelse fremsendt

 

10 Datoformel – fremsendelse af flytteopgørelse

 

11 Skal åbne erindringer lukkes når guiden afsluttes?

Nej

10 Minimering af faser

01 Undertryk faser hvis ingen data

ü

02 Normalistandsættelse vises også under flytteopgørelse

ü

03 Depositumfasen vises ikke men beregnes automatisk

ü

 

 

03 |    Tilretning af kodetabel

Fraflytning opsigelsesårsag:

  Generelt | Tilpasning | Kodetabel (vælg Fraflytning opsigelsesårsag)

I BeboerWeb og Min Lejebolig kan du vise opsigelsesårsag. Dobbeltklik på Almindelig fraflytning, så du kan redigere kode, og udfyld feltet Tagtekst med den kodeværdi (tekst), lejeren skal kunne se fx Almindelig fraflytning.

 

Opsigelsesvarsel:

  Generelt | Tilpasning | Kodetabel (vælg Opsigelsesvarsel)

I BeboerWeb og Min Lejebolig vises lejerens opsigelsesvarsel. Dobbeltklik på kodeværdien, så du kan redigere kodeteksten.

Kodeteksten bliver indsat efter teksten Dit lejemål har et opsigelsesvarsel på og før ”.” (punktum)

Fx vil en kodetekst med værdien 3 måneder til den 1 blive til Dit lejemål har et opsigelsesvarsel på 3 måneder til den 1. på BeboerWeb og i Min Lejebolig.

 

04 |    Kriterier for visning af opsigelsesflisen

  Bolig | Lejer

3.    Opsigelsesvarsel på lejer skal være sat.

4.    Istandsættelsesperiode på lejer skal være sat.

5.    Lejemålet er ikke allerede opsagt.

6.    Lejemålet må ikke være uopsigeligt på opsigelsesdagen (dags dato).

7.    Er lejemålet uopsigeligt, kan det stadig godt opsiges, hvis der er markering i Kan opsiges i perioden, og men tidligst den er mindre end eller lig med dags dato.

 

Ad 1 & 3: Slå relevant lejer op og vælg mappen Stamdata 2 | Diverse. Tjek, at lejemålet ikke allerede er opsagt og udfyld feltet Opsigelsesvarsel.

Ad 4 & 5: Tjek feltet Uopsigeligt indtil, lejer.

Ad 2 vælg mappen Datoer | Fraflytning og udfyld feltet Istandsættelsesperiode.

 

 

05 |    Hjælp til af finde manglende data på Lejer:

Med dette script kan man finde lejere, hvor krævet data mangler:

 

Select L.SelskabNr,L.EjendomNr,L.LejemaalNr,L.LejerNr,LM.Adresse1,L.IndflytDato,L.FraflytOpsigVarsel,L.FraflytIstandPeriode,

(Select KodeTekst from kode where KodeId = LM.Boligtype)as Boligtype,

(Select KodeTekst from kode where KodeId = LM.SumType)as Sumtype from lejer L (NOLOCK)

join Selskab S (NOLOCK) on (S.SelskabNr=L.SelskabNr)

join Ejendom E (NOLOCK) on (E.SelskabNr=S.SelskabNr AND E.EjendomNr=L.EjendomNr)

join Lejemaal LM (NOLOCK) on (LM.SelskabNr=S.SelskabNr AND LM.EjendomNr=L.EjendomNr AND LM.LejemaalNr=L.LejemaalNr)

where (L.FraflytOpsigVarsel is null or L.FraflytIstandPeriode is null)

and (L.LejerNr%2)=0

and S.AdmStopDato is null

and E.AdmStopDato is null

and LM.LejemaalSlut is null

and L.FraflytFrigorDatoNy is NULL

order by L.SelskabNr,L.EjendomNr,L.LejemaalNr,L.LejerNr

 

 


 

Websitedefinition

06 |    Site - Egenskaber

Fanen NemID skal være udfyldt med kundens NemIDoplysninger og kundens certifikat skal indlæses.

    

 

07 |    Beboer – Dine dokumenter

Best practice vil være at gøre notetypen for Lejekontrakt og Indflytningsrapport synlig f.eks. i en mappe navngivet Indflytning.

Opret også en mappe til bekræftelse på opsigelse (Fraflytning) og Flyttesynsrapport fx navngivet Opsigelse – Fraflytning.

Mappenavnene ovenfor passer med notetypen på vores breve for bekræftelse på opsigelse er i dag Fraflytning i vores standard- / best practice databaser, så nuværende opsætning af fx journalplan ikke skal ændres.

NB
Der skal gives besked til Logicmedia (Aalborg) om notetypen for Bekræftelse på opsigelse, da det er Omniflow, der danne bekræftelsen.

Et billede, der indeholder tekst

Automatisk genereret beskrivelse    

 

 

Dybt link (deep linking)

Det er muligt at lave et dybt link, så I på jeres hjemmeside kan linke direkte til opsigelsen i Unik BeboerWeb (eller andre sider i Uniks webløsninger).

Når BeboerWeb og Opsigelse er installeret hos jer, logger du på BeboerWeb og navigerer til opsigelsessiden. I browseren ser du nu det link, du skal bruge som dybt link - det kan fx ligne https://www.mitdomæne.dk/Beboer/Beboer/Selvbetjening/opsigelse

I kan placere linket, hvor I ønsker på jeres hjemmeside. Linket går til login-siden, og når beboeren logger ind, åbner opsigelsen automatisk.

Genvejstaster

Tabulator

Flyt til næste felt

Shift + tabulator

Flyt til forrige felt

F4

Åbn combo-boks (her kan du søge i en anden tabel efter fx finansenhed)

F9

Gem

Alt + B + D

Åbner stamdata på ejendom

F3

Åbner søgedialogen

Shift + Ctrl + F

Åbner finanskontokort