Stamdata på selskab, ejendom, lejemål og lejer

Stamdata - opsætning

Best practice – guide til opsætning

Stamdata selskab, ejendom, lejemål & lejer

 

 


Generelle indstillinger

Dokumentet viser best practice for stamdata i Unik Bolig. Det som anbefales, er udfyldt.

 

Selskab

01 |    Stamdata:

Selskabsnavn

Udfyldes med navn på selskab

Adresse

Udfyldes med selskabets adresse. Vil for det meste være v/ xxxxx

Adresse 2

Her indsættes administrationens fysiske adresse

Postnr

Postnummer for fysisk adresse

By

By for fysisk adresse

 

02 |    Bogføring

CVR-nr.

Indsæt selskabets CVR-nr.

Finselskab

Her indsættes selskabets finansenhedsnummer

 

 

Ejendom

01 |    Stamdata 1

Ejendomsnavn

Ejendommens navn

Adresse

Ejendommens fysiske adresse

Postnummer

Ejendommens postnummer

Kommunenummer

Kommunenummer for kommunen, hvor ejendommen er beliggende.

(bruges bla. til styring af administrationshonorar i OMK-modulet)

Boligberegn startdato

Dato for hvornår først opkrævning skal ske.

 

NB Det er vigtigt at denne dato udfyldes, da der ellers vil blive indsat indflytningsdato pr. 1/1-1900 på tomgangslejemål, når opret ejendomsguiden benyttes.

Ejendomstype

Her vælges ejendomstypen for ejendommen.

 

 

02 |    Stamdata 2 – Lejer

Rykkermetode - Boende

Vælg den rykkermetode, der benyttes på størstedelen af lejerne (80/20 reglen).

Rykkermetode - Fraflytter

Her vælges rykkermetoden Fraflytning, som er gældende for alle lejere.

Opkrævningsmetode

Her vælges PBS-betaling. Dette er en standard, og kan fraviges på lejerniveau.

Opkrævning v. flytning

Dette felt bestemmer, hvornår en lejer kan overtage et lejemål. Hvis hele og halve måneder vælges, kan lejer overtage lejemål den 1. og den 15. i måneden.

 

Dette er standard.

Cifre i ident

Antal cifre i betalingsidenten, som benyttes ved indbetaling af leje mv. Unik Bolig benytter 15 cifre, hvorfor der altid skal skrives 15.

Løbedag

Her angives standard løbedage, som størstedelen af ejendommens lejere skal benytte. 80/20 reglen.

1. hverdag for boliglejere

3. hverdag for erhvervslejere (medmindre andet er angivet i kontrakt)

1. hverdag for andelsboliger (medmindre andet er aftalt med foreningen)

1. hverdag for ejerforening (medmindre andet er aftalt med foreningen)

 

Årets 1. termin

Her angives hvilken måned, som er årets første. Dette bruges til styre opkrævningen.

Termin pr. år

Her angives antal terminer pr år, som størstedelen af lejerne skal benytte. Dette kan overstyres på lejerniveau.

Småhus

Markering sættes, hvis ejendommen er et småhus.

Selskabsnummer – rest ejd.

Er der tale om en restejendom, hvor man selv administrerer ejerforeningen, kan man i dette felt anføre selskabsnummeret til det selskab, hvor ejerforeningen er beliggende.

Ejendomsnummer – rest ejd.

Her indtastes ejendomsnummer for ejerforeningen, hvis man selv administrerer denne. Er både selskabsnummer og ejendomsnummer udfyldt, kan man hente finansposter fra ejerforeningen, når der udarbejdes OMK for rest-ejendommen direkte i OMK-modulet.

OMK

Markering sættes hvis ejendommen er en OMK-ejendom.

Istandsættelsesperiode

Her anføres den standard istandsættelsesperiode, der skal anvendes i indflytningsguiden.

Beboerrepræsentation

Her sættes markering, hvis der i ejendommen er oprettet en beboerrepræsentation.

Denne oplysning bruges i OMK-modulet, samt til afgræsning i varslingsbreve.

 

03 |    Stamdata 2 – Bogføring

Reg & kontonummer

Her indsættes ejendommens bankkonto. Hvis Banken bogføres i selskabet, skal kontoen udfyldes med samme nummer, som er anført på selskabet.

FI-kreditornummer

Her indsættes ejendommens FI-kreditornummer, som skal bruges til opkrævning via NETS.

PBS-nr

Her indsættes det PBS-nr., som ejendommen er tilmeldt med hos NETS.

BS debitorgruppe

Her indsættes BS-debitorgruppe, som ejendommen er tilmeldt med hos NETS.

CVR-nr.

Her indsættes ejendommens- / selskabets CVR-nr.

Finansenhed

Her indsættes finansenhedsnummeret, som tilhører ejendommen i finans.

Dvs. dette er den finansielle del af ejendommen. Finansenheden sammensættes af selskabsnummer og ejendomsnummer.

 

Eksempel: Selskab 5, ejendom 10, vil give finansenhedsnummer 510

Restancekonto

Her indsættes restancekonto for ejendommen. I private ejendomme, er restancekontoen 71020. Den er ens for alle lejerstatus.

Bankkonto

Er banken beliggende i selskabet, indsættes finansenhed for selskabet, og konto 78510.

Er banken beliggende i ejendommen, indsættes finansenhed for ejendommen og konto 78510.

Uanbringelig

Er beliggende i ejendommens finansenhed. Konto 99999

Samlekonto bankposter

Er banken beliggende i selskabet udfyldes denne oplysning med selskabets finansenhed og konto 78595. Dette vil medføre, at indbetalinger som indgår i selskabets finansenhed, flyttes som en samlet post til ejendommen, i stedet for en post pr. indbetaling.

 

04 |    Areal / fordelingstal

Her oprettes ejendommens samlede fordelingstal, som kan sammenholdes med summen af fordelingstal på lejemålene.

 

05 |    Areal-/ fordelingstal, summer

Her ses en oversigt over, hvilke lejemål der forefindes i ejendommen.

 

06 |    Regnskaber – Aconto

Her oprettes de acontoregnskaber, som findes i ejendommen.                                                                           Se særskilt vejledning i oprettelse af acontoregnskaber.

 

07 |    Kontakter

Her oprettes de relevante kontakter i ejendommen.                                                                                      Jo flere info, jo nemmere vidensdeling.

NB
HUSK kontakter, som går igen på flere ejendomme, skal knyttes sammen, så kontakten kun findes én gang i Unik Bolig.

 

Lejemål

01 |    Stamdata

Adresse

Lejemålets adresse.

Postnummer

Lejemålets postnummer – OBS dette kan være forskellige fra ejendommens.

Momspligtig

Er lejemålet registreret hos skattestyrelsen, så anføres det her.

Etage

Lejemålets etage.

Rum

Lejemålets antal rum.

Typeklassifikation

Se særskilt vejledning i typeklassifikation.

Depositum

Her angives det faste antal måneders depositum og forudbetalt leje, som skal benyttes ved genudlejning.

 

 

02 |    Stamdata 2 – Stamdata 2

BBR-oplysninger

Her indtastes lejemålets BBR-oplysninger, som bruges til at kunne fremsøge lejemålet.

Hensættelser

Her ses det hensatte beløb for de sidste 3 år, til §22.

 

03 |    Areal / fordelingstal

Her oprettes lejemålets areal. Her bruges som udgangspunkt Bruttoareal. Se særskilt forklaring.

 

04 |    Varsling

Her oprettes de varslingslinjer, som skal medtages til næste lejer ved en fraflytning. Eksempelvis budgetleje, §18, acontobeløb. Er der tale om en boliglejer, oprettes varslingslinjer på lejemålet.

Er der tale om en erhvervslejer, og ønsker man at kunne bogføre lejetab ved tomgang, skal varslingslinjerne også oprettes på lejemålet,

Som standard oprettes varslingslinjerne for erhverv på lejer, idet man altid forhandler en ny leje ved udlejning af erhvervslejemål.

 

05 |    Indvendigt vedligehold – kontokort

Her ses hensættelserne til indvendig vedligeholdelse for lejemålet, månedsvis.

 

06 |    Indvendigt vedligehold – varsling

Her oprettes varslingslinjen for hensættelserne til indvendig vedligeholdelse på lejemålet.

Lejer

01 |    Stamdata

Her vises stamdata på lejerniveau. De fleste oplysninger hentes fra andre mapper på lejer.

Navne

Hentes fra mappen ”Kontakter”.

Forfalden saldo

Hentes fra lejers kontokort.

Restgæld på lån

Hentes fra lån på lejer.

Indv. Vedl. Saldo

Hentes fra indvendig vedl. på lejemålet.

Depositum mdr.

Hentes fra stamdata 2 – diverse.

Forudbetalt leje mdr.

Hentes fra stamdata 2 – diverse.

Lejemålets oplysninger

Hentes fra lejemålet – stamdata.

Udvidet oplysninger

Her ses øvrige oplysninger – fx om lejemålet er momspligtig, bilejemål, opsigelsesvarsel osv.

Indflytningsdato

Hentes fra mappen Datoer – indflytning.

Frigørelsesdato

Hentes fra mappen Datoer – Fraflytning.

Ny frigørelsesdato

Hentes fra mappen Datoer – Fraflytning.

Henstandsdato

Aftales det med lejer, at der gives henstand, udfyldes dette felt med henstandsdatoen.

Rykkermetode:

 

Indflytter

Efterlades blank.

Boende

Her vælges den rykkerkode, som lejeren skal have. Se særskilt vejledning til rykker.

Fraflytter

Her vælges rykkerkoden Fraflytning.

Opkrævningsmetode

Her vælges, hvordan lejeren skal opkræves. Som standard vælges PBS betaling.

Her vil NETS sørge for udsendelse af fi-kort eller opkrævning via PBS.

Ønsker lejeren at modtage opkrævningen pr. mail, kan opkrævningsmetoden

”Indbetalingskort” vælges.

Løbedage

Her vælges hvilken løbedag, lejeren har. Som standard er der følgende:

 

*        Boliglejemål – Udlejning = 1. hverdag

*        Boliglejemål – Andelsbolig = 1. hverdag

*        Boliglejemål – Ejerforening = 1. hverdag

*        Erhvervslejemål = 3. hverdag

*        Bilejemål (garage, p-plads osv.) = 3. hverdag

Kort notat

Oprettes under knappen ”Funktion”. Erstatter bemærkningsfeltet.

 

Her registrer Unik Bolig automatisk, hvem der skriver, og hvilken dato man opretter notatet.

Kontakter

Her vises som standard følgende kontakter, som hentes fra mappen kontakter

*        Lejerkorrespondance

*        Lejerkorrespondance2

*        Lejebetaler

*        Lejebetaler2

*        Fremlejer

 

02 |    Stamdata 2 – Diverse

Depositum

Her indtastes de antal måneder, som lejeren skal betale i sikkerhedsstillelse ved indflytning.

Skal depositum ikke reguleres vælges u.reg.

Uopsigelighed

Her indtastes opsigelsesvarsel, som standard løbende måned + 3 måneder for bolig.

 

03 |    Stamdata 2 – Økonomi

Betalingsmeddelelse 

Skal lejers opkrævning sendes til anden modtager, kan der i betalingsmeddelelse indsættes en oplysning til modtageren.

 

Denne fremkommer sammen med opkrævningsspecifikationen, såsom beløbet.

Udbetaling

Her indtastes lejers kontonummer.

 

Vi anbefaler brug af udbetalingsmodulet via NemKonto, da det kun er muligt at indtaste et kontonummer på lejer. Dvs, juridisk lejer 2, kan ikke få indsat kontonummer.

 

04 |    Stamdata 2 – Moms

Momspligtig

Her sættes markering, hvis lejer er momspligtig.

 

05 |    Stamdata 2 – Bilejemål

Hovedlejer

Ønsker man lejemålet knyttet sammen med et andet, kan man her indsætte lejemålsnummeret på det andet lejemål.

Eksempel: Har lejer både lejet garage og lejlighed, så oprettes garagen som et bilejemål til lejligheden. Lejer vil så kun modtage en samlet opkrævning for lejlighed og garage. Det indsættes på bi-lejemålet (garagen), hvilke hovedlejemål det skal tilknyttes (lejligheden).

 

Ønsker man ikke at slå opkrævningen sammen, fjernes markering i feltet Opkrævning og bogføring overføres til hovedlejemål

 

06 |    Datoer – Indflytning

Her ses relevante datoer for lejers indflytning. Disse angives i indflytningsguiden.

 

07 |    Datoer – Fraflytning

Her ses relevante datoer for lejers fraflytning.

 

 

08 |    Datoer – Diverse

Første ordinære opkrævning og standard startdato skal altid være ens.

Her angives startdatoen for, hvornår lejerens opkrævning skal ske. Dette bruges, hvis der er tale om en kvartalslejer, som har forskudte kvartaler.

Terminer pr. år bruges til at definere, hvordan denne lejer opkræves.

 

09 |    Erhverv – Stamdata

Her udfyldes relevante informationer på erhvervslejere.

10 |    Erhverv – Stamdata 2

Her udfyldes relevante informationer på erhvervslejere.

 

11 |    Erhverv – Varsling – Autoregulering

Her oprettes de autoreguleringer, som forefindes på lejer. Eksempelvis hvis lejen reguleres via NPI.

Har man en nyopført ejendom, hvor alle lejere skal reguleres på samme måde på samme dato, kan man kopiere autoreguleringen til alle lejere, når den er oprettet på én lejer.

Se særskilt vejledning i autoreguleringer.

NB
Der skal ikke indsættes brevnummer i autoreguleringen, da dette hentes fra guiden. Kun hvis man vil fravige brevet, som er opsat i guiden, indsættes brevnummer på autoreguleringen.

 

 

Genvejstaster

Tabulator

Flyt til næste felt

Shift + tabulator

Flyt til forrige felt

F4

Åbn combo-boks (her kan du søge i en anden tabel efter fx finansenhed)

F9

Gem

Alt + B + D

Åbner stamdata på ejendom

F3

Åbner søgedialogen

Shift + Ctrl + F

Åbner finanskontokort